项目管理的3个关键动作:启动、推进、复盘

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本文介绍了管理者在项目管理中的三个关键动作:启动、推进、复盘。

在实际工作中,作为管理者,除了要掌握超强的业务能力,还需要能够具备“推项目、拉团队”的能力。这里我们来探讨如何系统性进行团队的项目管理。

在项目管理中的三个关键动作,即:启动、推进、复盘。

  1. 启动:目标方向的共识;
  2. 推进:流程方法的共识;
  3. 复盘:团队问题的共识。

一、启动

众所周知,军队在出征之前,都要有誓师大会。大会上统帅要向战士宣布作战的意义,表示作战的目的和决心,以鼓舞士气。

商场如战场,当我们启动一个新项目的时候,也需要一个类似誓师大会的场景,来向团队成员们鼓舞士气,表明决心,告知目的的意义等等。具体的表现就是开一场项目启动会。

在开项目启动会时,我们需要讲清楚:

  • 为什么要做(背景)?
  • 具体怎么做(规划)?
  • 有谁参与(人员)?
  • 协作方式(流程)?
  • 马上要做什么(执行)?

一般项目有两种典型的场景,一种是在成熟业务中开展项目,一种是从零到一探索项目,这两种场景下,有关项目启动会上的侧重点和讲法策略是不一样的。

1.1 成熟业务

成熟业务中开展的项目,在启动会上宣讲的核心目是让大家意识到问题的严重性,就是在业务中,问题已经严重到了不得不解决的转态,所以最关键的是让大家形成对问题的共识。

成熟业务下的项目启动会时讲解的内容案例:

成熟业务项目宣讲tips

  • 生动讲解:有理有据,声情并茂,表现问题严重性;
  • 清晰规划:里程碑的时间节点和验收标准要非常清晰;
  • 详尽资源:涉及到很多上下游,把资源提供方和资源清单明确下来;
  • 重塑协作:如果原有工作方式有问题,需要重塑团队协作方式。

成熟业务的宣讲会一般在1个小时以上不超过2个小时。

1.2 从零到一

从零到一的业务,因为本来就是探索型项目,失败的概率很大,所以要让团队成员理解到我们做这件事情多的目的和使用感这件事非我们不可,同时要提前让大家做好心理准备,做好打硬仗的准备

从零到一的项目启动会时讲解的内容案例:

从零到一项目宣讲tips:

  • 详细阐述背景:从零到一的项目需要花大量时间阐述我们为什么要做:用户痛点,我们的优势,市场竞争情况,提供demo和增长计划等;
  • 明确协作方式:因为是新团队,更需要将大家拧成一股绳,所以有必要提前沟通确定协作方式;
  • 提前准备Q&A:从零到一的项目,团队未知内容较多,必须提前准备好Q&A。

从零到一的宣讲启动会一般在2-5小时。

开展新的项目时,团队负责人有可能是空降过来的,或是担任临时成立的一个虚拟项目组leader。管理这样一个团队,首先必须达成相互之间的信任感,而刚开始的做好办法就是做一场就职演说。

就职演说包含四个方面:

  1. 我的经历/生活是什么样子?
  2. 我能够为团队带来什么?
  3. 我需要团队提供什么?
  4. 我鼓励什么样的写作方式?

总之,启动会的目的是为了让团队成员对于项目,达成在目标上和方向上的共识,同时明确日常工作的协同和规则。

二、推进

开完项目启动会后,团队就要开始投入到实际项目中了。这个时候,首先要从流程上解决而共识的问题,包括团队成员内部的共识,与项目外部成员的信息同步,以及新人进入团队对于项目的理解等

在协作机制上,可以通过三个要点,即会议、汇报与文档,达成流程和方法的共识。

  1. 会议:团队内部共识问题。
  2. 汇报:内部与外部共识问题
  3. 文档:新人与老人共识问题

2.1 会议

对于团队内部对于问题的共识,可以通过会议来达成。站立会用来提高当日信息沟通的效率,周会用来同步本周的核心重点工作和下周核心目标,评审和上线都可以开展相关的会议。

2.1.1 一些典型的会议

2.1.2 会议原则

  • 会议邀请:会议参与人提前邮件通知会议的目的和内容框架;
  • 会议进行:主持需开宗明义,控制时间;总结时重复关键信息,确认Todo;
  • 会后跟进:将会议宣讲内容同步所有参与者,并将会议记录归档。

2.2 汇报

通过对外汇报团队项目的进度,有利于获取外部的认可和帮助。主要包括团队周报、里程汇报和突发情况汇报三种方式,其中,团队周报与里程碑汇报是最常见的两种:

2.3 文档

对于新人无法快速上手项目的问题,我们可以通过更好的文档沉淀,更高效地帮助新人融入团队。有两种类型文档,一种是文件资料的沉淀,方便查询;另一种是帮助说明文档,帮助完成一些简单的任务。

两种典型情况的文档沉淀,历史工作文件与工作方法的沉淀:

总之,我们需要通过各种方法,协作机制的目的就是达成项目方法与流程的共识。

工欲善其事必先利其器:这里,项目就是“事”,方法与流程就是“器”;达成方法与流程的共识,才能更加高效地推进项目。

三、复盘

项目推进是按照阶段来进行的,每进行一个阶段(工作1-2个月/达到里程碑后)都有必要进行阶段性的总结和复盘,将这一阶段中的难点和重点梳理出来,总结经验和规律;方便项目进行下一个阶段的推进。

3.1 复盘的目的

  • 关注团队和成员状态;
  • 将成功的经历变成规律;
  • 将失败的教训变成经验。

3.2 项目复盘的步骤

3.2.1 收集问题

会前匿名收集员工自己的感受和对团队的感受。

3.2.2 分析问题

分析之前收集到的成员对于项目中自我和团队的评价,同时整理亮点和问题。

3.2.3 讨论问题

开复盘会因,通过将亮点问题上投票,形成目前状态与问题的共识。

  • 同步目前的团队状态;
  • 将亮点上墙,通过投票展开找到前5个亮点;
  • 将问题上墙,通过投票展开找到前5个问题;
  • 总结亮点与问题。

3.2.4 解决问题

将亮点提炼为规律沉淀知识库,并且把问题找到原因,写出改进的Todo。

3.2.5 注意事项

  • 有合适主题:会前决定复盘主题,讨论不能太发散;
  • 对事不对人:讨论过程中关注结构化的原因,而不去个人批斗会;
  • 会后跟进:一定要有人进行复盘达成Todo的跟进。

时刻提醒自己:未能达成团队问题共识的复盘行为,是不达标的。

 

本文由 @Carlos-梦 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash, 基于CC0协议

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评论
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  1. 绝对的实践干货,赞,竟然没有人评论

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    1. :lol: 感谢您的认可

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