竞品分析:挑战旧秩序,飞书 VS 微软办公套件

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编辑导语:在SaaS概念加持之下,外加疫情等因素对办公领域的影响,催生了以飞书、钉钉为代表的“一站式团队协同办公软件”,与传统微软生态“分立式各司其职的办公套件”两种办公软件模式。今天我们就来分析一下这两种产品,以及模式背后的逻辑,我们一起来看看吧。

最近几年,OA办公类垂直领域产品呈现蓬勃发展的态势。

在SaaS概念加持之下,外加疫情等因素对办公领域的影响,出现了以飞书、钉钉为代表的“一站式团队协同办公软件”,与传统微软生态“分立式各司其职的办公套件”,两种模式形成鲜明对比。

二类产品存在直接、间接的竞争关系。

本文具体以字节跳动的飞书产品,对比办公届老牌大厂微软的办公套件进行竞品分析,目的是了解两种模式各自的优势所在。

写作本文的出发点源自笔者曾在两家传统行业的世界五百强企业实习和工作,分别为外资企业和国有企业,两家公司采用的办公解决方案也比较具有代表性。

二者基本模式同为:

高业务关联度的内网/核心软件 + 低业务关联度的IM/OA。

具体分别为:企业内网 + Outlook + Skype + Intel Unite的组合式办公套件,以及企业内网 + 飞书的一站式综合协同办公软件。

本文不预设立场,秉承客观中立的原则。

首先对市场与行业进行简要概述,再通过用户体验五要素对二者的差异进行深度剖析,欢迎大家参与讨论、批评指正。

一、市场与行业宏观PEST分析

1. 市场

首先,简要分析To B类办公软件解决方案的市场现状,可以从两个方面结合来谈:当前市场背景中的买卖双方及其供需矛盾,重点关注需求。

随着经济和时代的发展变革,国内各类型企业规模逐步扩张。

因而对企业内办公、协同、组织、经营管理产生了更高层次需求,新一代企业管理者在IT软件认知方面更加进步,也普遍追求更加科学化管理的工作模式。

同时,社会上也涌现更多处于不同发展阶段新兴企业。

企业的“量质齐增”促使办公解决方案软件的市场快速扩大,作为“内部因素”促进市场中存在的买家(或潜在买家)增多。

如图一所示:

图一 潜在用户呈现增长趋势

(数据引用自艾瑞咨询)

此外,近些年“产业+互联网”概念兴起,国内互联网快速发展也助力传统行业的迭代,很多传统企业原有内部管理模式、商业经营模式因此受到冲击或发生改变。

最后,对于诸如云计算、大数据、AI等新技术和新概念的逐步认识和普及,以及全球范围内企业级SaaS产品的蓬勃发展,加之疫情对办公模式产生的巨大影响,作为“外部因素”使得市场需求逐步上升。

如图二所示:

图二 市场需求逐步上升

(数据引用自艾瑞咨询)

另一方面,作为市场的卖方和供给侧。

既存在以传统IT软件服务商微软、英特尔、思科为代表的“组合式办公套件”模式;也出现了以飞书、钉钉为代表的新兴“一站式团队协同办公”软件。

同样放眼全球范围内,覆盖各行业、各种场景的企业级SaaS产品,也如雨后春笋一般层出不穷。

如图三、图四所示:

图三 企业办公市场部分产品

(数据引用自艾瑞咨询)

图四 国内企业级SaaS投融资情况

(数据引用自艾瑞咨询)

综上,全球范围内综合办公解决方案垂直领域市场总量巨大,且呈现不断增长的良好趋势(如图五)。

然而,在市场内买家增多,需求总量上升的同时,卖方及新的供给也在不断涌现。

总体而言呈现市场规模、需求和行业内竞争同步上升的态势。

图五 全球综合协同办公软件市场规模持续增长

(数据引用自艾瑞咨询)

2. 行业PEST

分析办公软件行业目前的基本环境,重点关注行业内影响供方的主要因素。

可以从政治、经济、社会、技术四个方面,进行简要分析。

1)政治 Politics

本次将飞书和微软的办公软件产品作为竞品进行对比分析,两者分别是来自国内和美国的头部软件企业。

中美两国从政策法规层面关注本行业发展,即推动行业安全及隐私层面的规范化、标准化,为行业制定了发展计划,以及标准化体系建设方针指南。

如图六所示:

图六 中美两国云计算行业政策法规

(数据引用自艾瑞咨询)

可见中美两国对云计算及相关IT服务行业的重视程度高,对行业今后发展期望大。

同时,中美及时推出国家层面相关政策法规,有利于行业从根本上形成规范化、标准化的发展趋势,利好今后的规模化、产业化发展。

此外,完善政策法规也体现了各方对本行业的高度重视和支持。

一方面帮助供方明确行业政策态度,给业内各企业吃定心丸;另一方面,也稳固和推动了需求方企业、用户的信心和动力。

2)经济 Economic

伴随国内GDP的持续稳定增长,如图七、图八所示,国内云服务行业市场总体呈现持续、快速增长的趋势。

在2019年度行业达到一定规模,受投融资等综合因素影响(如图四)。

预计2020年起云服务规模增速放缓,但仍然保持30%及以上较高增长水平。

由图八可知,过去几年内,云计算行业基础设施IaaS增长速度最快、增长量最大。

SaaS市场增长速度和总体规模次之,且随着云计算基础设施快速完善,SaaS增长率也逐步提升。

综上,基于近年来国内经济稳定增长,云服务基础设施建设快速发展完善,为上层SaaS服务类软件提供了良好的支撑。

未来SaaS行业将在更好的经济发展,更完善的基础设施之上,持续有力地发展扩张。

综合办公类软件服务作为SaaS细分赛道的重要门类,在经济层面具有良好基础。

图七 2010-2019国内宏观经济走势

(数据引用自艾瑞咨询)

图八 2015-2023国内云服务市场规模

(数据引用自艾瑞咨询)

3)社会 Social

在社会层面,云计算、大数据、AI等新技术和新概念的逐步认识和普及,增强了社会普遍对软件、互联网和IT服务行业的认知。

以及近几年,全球范围内知名综合办公产品的蓬勃发展,使得人们更多地开始关注、熟悉本行业动态。

加之疫情开始后,社会环境变化对传统办公模式产生巨大影响,居家远程办公等使用场景的出现,使得用户对本行业具备了广泛认知,同时也对办公软件产品提出了更高的要求。

最后,社会节奏的变快,使得人们对利用工具提升效率的需求更加迫切。

特别是在办公领域,国内企业及员工对于能效显著的SaaS软件使用意愿逐步增强。

4)技术 Technological

软件算法以及硬件、网络技术的成熟也是办公类软件发展的重要助推剂。

如弹性计算、云端数据库、内容分发CDN、云原生等技术发展,使得办公类SaaS的开发和部署变得更加简单,技术的发展进步帮助企业降低后期使用和维护成本。

混合云以及通讯、云端加密技术的进步,为行业安全保驾护航。

硬件运算性能的提升,赋能客户端和云端,也为诸如边缘云在内的多种解决方案带来更多技术可行性。

二、竞品分析

选择竞品的原因:笔者曾在属于传统行业的外资和国有企业实习工作,两家公司分别为所属行业头部企业。

其中外资公司业务遍及全球,国有企业专注国内市场。

基于业务不同,二者采用的综合协同办公解决方案也具有各自代表性。

具体分别为:企业内网 + Outlook + Skype + Intel Unite的组合式办公套件,以及企业内网 + 飞书的一站式综合协同办公软件。

两种模式的办公软件互为竞品,且均能满足使用需求,但在使用体感方面存在较大差异,为分析差异的产生点,以及不同产品形态各自具备的优缺点,对两种典型办公解决方案产品进行拆解分析。

1. 战略层

产品的战略定位,产品目标与用户需求。

可以看出在产品战略层面,二者存在异同点。

首先,二者同为办公产品解决方案,虽然采取不同的产品模式和形态,但在产品战略层面存在相似的部分。

  • 产品主要面向B端市场;
  • 垂直于办公解决方案领域;
  • 定位是办公工具类属性的软件产品;
  • 产品使用价值是以提升各类型办公场景中的工作效率为核心,以建立满足日常协作的各类功能为基础,以高效、高可用、安全稳定等能力为优势,以知名厂商出品、拥有各自生态良好支持为上层建筑;
  • 解决各种规模企业、组织,多种行业、领域为广泛用户群体,多种(传统、移动、居家)办公场景中对于办公协作和效率的需求和问题;
  • 商业模式:付费订阅制。

分析产品战略的差异部分,有两个重点。

1)产品模式不同

  • 飞书是功能高度整合的一站式团队协作、综合办公解决方案,单一软件主体;
  • Outlook + Skype + Unite是依照功能分立的组合式办公套件,存在功能边界清晰的多个独立软件主体。

导致从软件的架构到使用的流程、体感存在差异。

2)产品对用户需求的理解、定义不同

因而产品解决的用户需求不完全相同,导致产品功能的范围也存在差异。

飞书体现工作台模式,办公平台化、智能化、敏捷化,可拓展、可定制的战略思想。

飞书以办公场景中的日常高频需求:IM、OA为切入点,整合涵盖协同、组织、经营三个主要部分的功能模块。

并且提供开放平台,允许接入生态厂商的拓展软件,支持定制化,体现办公平台化敏捷化的战略方向。

Outlook + Skype + Unite为代表的产品解决方案由来已久。

体现了传统由多套系统组成,使用多个边界清晰、功能完善、各司其职的产品组合构成,是协同办公方案传统思路,每个产品独立迭代,各自提供有限的生态接入和二次开发能力。

此外,微软的Microsoft Teams软件也在逐步取代Skype + Unite组合,在为混合工作领域提供相似的功能的同时,提高功能集成度、减少产品数量和使用割裂感。

2. 范围层

产品的主要重点、亮点功能和内容。

根据上表对比分析两款产品的主要功能和亮点功能:

两种解决方案均能有效覆盖日常办公协作的重点需求,飞书的功能更多,能力更加全面。

Outlook + Skype + Unite组合套件单一领域功能更加深入、专业。

相似之处在于,二者均围绕沟通协作、日程管理、文档管理、远程协作为出发点,提供即时消息、邮件处理、会议系统、日程任务管理、在线文件共享,远程协作工具等基础功能。

利用云计算技术特征的优势,在稳定提供服务的同时,实现协同和共享功能,以及跨平台、跨地域的高可用性,支持混合办公场景。

通过云端服务器存储保障数据冗余备份,实现容灾功能。

二者均提供企业级数据加密传输和存储,保障功能的安全可用。

产生差异的点在于上层能力建设的发展方向有所区别。

如下图所示,笔者认为,在综合办公协同软件所属的效率工具类目中,可将马斯洛需求层次理论金字塔模型转化为以下三层。

1)底层

为工具类软件产品需要不断打磨的核心能力,是产品使用价值的根本基础。

可用性,通过满足用户的功能需求,帮助用户实现提升效率的根本目标,同时产品保证稳定可用。

2)上层

能力建设通过产品设计、技术运用等方式,使产品获得更加的使用体验感。

不断通过横向(功能迭代优化)和纵向(功能拓展)扩展产品能力。

使得产品能有更佳的体验,拓展兼容更多使用场景,扩大用户群,放大产品影响力。

作为产品的加分项,提升产品使用价值,让产品更好用。

3)顶层

是产品生态布局的完善,单一产品无法解决全部细分垂直领域的用户需求,通过开放接口,打造开放的产品生态平台,支持生态内合作伙伴、三方应用插件等,完善产品生态布局。

拓展维度,提升产品的灵活性和适应性,升维产品的能力和价值,以及用户体验。

产品得以支持更多行业、领域、使用场景下的更广泛用户需求。

笔者认为,以目前行业态势作为评价基准,同时满足三层能力模型的产品,才能称得上是优秀产品。

从这个角度看,两款产品均符合定义。

在上层能力建设中,二者的发展路线存在差异。

通过实际使用和表格分析可以直观发现:

飞书整合的功能集中度更高,功能之间互相打通,相辅相成,一站式使用体验更加整体、顺畅。

Outlook + Skype + Unite的组合方案功能更加分散,需要更高频次切换软件,协作感相对割裂。

但在单一事项功能性方面,如邮件处理等,组合式办公套件更具优势,三款产品在各自独立负责的领域深度开发,建立了更全面、更强大、更专业的功能。

飞书的在这一层的产品提升路线是:

通过一站式综合办公解决方案,将功能高度整合在一个软件内,功能之间互相打通,无缝切换,提升使用的整体顺滑程度。

在产品横向方面进行大量功能优化,诸多亮点idea,并且额外提供*飞书妙记、可拓展三方应用,升维功能体验。

在产品纵向方面增加更多功能拓展产品能力,如项目管理、知识管理、人效管理等。

Outlook + Skype + Unite办公套件方案上层能力建设重点是垂直深入:

不断丰富每个独立软件的功能,将单一领域功能做深,做到功能丰富全面、深入专业。并且在交互和UI层面不断迭代优化以获得更加体验。

利用丰富的接口打通软件,使用云计算实现高效在线协作,支持编程二次开发以实现能力拓展。

开发Microsoft Teams等软件优化和取代Skype+Unite组合,减少产品数量和使用割裂感。

在顶层生态布局层面,微软生态在各个层面拥有毋庸置疑的巨大优势,海量官方应用和第三方生态产品,对于编程二次开发的良好支持,使其能够适应大量场景。

飞书的开放平台也提供了大量功能插件,整合在飞书内,保持使用体验高度一致性同时,实现了整体高效互通。支持敏捷和低代码开发,飞书生态呈现飞速发展态势。

3. 结构层

产品结构图,信息框架。

两款产品在日常使用过程中,用户的决策流程、操作流程均有差异。

首先,用户产生需求,寻求某项功能以满足特定工作需要。

用户的产品使用流程区别在于:办公套件的使用者第一步需要决策使用某款软件,再进入相应软件进行操作,主要功能均在一级界面。

而飞书的使用者省略了决策环节,直接进入飞书,再切换到相应功能界面进行操作(有时需要加载),部分功能收纳在二级菜单中。

因此,办公套件的流程成本主要存在于决策层,用户需要对产品进行学习了解,知悉每个软件所提供的功能,才能正确决策。

优势在于主要功能均在一级界面,即开即用。

而飞书的使用成本在于操作复杂度更高,且受制于界面大小和软件体积的局限,部分功能收纳在二级、三级菜单中,需要通过全局搜索功能查找。

此外,部分功能切换时需要短暂时延以进行加载刷新。

如下图九、图十所示:

图九 飞书产品功能结构图

图十 Outlook + Skype + Unite 办公套件产品功能结构图

飞书的功能更加全面,产品复杂度更高,功能深度一般,学习和使用成本略高。

而办公组合各套件对其各自负责的领域有着更细致的功能划分,深度足够,但是覆盖面不够广,微软风格的功能结构直白易上手。

4. 框架层

产品的页面内容,界面设计、导航设计、信息设计。

飞书采用侧边栏标签导航的方式,将产品主要功能集中于界面左侧,左上角为用户头像,左侧最下为团队Logo及切换按钮。

主要功能仅有icon表达,没有标注对应功能的文字提示,需要学习和适应,上手熟悉之后比较容易记忆。

笔者建议主要功能适当增加文字提示,毕竟相对于微信客户端等相似设计的产品(仅有icon未标注功能名称),飞书作为办公平台,使用场景不同,且功能量更大,软件复杂程度更高。

在办公场景中,应尽量减少用户使用产品过程中的决策成本,尽可能降低功能误触几率,优化每一个流程环节,帮助用户提升效率。

并且标注文字一定程度上减少了软件的学习成本,作为效率工具取向的软件,权衡实用便捷的功能性与设计美观效果时应有所偏重。

飞书各工作区的搜索框及其相关功能,均放置于紧贴侧导航栏的工作区左上方,且功能一致为综合搜索。

下方留有工作区内部功能导航栏,且切换至各tab内风格一致。页面框架设计统一性较高。

工作区右半部分较大面积为会话框,展示细节信息及具体功能,右侧边栏设置本工作区的常用功能捷径,提升操作便利性。

用户的需求达成路径为:功能导航→工作区功能入口→操作具体功能→需求达成。

总体而言,飞书在符合用户习惯(框架形如微信客户端)的基础上,做到了页面功能合理区分,界面布置大方得体,导航设计高效简洁,信息展示设计直观,可读性佳。

图十一 飞书框架图

Outlook(2019)的框架设计符合微软系列产品的一贯表现,大量功能布置在一级界面,操作便利性高。

长久以来培养起的用户习惯带来熟悉的感觉,上手简单。

笔者在此提及一点,新一代微软产品,如Microsoft365(Outlook 2020等)界面设计风格有较大改变,图十二仅供参考。

Skype的个人资料、搜索框、功能导航、对话入口按照上下排列,布置于主界面左侧,功能层次合理,逻辑清晰。会话框上方设置功能捷径,便于快速操作。

Unite界面纯粹,输入PIN码直连会议室。

总而言之,办公组合套件得益于每个独立软件功能边界清晰,所面对的领域更加单一,以独立个体存在,可以做到操作快捷,框架设计直白大方,功能排布错落有致。

图十二 Outlook框架图

图十三 Skype框架图

图十四 Unite框架图

5. 表现层

产品整体的视觉表现,视觉设计。

对比两款产品的视觉表现,飞书的整体设计风格更加简约,深灰色的导航栏与白色背景的搭配突出清雅、简洁干练的风格。

工作区内采用更丰富、灵活的色彩搭配,各种明亮色调icon的加入使得视觉表现更加活泼灵动。

办公套件产品遵循微软这一世代的设计规范,简单的蓝灰搭配,清晰地界面和文字标注,表现传统沉稳的商务风,依旧符合办公产品的一贯要求。

然而微软的新一代产品,如Microsoft Teams等软件视觉表现改动较大,风格更加现代化,与飞书等产品有更多的相似之处。

因微软系列产品处于风格的迭代期,本文暂不对其发表过多评价。

三、总结

在当前办公协同软件行业迅猛发展的大背景下,涌现出飞书等新兴的“一站式协同办公”软件,对微软等老牌厂商打造的分立式办公套件发起挑战。

根据数据分析,近些年协同办公软件市场逐步扩大,竞争也在同步加剧,整体呈现火热发展的态势。

本文从实际情况出发,对比分析了两种解决方案中独具代表性的两款软件。

飞书:新生代综合协同办公软件的代表。

S(优势):作为后起之秀,优势在于办公平台化,功能间互相打通,一站式解决办公需求。

智能化、敏捷化,可拓展、可定制的发展战略,助其打造生态、实现功能拓展。

更广泛的产品功能范围以及诸多杀手级亮点功能,让产品从“能用”变得“好用”。

简洁又不失灵动的界面设计风格对于年轻用户群体非常讨喜。

W(劣势):劣势在于整合了更多功能,复杂度更高的软件结构带来一定操作流程不便,以及更高的学习和使用成本。

部分功能深度无法与独立软件相媲美,但能够满足日常大部分使用需求。

建议飞书适度加强功能深度。

O(机会):飞速发展的综合办公SaaS领域,以及开放的平台化带来丰富生态支持。

T(威胁):钉钉、企业微信等同类产品竞争激烈,传统办公软件奋起直追。

办公组合套件:由多个边界清晰、功能完善、各司其职的独立迭代产品组合构成,基于开放接口和云计算实现互联互通,是协同办公解决方案的传统思路。

S(优势):优势在于背靠微软支持,产品适用于全球用户,对跨国企业、出海企业友好。

每个独立软件在其单一领域内,打磨出了非常深入且成熟的功能。

界面设计符合广泛用户习惯,操作便捷,效率高。

W(劣势):劣势在于功能覆盖的场景不足,依赖生态其他软件进行拓展。

功能边界带来的使用体验略显割裂,功能间打通程度不及平台化产品。

界面设计略显单调。

当然,微软也推出了Teams等产品取代Skype + Unite,相关问题得以解决。

O(机会):云技术发展使得软件之间互联互通程度更高,机器学习技术提升智能化。

T(威胁):飞书、钉钉等平台化办公产品差异化竞争,同类型相似功能的替代品增多。

最后,办公软件赛道作为热门风口存在大量机遇,无论是后起之秀还是传统玩家都在拥抱变化积极进取。

目前尚没有一款软件能够完美满足用户需求,但可以看出办公产品平台化、智能化的战略方向,以及应用云服务拉通云端&本地的发展趋势。

各家产品仍需脚踏实地,打磨核心功能及用户体验,汲众之所长,补吾之所短。

笔者作为产品新人,很多分析方法论不够成熟,还望各位产品前辈不吝批评!

 

本文由 @Dashun66 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自Pexels ,基于CC0协议

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  1. 各家产品仍需脚踏实地,打磨核心功能及用户体验,汲众之所长,补吾之所短。加油吧,办公软件

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  2. SWOT分析法真的在很多方面都需要用到,这篇文章很好的分析了两种办公软件模式,非常值得阅读!

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  3. 看起来太有深度了,感觉自己还要好好阅读几遍才能读透,知识的重量满满的!

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