疫情之下,线上办公如何解决沟通问题?

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疫情之下,多数公司实施了线上办公的方式。虽然互联网连接了人和人,缩短了人和人的“距离”。但是始终不及线下办公方式人和人的“距离”更近。“距离”的增加必然会导致沟通的成本增加,沟通成本的增加就更大的加大了“沟通的障碍”的形成。

基于线上办公方式又基于我们当前项目考量,我们如何做能有效解决沟通的问题?

什么是沟通?

沟通的概念:

使用恰当的思维载体(听、说、读、写),通过正确的方式(演讲、对话、讨论、文字)准确、恰当的表达出来,以促使对方接受。

沟通不能单人产生,它至少需要一个信息发送者和一个信息接收者。如你写一封邮件,你是信息发送者,收件人即是你的信息接收者,而它的思维载体即是“写”,它的表达方式是文字。

达成有效沟的两个必备条件:

  1. 信息发送者清晰地表达信息的内涵,以便信息接收者能确切理解
  2. 信息发送者重视信息接收者的反应并根据其反应及时修正信息的传递。

注意,在这里信息发送者不只是说是发起沟通的那个人,连续对话中、讨论中,AB对话互为发送者和接受者!

我们可以把它看做是一个最小思维点的阐述,我去表达。沟通的一个阐述点即是发送-接收的最小执行单元。

线上项目中沟通痛点是什么?

当我们明确了沟通概念与达成沟通的必要条件,相信会对你的沟通能产生有效促进。然后我们来讨论下,线上项目的沟通。

项目中沟通痛点:

  • 发起沟通找不到人,每次都要Ding了才回复。
  • 沟通中,人不见了。
  • 沟通容易打断手头任务,导致处理事情的效率很低。
  • 线上项目启动,视频会议等较多。觉得沟通这事情太占据时间。
  • 一个任务可能和多人沟通,导致效率低迷。

这些问题都是在说一些什么?这是在说沟通是否重要吧?是否能有效沟通吧?

沟通是否比我手上事情更重要?你那么多沟通、同步,是否比我的开发任务还重要?你这个打断我是否不应该?

我们要明确,本身我们做项目,你最为一个实际的设计/开发者,你的最小执行单元的确就是你手上的事情。但无论是线上办公还是公司办公,大家要明确一个事情:

你所做的事情是服务于整个项目,而这个项目的参与人并不是只有你一个人!你在这里做的沟通,是为了其他人对于项目能有更好的促进,本质是服务于我们的项目进展的!

我们需要如何做?

(1)从思维上明确一个核心

项目中的沟通是必要且重要的,线上办公情况下解决沟通问题项目就成功了一半。

(2)明确沟通的优先(重要)序列

1)项目优先序列

疫情之下,线上办公如何解决沟通问题?

以上即为当前项目优先级的明确,在此圈定且明确。P0>P1>P2>P3。

2)时间线顺序优先序列

在我们的版本执行中,通用流程是 需求组织-需求评审-项目启动-开发-整体提测-封板。

疫情之下,线上办公如何解决沟通问题?

版本项目在执行中,如遇到沟通可看下当前的关键进展处于哪个环节。处于哪个环节,决定了那个环境下哪个是更优先、更重要的。

譬如当前在开发尾端,那么第一任务优先序列是版本的开发。此时如遇到产品组织下个版本的需求时,产品作为信息发送者想要与技术了解下版本需求的技术可实现性。

那么这个沟通,其实优先序列并不高,这个时候并不应把此沟通作为高优先的事宜从而去频繁打断等,弱联系即可,消息留言约定空余时间商定即可。

3)覆盖面优先要素

当一个沟通,如果它的关联覆盖面很广,涉及多项目、多成员的,那么它理论上是优先的。因为可能你的沟通的障碍牵涉面会非常广,导致其他项目的进展、其他很多成员的工作会产生堵塞。

(3)管理好《沟通的生命周期》

我在这里把一次沟通定义了一个《沟通的生命周期》,它的周期是:

  1. 沟通的准备;
  2. 沟通的发起;
  3. 沟通的处理;
  4. 沟通的收尾。

我们要管理好这四个关键周期。

1)沟通的准备

沟通的准备其实是多数人在线上,甚至是公司办公都不太重视的一环。沟通的准备的目的是为了服务于有效沟通的,除了上文的必备条件所属的“有效沟通”,另一方面是占用时间更少的有效沟通。

它视你的沟通内容不同而定,你可能会做不同的准备。但是一定要使用合适的思维载体,通过正确方式表达。发起者应当更充分的去准备自己的沟通内容、表达手段、表达方式

如你沟通一个事情,你用纯粹的语音表达合适,还是文字同步发送给信息接收者,还是更多的去放一些脑图之类。结合实际环境,灵活运用。但是切记在这个环节一定要准备充分,更多的从接收者角度对于沟通的消化成本出发考量。

2)沟通的发起

基于我们之前提到的优先序列、正确的方式,我们应该注意沟通发起的两大考虑点。

  1. 沟通发起的方式,如电话≥Ding>小窗留言,这个视优先序列为第一要素、紧急序列为第二要素。
  2. 沟通发起的时间,发起者是否准备充分的物料可进行一次有效的沟通。我这个任务的优先序列与时间窗口是什么,如优先紧急,准备好即发起。如优先不紧急,准备完善后小窗留言发起,给接收者一个喘息期。但当任务随时间变得更加紧急的时候,小窗转Ding或者电话。

3)沟通的处理

如沟通的信息发送者能有效的组织好发起的方式与时机,接收者就可以视其方式来对应应答沟通。

当手上有更优先(重要)事情,可拒绝信息发送者发起的沟通。但是务必给与发送者有效的反馈与约定下次可沟通时间。

4)沟通的收尾

沟通的收尾,是在线上沟通完全不会注意的。如消息窗口的会话,接收者不知发起者是否对于这个沟通达成了最终的目的。这个和线下沟通是完全不一样的,线下沟通你可能说了个OK,沟通即结束了或者发送者转身离开就是沟通的结束。

那么在我们当前线上沟通,如果发起者你达成了目的,请有效的回馈给接收者。或仅是这次沟通可结束时候,给予反馈。

(4)其他

线上办公,我们肯定会遇到很多沟通的瓶颈、甚至是沟通的冲突。

我们在这个时候一定一定要注意,不要因为瓶颈或者是冲突,造成自己的“沟通防御圈”一旦沟通的防御圈形成,接收者将无法好好消化发送者要表达的信息,你们的沟通将不具备任何质量。

因为这个时候的沟通,你不是对事情在沟通,而是你所有的所想,都是我正在和一个我完全否定的一个人在聊一些莫名其妙的事儿了。

 

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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