战略投资人王建硕:百姓网内部总结的高效开会法则

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在本文中,王建硕先生详细聊了聊百姓网内部摸索出来的高效开会法则,值得你花时间看一看。多说一句,百姓网内部员工仅有158人,而对比同行58同城与赶集网在未合并前,58同城的员工接近1.5万人,赶集网员工近5000人。此外,百姓网挂牌新三板一年,公司市值近53亿人民币。

会议的目的

一个公司的创造过程基本上可分为两种基本形式:

  • 其一,一个人的独自思考,独自工作;
  • 其二,两个或以上的人共同思考,共同工作。

鉴于后者的成本高于前者,所以更加需要规范保证其高效。在讨论正式会议之前必须明确,我们认可一类会议是随机发生的。这种会议我们之前从来都没有意识到:

  • 有些人在阳台或者楼梯间抽烟的时候随机地聊一聊;
  • 相邻座位的人互相问一个简单的问题;
  • 每天晚上大家一起出去聚餐席间的闲聊;
  • 公司赞助的各种体育活动,或者早餐晚餐中的对话;
  • …….

所有这些会议我们不做要求,我们非常地鼓励这样的沟通。这样的非正式的、个人对个人的沟通效率远高于正式的会议。它们对于建立信任、相互理解的作用也远远超过正式的会议。

公司里常说的:「座位表远重要过组织架构表。」这并不是一句玩笑话。坐得近的人这样的非正式的沟通远超过坐得远的人。对于这种非正式沟通的认可和鼓励是我们这个组织非常鲜明的个性

而本文所着重讲述的是另外一个大类的会议的组织形式:正式会议。对于正式会议的组织,根据我们的经验,在会议开始前需要明确下面五个方面的内容:

  1. 目的
  2. 限制条件
  3. 议程
  4. 会前准备
  5. 角色

接下来,我会详细分享这五个方面的内容。

目的,所有的会议都需要有一个明确的目的。我理解你会觉得有些会议的目的比较难定,但我们要求,所有的会议必须要有目的。

会议目的基本上规定了会议的类型。如果实在没有办法确定,如下是一些备选的会议类型。当你选择了一个会议类型之后,在这些类型的基础上再加上一些定语就很容易形成一个会议的目的。

  • 决定会议。这是最主要的会议类型,这类会议是需要做决定的。决议会议必须明确角色,谁是做决定的那个/那些人。不见得是层级最高的,但一定要在开会之前明确。
  • 这种类型的会前工作很重要。最好是有材料支持大多数参与者在会前可以做出决定,然后在会上讨论,而不是当场做个体的决定。决定会议是阐述个人决定并且团队达成一致的过程而不是个人决定的过程
  • Workshop(研讨会)。Workshop的类型是一定要有练习的,没有练习或者小组实战的,或者没有期待大家齐心合力解决问题的,就叫培训好了,不要叫Workshop。
  • 培训。这个简单,列出明确的培训目标,越实在越好。哪怕培训目标是知道「公司有三个会议室并且可以说出名称」也是比没有目标要好的。
  • Pizza会。英文把这个会议叫做「brown bag」,原来的意思就是一种每个人自己带饭的午餐会,会议的主题就是分享任何大家愿意分享的,无论是自己组上线的新东西,还是刚刚休假去的一个美丽的海岛,或是如何带孩子,什么都可以。

要求就是不可以有任何的决定,没有任何的必须参加的人员,完全是一种信息分享。百姓网的Pizza会议规定必须是中午12点到13点。Pizza 会议会提供2个Piazza,对吃饭的种类和剂量没有要求就来分享Pizza,有要求的就自己带饭。

  • 1:1团队成员和直属经理对于职业发展、工作难题的私人的会议。这种会议公司倡导的方向是关注个人发展而非项目或者目标。项目与目标自然有其他类型的会议来承担。
  • 群英会。跨团队协作的2个小时的会议。这类会议不可以多一分钟也不可以少一分钟,一种增强团队间信任和信息共享的会议形式。
  • 记者招待会。这是当一个团队对于另外一个团队有明显和集中的问题的时候可发起的一种会议。这种会议通常是邀请相关团队最有发言权的一个人(常常是另外一个团队的负责人)参加,由本团队成员直接无拘束地提问,嘉宾进行回答的一种会议类型。

会议的限制条件

限制条件这是比会议目的更强有力的一个约束条件。

会议只有在限制条件达到的前提下,再考虑会议目的达成,这才能算是一个成功的会议。限制条件可以由发起人随意设置,任何发起人认为必须设置的边界都可以被列为限制条件。

如下是我们常用的限制条件:

(1)时间

通常每个会议必须有一个限制条件就是时间。常用的有30分钟、60分钟、120分钟三种选择。若是超时,无论目的是否达成都可以判定会议失败(在百姓网特定的会议失败组织者需要向参会者群发红包)。

(2)讨论规范

根据不同的会议类型,你可以从如下的规范中选取适用的:

  1. 同时只能有一个对话,一个时间只能一个人讲话;
  2. 一次抽象原则;
  3. 讨论不可以涉及某个话题(视具体情况而定),超过即被判为越界;
  4. 必须有结论,必须有明确的下一步;
  5. 不进入具体讨论,仅仅对最大的方向达成共识;
  6. 最终一定要有定稿,大家全票通过的放进阶结论,其他不能达成全员通过的则放弃。
  7. 未完待续,只要是会议组织者认为帮助会议更好的进行的规则都可以写到限制条件里面去。

总结一下,限制条件是会议成功的必要条件,结局只会有达到和失败两种状态。当限制条件失败后会议就失败了,而不论目的是否达到。所以从这个角度来说,限制条件是比目的更加强的一个约束。

会议的议程

一般议程是把30分钟、60分钟,或者两个小时的会议时间按照讨论的合理逻辑进行划分。时间本来就是如流水一样连续的东西,上一分钟和下一分钟没有区别,但会因为议程的存在而让时间有了一些分割线。

而这些分割线把时间无中生有地划分为不同的主题,从而把参会者的注意力协调一致地分割成了整齐划一的阶段。

会议的议程必须在开会前确认,有助于组织者以上帝的视野来通观全局,决定什么议题应该花费多少时间。

典型的会议议程包括如下内容:

  • 明确会议目标限制条件以及会议议程。这个部分通常需要5分钟。千万不要试图把这部分压缩到少于5分钟,因为你需要重审会议目的、限制条件,还有对什么时间我们期待某个角色做什么事情的阐述,这些对于会议的成功与否起着决定性的作用。按照经验,除非你有特别的能力,否则准备5分钟来做这件事情总归是没错的。
  • 讨论议题陈述。让最熟悉讨论的议题的人来进行议题陈述。这个陈述应该在会议之前的阅读材料中,就让大多数人从自己的角度有所了解。现场的陈述可以帮助大家获得一致的背景资料用来帮助大家讨论。经验之谈,这部分不应该超过5分钟。
  • 讨论。这部分是自由讨论时间。对于5个人的自由讨论时间应该控制在15分钟到20分钟之间,根据参与讨论的人员数量还可以有所增减。这是最关键的部分,如果时间允许可以适当延长。
  • 结论和确定下一步行动。这部分也被纳入模板,是没有更好的理由则不可改变的部分。在会议结束的时候一定需要5分钟来确认下一步的工作,负责人以及截止时间。同时与会者要在下一次同种类会议前画10分钟进行上一次会议的回顾。

一个可选的环节是5分钟的对于会议本身的回顾:

  • 如何可以把类似的会议开得更加高效?
  • 什么是做得好需要继续保持的?
  • 什么是做得不好需要改进的?

这属于会议本身挖坟的一部分,若有时间,且会议刚刚开启的时候可以加入。

如上是一个大纲,会议组织者需要在开始之前把会议的议程发出并陈述。如果在陈述的过程中收集到任何可以改动议程的建议,那是非常得体且珍贵的。没有比确认议程更加能够系统性地提高会议效率的事情了

会前准备

有一些会议,可以通过会前准备的方式令会议更加高效。会前准备包括:

  • 阅读材料。有的时候一篇论文、一篇管理学的论述、一些背景资料或一些报表,都可以帮助与会者提前获得类似的视野,从而节省会议的时间。基于文本的对话是很多的机构证明过行之有效的讨论方式。基于一个(哪怕是错误的)文本的讨论,更容易让大家对于基本概念达成一致,不至于离题过远,或花费宝贵的会议时间来达成概念和定义上的一致。
  • 议题和材料。若有动议,建议把动议和支持材料会前发出,以便于参会者在参会之前就可以根据材料做出同意或反对的决定。如此,会议的讨论环节会更加高效。
  • 其他功课。还有任何其他的功课,比如了解某话题的具体细节,某人提前对于某种状况的总结和陈述等,都可以在会前提出。

会前准备的基本理念是,通过少数人,或全部参会者会前的准备,可以大幅减少开会中的时间损耗,从而提高参会效率。

为了强制会前准备,我们常用的办法是在正式会议中加入3分钟的考试环节。虽然现在还没有公司级别的惩罚措施,但是考试环节的确极大地促进了会前准备的完成率。

会议的角色

角色,这也是要在会议筹划中必须体现规划的

若没有任何的规划,会议的所有参与者都会像参加所有的会议一样安静舒适地窝在会议室的一角,看似勤奋实则是一个休息的好时机。我们对这种现象坚决说不。通过角色的设定,可以让每个人紧张起来。如下是百姓网历史上常用的角色:

  • 主持人(必须)。主持人正常情况下就是发起者。主持人的角色是明确会议目标、限制条件、议程和角色(就是会议的前5分钟的工作),在讨论的时候确保讨论按照会议的限制条件、角色和目标进行。主持人可以不参与讨论,只有当讨论跑偏的时候才需要干预
  • 此外,主持人还有一个最重要的角色就是严格按照议程的时间来组织讨论,并在每个部分的一半时间,还有3分钟,和时间到的时候给出提示。刚开始开会的时候一定会出现时间不够的情况,这时建议严格按照时间结束。这是在用一两个会议的失败为代价,推动整个组织向更好的议程安排、更好的会议准备、更加高效的讨论方向前进。
  • 动议者(可选)。大多数的会议,尤其是决策会议,需要一个动议者。这个动议者负责提供动议以及支撑的资料。对于决策会议,决策人的任务根本上就是给出同意或者反对二选一的选择而不需要给出更多的结论。
  • 参与者/决策者(必须)。若需要一个人或者多个人决策,则要明确地在会议的邀请中指出。若是没有,则是所有参与者共同决策。会议召集者需要明确决策的流程(全票还是多数,还是2/3等),确保在后者的情况下进行决策更高效。
  • 旁观席(可选)。旁观席的作用是为了培训和传承。为了会议的效率,旁观席的要求是,从会议开始到结束,旁观席必须如壁纸一样的安静。只有听的权利没有发出任何声响的权利。旁观席的设立是为了让相关团队成员熟悉决策流程,获取信息,准备下一次参与会议的培训环节。旁观席的设立保证了组织的传承,当旁观一定次数之后可以考虑在会议组织者的安排下正式参与会议。
  • 记录员(必须)。记录员负责做会议记录,并且在会议的当天(百姓网规定是会议发生日的24:00之前,超过24:00的情况需要向与会者发不少于100块的红包。)向与会者发出会议记录且在Tower系统中归档会议记录。
  • 计时员(可选)。在会议时间敏感的情况下可以指定计时员。通过把主持人的一部分工作外包,可以让主持人专注在内容上,同时提高参会者的参与度。

如上就是百姓网开会的基本方式,包括了会议的目的、限制条件、议程、会前准备和角色。你若是觉得有任何部分可以改进或增删,请立刻改动就好。就如公司的大多数的机制一样,我们反对固化的流程。如上列举的是按照尽可能完善的角度进行的,即便是我召开的会议也不见得所有的部分都俱全。

公司应该鼓励规范,这样一群人的知识才可以积累和传承;更需要鼓励改变,这样才能不守旧,可以不断改进。所以除了公司的核心理念和核心目的之外,没有什么是不能变的。

若本文能帮助更多组织开更好的会,我们将无比荣幸。

 

本文素材来源:王建硕博客

文:王建硕,战略投资人、百姓网创始人兼CEO

整编:John潘

本文由 @捕手志(ID:ibushouzhi) 整编发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

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评论
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  1. 学习了,谢谢

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  2. 目前正在看与会议有关的一些学习素材。这篇给出了方向,甚好,

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