关于在家办公场景的思考

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提到在家办公,不少人规划了一幅美好画面——闹钟一响快速起床,刷牙洗脸马上办公,舒适且自在。然而现实可能并没有这么理想化,在家办公可能带来效率不高、花费大量时间在沟通上等等问题……于是,本文就和大家一起聊聊在家办公这件事以及背后的场景。

今年放了年假之后就大门不出,二门不迈,为了不给国家添乱,回家后走过最远的路就是从床上、餐桌、厕所的闭环;

昨天收到公司通知,次日早上9:30要进行语音会议,进行工作安排部署,打开集团内部的即时通讯办公工具,突然一条消息蹦出来了:

“报备:公司语音会议功能目前无法使用,故障原因正在排查中”。

突然很懵逼,这样一个不怎么用的功能,今天崩了???

然后我们转战微信群,发现微信语音只能支持9人同时在线语音,根本满足不了在家办公会议需求,一个半小时的会议,反复退出语音和加入语音,终于开完了整个会议;因为疫情,公司紧急出招,疫情严峻,工作不能落下,在家办公的需求激增,集团上下都在通过语音会议安排工作,该功能根本无法满足这么多人的折腾。

我还发现,出现这种崩溃的情况不止我们这边,钉钉语音也有朋友反映语音质量很杂,企业微信语音好像偶发也用不起来了,腾讯会议也间歇性崩了……

疫情的出现和年初开工,给了国内的在家办公这个场景一次大考,考试成绩不容乐观。

一、全民SOHO

在家办公这个事情,对我们现在的人来讲,非常新鲜,很多人想去尝试这种模式。

但是从历史来看,我们原来就是在家办公,到了近代才变成了集中办公的——在几百年前,只有皇上的金銮殿-大臣与皇帝议事的朝廷,早期人类专门的办公场所,那时人们的工作基本都在家里,家就是办公室。

比如大到中国古代的丞相府,不仅是丞相及其一家老小居住的地方,还是他们处理国家政务、军务的场所。小到衙门,古代的机关大院,也是办公和生活在一起的。

后来,19—20世纪,美国芝加哥、纽约等地许多办公大楼拔地而起,二战后又在城市郊区兴建许多企业园区,这些都是日益专业化的办公区域。使办公场所和家之间的区别日益增大,分化出专业的办公场所。

随着管理、技术的深入发展,集中办公越来越严肃,渐渐标准化,因此,集中办公就是一系列任务的流程化、条理化、标准化,并且可以经科学管理,设计成一套高效的生产制度,总之是为了提高生产效率。

面对疫情隔离,员工需要在家办公很有必要,特别是互联网公司,这个需求尤为紧迫,这种办公方式在国外有个很时髦称呼,叫SOHO(Small Office,Home Office),比如美国雅虎、IBM公司,曾经都赞同在家办公,倡导“随时随地”的办公理念。2017年前后的数据统计显示,IBM有将近40%的雇员都是SOHO一族。

在家办公,不但能降低企业成本,还能给员工一定的自由度,因此很受欢迎。

二、仓促的应对

因为疫情,不同的行业都有在家办公的需求,因行业不同,各类企业采取这两类举措的占比差异明显:

企业延长假期占比最高的行业类型为文化/传媒/娱乐/体育,48.9%该行业的企业在当下选择延长假期;其次为金融业占比47%;而延长假期占比最低的行业为房地产/建筑业,占比40.9%。

能否在家办公受行业类型影响更大,各行业中,企业采取在家办公措施占比最高毋庸置疑是IT/通信/电子/互联网占比32.1%,其次为商业服务占比28.3%。

以互联网行业为例:目前,在家办公是临时、紧急而又很重要的需求,目前可以提供的有即时沟通、文档协同、imeeting和项目管理,员工未经过任何培训和管理,紧急上线“在家办公”,依赖现有的产品解决集团运作的问题,这里面面临了很大的挑战,也存在着一定的机遇,

1. 机遇

  1. 需求现状紧急催熟了在家办公相关产品方案:比如企业微信会议人数上限提升300人,钉钉发布了支持“在家办公”的全套免费解决方案,同时,针对疫情特殊情况,发布了员工健康功能,员工可健康打卡“报平安”。
  2. 侧面验证了企业运作的管理流程及现有方案能否承受突击场景,假期后延,项目不能停,在家办公帮助企业检验了特殊场景下的抗灾能力,疫情下各类企业都有大大小小的受损,特别是中小企业,那大厂能否避免相关损失,是否有一定的灾备。
  3. 反思在家办公的可能性:成为落地在家办公的契机;验证在家办公的效率和可行性。

2. 挑战

  1. 企业“数据隐私”安全问题无法保障,已经从在家办公的需求实现转变为在家办公信息安全需求。
  2. 人员、任务和绩效管理管理尚未有成熟的经验使用和推广,且此次全民SOHO不分行业,不分工作类型的一种全名SOHO。
  3. 赶鸭子上架式的在家办公,办公的效果会大打折扣,降低企业对在家办公的信心。
  4. 人员能力参差不齐,一些员工缺乏坚持在家工作8小时的自我约束力,或许对于他们来说,在办公室受到直接监督的情况下工作8小时就已经足够困难。此外,是否能够很好的平衡生活和工作,也是一个重大的问题。

我们今天进行了一通语音会议,整体运作下来,感受和集中办公有很大的不一样:

  1. 在语音过程中,很多人聊着聊着就听不到声音了,很多人挂机等。。。
  2. 工作严谨中夹杂着生活的信息,还不时进行唠嗑:我今天买了几斤白菜啥的。。。
  3. 语音会议无法感受到对方的其他信息,声音仅仅是声音,面对面的表情、手势、动作中也蕴含着大量信息,所以按沟通的效率排个序是:面对面 > 视频 > 电话>、即时消息 ,语音损失了很多信息,特别是产品,怎么少得了察言观色呢?

我们现在面对的在家办公模式,还很初级,或者只是人在家里,通过仅有的语音方式沟通一下,提不上办公,也谈不上企业管理,真正的实现在家办公,还有很远。。但是山就在那里,早晚都会爬上去。

三、在家办公的思考

朋友的圈子里叽叽喳喳的热闹起来,各种吐槽即时沟通软件的不给力,或者吐槽在家办公就是开个会走走形式,难道真的是这样吗?我们也思考了一下在家办公的各类场景或者类似的场景;首先,开个会走形式?开会这个锅绝对不背,在家办公不是开会;正是因为现在没有完善的方案辅助,才可能走的形式,如果有完善的远程办公协同方案,就不会让大家形式一下;

拿最近比较火的一件事情,4000万人沉迷于火神山直播,没有动感的特效,没有劲爆的解说,居然有4000万人,这群人还有一个可爱的名字“云监工”。

不过这个事情我们换个角度看下:

把火神山的工作人员当作员工,火神山医院作为任务,4000万人是企业的后台,这不就是员工远程完成老板的任务吗?然后转包给这4000万人作为监工和管理服务,这是借助云直播的力量完成了远程办公的管理功能。

回到我们的身边的生活中来,在家办公,如果把这个家放大来看,看成场景或者城市或者某个空间,没有老板,没有同事,没有HR,即远程办公,在大家的生活中,借助大数据、云、人工智能的场景已经潜移默化的深入大家的生活中了。

比如滴滴快车,司机表面上是自由职业者,个人当老板,实属滴滴的地方员工,借助行程规划和载客实时监控,实现对滴滴司机的管理和服务,并进行资金账单结算;

再看一个,美团外卖,美团员工,也是依赖智能路线、节点控制和用户评价反馈来监督员工的配送速度和质量,这就是“在家办公”的特殊场景的应用。

因此,就目前的临时在家办公看来,技术实现不是问题,也不是语音会议支持多少人的问题,也不是打卡签到的问题,更多的是某个职业场景的落地和实现,不像现在这样,不分职业,不分工作场景,全部窝在家里,在家办公肯定是不现实的。

我们打趣的说,其实搬砖的先试试,对搬砖的身上安装运动手表,进行各种行为监测,稍微一偷懒就被记录下来,搬砖的时候一次少搬了一块都有记录,然后再加一个视频监控,记录实时搬砖视频,通过给手环和头盔上加点什么传感器,不就很完美了。

其实,就拿今年四月份来说,为了每时每刻监督环卫工人的工作成效,南京河西区有单位想出“绝招”——配发一款智能手表,不仅能够随时发送定位,还能在环卫工人原地停留20分钟后,发出“加油”声提醒他们“该开工了”。并且,公司所有管理人员的手机里都有一个“智慧环卫”的软件,他们在哪里呆了多久,从哪里来到哪里去,系统后台都可看到。

虽然如此“监视”员工,略显得不太人道。但是如何让远程办公更好地为人们服务,提高员工的工作效率和生产水平而不是一味地压榨员工,是每个企业需要思考的问题。

我们在深入思考一下,面对云监工,是不是以后会诞生一个新的职业,类似于鉴黄师一样,专门提供给老板的监工服务,监工师呢?

在家办公广义上即是远程办公,短期内实现全员远程办公尚且做不到,根据工作的场景,工作的性质和人员的特质,还需要一个个场景去落地实现,不久的将来,在云平台、人工智能和大数据的支撑下,会有更多的职业场景实现远程办公的;

四、在家办公的难点

从历史来看就是在家办公,那为啥现在在家办公就有点难呢?除了产品解决方案和技术实现,我们大体看几个层面看起:

1. 公司角度

首先能否在家办公,要看老板的思维和开放程度,毕竟为老板打工,老板是否接纳在家办公,这就和一家公司的企业文化有关,能否包容在家办公,还有企业的一系列管理制度和考核只能能否适应在家办公,所以,在家办公不仅是解决方案,而是公司一整套运作的适配;

2. 管理角度

针对计划管理、IM、IMEETing和协同办公,能否实现一整套完善的管理和运作体系,公司的人事管理制度和在家办公制度是否完善,防范员工划水和质量折扣等问题,都应该是实现在家办公要解决的难题;

3. 职业角度

根据职业和工作场景来讲,要按职业来实行,不是所有的职业都适用于在家办公。

好比产品、开发、测试的工作协同,产品就必须要求在公司办公,因为要沟通产品、业务、技术和测试,面对面才是最高效的。但是开发和测试是根据开发和测试管理,大部分适合于在家办公,但是因为职业交织和工作性质,产品在公司,那么技术和测试就也得在公司,虽然职业本身适合在家。

4. 员工角度

谈到员工,那可就多了。

一千个人眼中有一千个哈姆雷特,那这一千个人也是一千个哈姆雷特。每个人在家里都是不一样的,能否自律,能否管得住时间,能否提高效率,能否协调好生活和工作,每个人都是不一样的——有些人在家效率高一些,有些人在办公区能保持8小时高效率。凡是涉及到人的因素,都是极其难处理的。

下面看一下我这两天的生活:

远程办公开始前,打破了一年的记录,早上睡到下午三点开始吃brunch,结果这两天倒是不敢睡了。

以前是睡一天,假期还有三天,睡一天,假期还有两天。

现在呢?睡一天,假期延后3天,再睡一天,假期延后七天,并不是因为在家办公早起。

今天的工作沟通会,大家还是蛮积极的,我从8:40就开始准备这一次会议,生怕睡过头了。不过,谈到在家办公,我就显得有点不争气了,除了电话接的比较勤快,其他的啥都不想干,效率低到了极点,也没有时间管理——手机稍微有点动静,我就预感到拿起手机的手在一小时内放不下,这一天的效率差极了。

然后中午和朋友谈着谈着在家办公,那位朋友说:容我再睡个午觉先。。。这一次的在家办公的结果可想而之。。。

我希望明天我能脱下睡衣离我的床远一点。。。

五、在家办公的意义

其实,在家办公还有有很大意义的:

1. 有利于good idea 的产生

就拿我们互联网企业来说,一个好的idea不是在办公桌上想出来的,我们可以在咖啡厅、或者餐馆或者产生于思想的闲暇遨游,这也是很多企业追求将办公场地打造的很宜居的原因。

2. 节约办公成本、隐形成本

在家办公能节省很多资源和企业成本,显而易见的就是企业的办公成本,另一份不可见的成本就是隐形成本

曾有一个数据统计如果有5000万人每周一半的时间在家办公,每年的“收益”将为——减少1000万辆汽车出行,温室气体排放量减少0.51亿吨;节省石油2.8亿桶,以每桶100美元计折合人民币1747.2亿元;减轻对交通基础设施的压力,减少路面旅程91亿英里,相当于172365辆汽车驶完8.5万公里高速公路总里程;避免交通伤亡事故77000起;节省的通勤时间,将为上班族赚到2周左右的假期。这个对中国13亿人口的体量来讲,价值非常的巨大。

3. 员工工作的自由度更高

对职场人来说,掌握有弹性的时间主导权对家庭、工作以及其他方面都是有好处的。较快地适应并在其中总结出自己的一套时间管理方案,并提高自身核心竞争力,是职场人当前的挑战。

4. 提升working-life-balance

对于家庭来讲,特别是家庭主妇,家庭妇男,既照顾了家,又不会耽误工作,相信很多人会很乐意,这将会投入更多的时间到家庭上来,不在意出现和同事生活在一起的时间比自己的老婆好多的情况了。

虽然有那么多好处,但是弊端还是有很多,要经过时间和实践的洗礼,不断的完善在家办公的解决方案。

六、畅想未来

在家办公很美,这让我想起了星球大战,星球之间的通勤成本远比我们从家到公司的成本高多了,他们想了个办法,全息传送(holoportation),一帮绝地武士可以通过全息传送的方式坐在一起开会,即便他们不在同一个房间里,也能面对面交流,在各自的星球上也能完成想要的协议和讨论,在家在未来能否也能这样呢?

在这种吃个橘子都要先喷点酒精在剥皮的日子,不管是躺在被窝里在家办公,还是熬夜加班赶进度,一定要加油鸭!呆在家里,好好办公,别给国家添乱。

 

本文由 @产品包工头 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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