五个步骤建立一支活力高效的团队

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当你将个人召集起来组建成团队时,他们可以将人类送上月球,破解遗传密码,造出一台iPad,也可以出现各种千奇百怪的职能紊乱,成为工作场所的祸害。而我们需要的,是让团队发挥更好的作用!

太多的团队领导者试图通过击鼓和漂流等团队建设活动来解决问题。但这种方式并不奏效。实际上,团队干预的时间过短或程度过浅只会使团队的职能紊乱雪上加霜。如果负责协调团队工作的人员既没有做好充分的准备,也缺少对背景的了解,就贸然干预团队成员的怨气和委屈,那么他们在离开时受到的伤害就会比当初还要深。

我们需要的不是团队建设,而是团队效力(team effectiveness, TE)。为此,我们需要明确团队需要实现的目标,以及关于如何实现目标的共同期待。但潜在的回报是巨大的。

建设活力团队的五个步骤

可以遵循以下五个步骤,建立一个充满活力的高效团队:

1. 首先,就团队的目标达成一致。

不要试图扼制团队的动态,因为这样做无益于团队的健康。团队动态取决于团队需要实现的目标和每名团队成员的个性。团队不是单纯为了成立而成立——它的存在是为了完成某项工作。每名成员都必须清楚团队的目标,团队才能有效发挥作用。

例如,一家地区医院的高管团队为团队内部存在的冲突担心不已。但当我们断定他们的任务是让自己的研究项目实现商业化并走向全球时,却发现他们实际上需要更多的冲突来推动创新、暴露风险。假如他们选择继续做一家地区医院,那么只要维持现状就万事大吉了。

合适的团队动态取决于团队的任务。

2. 让团队专注于核心优先事项,也就是它存在的真正原因,从而由外向内形成统一。

我在帮助团队建立一致性时,总是从讨论外部世界入手。许多团队的思想过于狭隘。所以,我会要求团队就关键趋势展开头脑风暴练习。社交媒体的崛起为你们的组织带来哪些机遇和挑战?你们这个行业的监管法规是否有变?哪些技术变革影响着你们的行业?接下来,我们会讨论战略。

你们的组织如何融入到这个瞬息万变的世界里?分析师对你们和你们的竞争对手有何评论?CEO最重要的优先事项有哪些?你必须首先了解组织要实现的目标,才能知道团队的工作如何配合这一目标。

然后,团队可以将自己对组织成功的独特贡献一一列举——解释自己如何为外部而不仅仅是内部客户增加了价值。

3. 接下来,团队应该利用主要贡献列表制定一份任务明细,言简意赅地陈述团队为哪些工作而存在。

这份明细不应该是团队成员目标的汇总,而应该是一份简短的清单,描述团队需要合作完成哪些任务(整体应大于部分之和)。它将帮助团队成员保持专注,帮助整个团队与组织沟通,协商优先事项和资源。如果你们无法就自己需要合作完成的任务列出一份重点突出的清单,你们就有负团队之名!

我曾与一家投资公司的投资组合分析团队合作,他们为自己列出的任务如下:“我们通过整合关于经济、市场趋势和资产业绩的各种信息为投资部门提供指导,帮助他们优化基金的长期业绩。”当团队讨论合作方式时,这个任务描述成为一项实用的工具。

4. 团队任务明确之后,就要开列紧要事项清单——确定团队必须完成的工作和团队成员实现核心目标所必需的互动方式。

例如,上述投资组合分析团队的任务列表中提到“整合各种信息”,其对应的紧要事项就是“给出统一答案”。该团队判断自己尚未对来源不同的各种信息加以整合。因此,要为投资部门的问题给出一个统一的答案,他们就需要彻底改变工作方式。

5. 利用团队的任务和紧要事项清单来界定参与规则。

许多团队没有事先协调一致,就制定了基本规则,这样做无可厚非,但列出的清单很可能过于宽泛。强调礼貌和尊重当然没什么不好,但针对团队具体工作量身打造的清单会更具实用性。

例如,投资组合分析团队的紧要事项是“给出统一答案”,那么相应的规则就应该是“冲突仅限于团队内部”。他们意识到,为了给其他部门提供统一的答案,就不能将反对意见散布到团队之外,因为这会破坏团队要传达的信息,使自己无法兑现整合多方信息的承诺。

当团队发现这一基本规则会支持他们选定的任务时,这对于他们来说就成了天经地义、不可或缺的要素。

一旦团队明确了自己必须合作实现的目标,关于沟通、冲突和决策的对话就不再是华而不实的摆设。

实际上,首先达成一致的方法从四个方面改变了团队干预:

  • 1)参与规则不再是从装了框的宣传招贴中摘录的陈词滥调,而是直接发源于团队商业理念的有意义的承诺;
  • 2)个性评估不再是贴标签和分类归档练习,而是深刻洞察团队成员的个人风格与团队任务的匹配(或错位)程度;
  • 3)关于行为影响的艰难对话少了些个人批评色彩,多了些对实现团队目标所需行为的关注;
  • 4)团队会议上的行为变得更加健康,因为团队自始至终都在讨论业务问题,而不是像往常那样,不得不经常将关注点从角色扮演游戏转回业务问题。

建设活力团队的最佳方法是,只要让团队为共同目标而协调一致,其他的一切自然水到渠成。

如果你能从建立这个框架入手,关于人际关系的对话就会积极有效,并以致力于完成工作的共同承诺为基础。活力团队的强大和健康不仅应该体现在击鼓和攀岩活动中,更要体现在为组织增加价值时。

作者:莉亚妮·戴维博士,Knightsbridge Human Capital公司全球解决方案及团队效力副总裁,领导力解决方案业务团队成员。

本文原载于《卓越领导》(Leadership Excellence China),翻译:陈媛熙

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