企业如何高效管理会议室?

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会议是重要的贯彻企业决议、制订工作计划、督导项目执行、反馈组织意见的主要途径。但是当会议室与会议的数量不匹配时,企业需要对会议室进行有效管理。

一、项目背景

企业是一群人的团队协作,如何把这群人的智慧和力量有效地凝聚起来,会议这种方式便由此而生。一场高效的会议能够汇聚大家的想法,反之只会占用与会人员宝贵的时间。

目前企业运转中,围绕会议存在着许多问题:会议室资源总是不足,各种会议撞车;与会人员通知不到位;会前也不知道会议内容,到了会议室一脸懵逼;会议签到造假;管理人员不清楚会议室使用情况等;会议效率低下;会议决议不能有效落地执行等。

传统的会议管理是前台同事用一张excel表格,记录所有会议室的预约情况,所有的会议室资源由个人调配。如果只有一两个会议室,这种方式自然没什么问题。但是会议室与会议的数量稍微上涨,这种方式就无法有效地解决以上问题,让追求高效的会议变得不高效。

二、整体流程图

三、会议室管理

目的:用于管理员维护会议室的基本信息,如新增会议室信息、禁用维修状态的会议室等,确保企业员工能正常预约使用会议室。

会议室管理至少包含以下要素:

  1. 会议室名称:区分每个会议室的名称标识;
  2. 所在位置:会议室所在的大楼与楼层,方便用户通过位置进行筛选;
  3. 容纳人数、设备情况:会议室最多支持多少人进行开会,提供哪些硬件设备,如投影仪、麦克风等;
  4. 启用状态:会议室可用状态,避免员工预约维修中的会议室;

案例分析:

四、预约会议

目的:让会议组织人能够快速获悉目标日期的会议室信息,如哪些会议室已经被预约,哪些会议室有投影仪等。快速筛选出符合自己需求的会议室,并以最少的步骤完成预约。

预约会议室至少包含以下要素:

  1. 日期:能够切换选择不同的日期,查看未来日期的会议室,毕竟提前一天乃至一周预约会议室是常有的事情;
  2. 楼层:会议室多的企业,需要通过楼层来快速筛选会议室,因为大家一般都会在自己所在楼层进行会议;
  3. 会议室情况:会议室哪些时间段被预约,会议室有哪些设备,最多支持容纳多少人,这些重要信息都需要告知会议组织人,方便他选择符合条件的会议室;
  4. 快捷筛选:影响组织人选择会议室的要素比较多,可以将会议室空闲时间、所含设备、容纳人数等信息做成筛选项,方便需求明确的用户进行快捷筛选;

案例分析:

五、邀请通知与会人员

目的:完成会议室的预约后,需要将会议主题、会议时间与会议地点及时通知每一位与会人员。

邀请通知与会人员至少包含以下要素:

  1. 通过组织节点/群聊等选择与会人员:确定并选择需要参加会议的同事;
  2. 会议邀请通知:选择相关成员后,通过消息推送的方式触达到位;
  3. 会前提醒:可以预设会前15分钟会议即将开始的提醒,确保大家不错过会议时间。

案例分析:

六、会议签到

目的:到了预约的会议时间,会议组织人要确保所有人都真实到场,才可以进行会议。

通过生成动态的签到二维码,投屏到会议显示器上,让在场的人员签到,会议组织人就可以有效地统计到场情况,并且杜绝了签到作弊的问题。

七、重难点分析

1. 如何判断需求的优先级

所有的需求都有对应的用户对象,会议管理中涉及多个角色,如会议室管理员、会议组织人、会议参与人等。

在需求调研中,各个角色都会提出自己的需求,管理员要看到会议室使用情况的统计;会议组织人想跟外地同事进行视频/语音会议;会议参与人因为会议过多,希望能够拒绝会议……

作为产品人员,需要梳理各个角色的核心需求点,完成业务核心流程,列需求优先级,合理安排版本计划。

2. 团队沟通

这个项目涉及的团队成员较多,如UE/UI设计师、JAVA后台、web管理端、APP、H5应用、测试运维等。项目管理中,产品人员需要学会如何在明确团队成员各自的分工,确保团队成员对项目达成一致,及时处理与上报项目中的风险点,保质保量地推送项目上线。

企业一直都是以结果说话,只有项目落地并成功推广起来,产品人员才真正发挥价值。

3. 对外供应商沟通

会议中存在许多硬件设备,如会议投影仪、会议室平板、远程通话设备等。如果需要打通线下场景,如APP直接投屏,会议室平板展示会议室使用信息等,必定是要跟硬件供应商提需求进行沟通。

如何有效推送外部供应商进度,是产品人员不可绕过的问题,毕竟不可能所有功能都从0做起,企业没这个时间与金钱,也没有这个必要。

八、个人总结

本次案例分析是针对企业会议室管理中遇到的问题,设计的基本流程与方案。在实际工作中,企业的需求是多样的,有的企业注重会议室数据的分析,有的注重使用过程中的易用性与便捷性,有的则需要关联会议室硬件设备。作为产品人员,需要学会去根据实际情况调研分析需求,利用有限的资源合理地安排版本迭代。产品方案没有最好的,只有最适合的。

 

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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