企业部署人力资源管理系统:从选型到上线的过程经验分享

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随着业务发展以及公司战略升级,笔者公司原有的人力资源管理系统已不再满足发展需求,并需要采买新的系统。那么采买新的人力资源管理系统时,从选型到上线我们都需要注意些什么呢?有什么方法技巧呢?

去年底公司上线了新的人力资源管理系统,趁着疫情期间我整理了一下公司人力资源管理系统从选型到实施上线的经验总结,希望对大家也有帮助。

一、企业背景与需求痛点

我们公司是一家房地产为主的集团型企业,也涉及文化旅游、酒店、餐饮服务等多元业务,近年来发展越来越块,目前员工规模8000多人,最近几年高层老板越来越重视企业人才战略发展和数字化转型。

其实,早在几年前已经上了一套人事管理软件,在一定程度上基本满足对员工及信息的集中管理,包括常规的流程申请、简单统计和算薪工作等。

然而,随着信息技术高速发展,加上公司数字化战略转型升级步伐加快,对人力资源管理也提出了更高的要求,之前使用的系统也已经无法满足公司公司发展需求了,主要表现为以下几个方面:

  • 公司已经集团化运作,但是由于原有人事系统灵活性和扩展性较差,总部无法实时有效采集各分子公司信息,导致数据维护不及时、不准确。
  • 原系统无法自动生成报表,统计上报困难且不及时,很多时候还是依赖人工,容易出错。
  • 操作系统陈旧,体验也不好,无法实现动态管理,且数据也没打通,比如考勤、薪资、绩效等模块业务无法动态关联。与内部现有的钉钉、OA、CRM、邮件等系统也无法打通,导致存在不少“信息孤岛”。
  • 企业很多个性化人力业务需求也无法满足,导致很多功能基本等于弃用状态。

二、选型目标与过程

正是基于此前使用人力资源管理系统的经验,这次我们做新的eHR系统选型之前已经先明确了目标:

  • 产品架构:系统成熟稳定,既有标准化功能,又要有个性化定制能力,同时灵活性和扩展性要兼具,配置化程度高,还要与时俱进,不要那种一打开界面就是很陈旧的系统。
  • 功能使用:操作简捷,易上手,体验要好,核心业务功能都要覆盖到,数据能够打通,流程在线流转,自动化程度高,报表功能要强大,最好能有BI智能报表。
  • 厂商品牌:专业厂商要有成熟的标杆案例,有相关资质,有优质的服务实施体系,问题响应及时,满足各项业务需求。

整个选型过程主要分为2个阶段:

第一阶段为厂商筛选评估,结合我们的选型目标,通过咨询同行口碑、网络搜索、售前咨询等方式对市面上提供的eHR系统厂商进行了对比分析,主要从系统架构、产品功能、技术服务及价格口碑等四个方面进行调研。

因为目标明确,且有过经验,为前期筛选省下不少功夫,很快就定下3家厂商,包括1家国外厂商,2家本土品牌。

第二阶段为产品方案演示,3家候选厂商到公司现场演示产品方案,公司IT部门、人力业务部门及相关领导一同参与,并对各厂商进行评估打分,梳理了一下评分表供大家参考,因为有不同部门的人参与评分,因此没有设置特别复杂专业的评分项,最后结果取所有人的平均分。

综合比较下来,不管是系统的灵活开放性、功能的全面性与深度,现场展示的产品体验和专业度,还是性价比方面觉得还是XX云eHR系统比较符合我们的需求,最终达成与XX云的合作。

选型经验建议:

  •  企业信息化系统项目一般都是多部门参与的,比如eHR系统至少是涉及到IT和人力资源部门,如果条件允许的话,各业务部门的相关负责人最好也能参加,对于后续系统的实施及使用都能提高信息沟通的效率。
  •  做过一轮研究会发现,eHR系统产品目前市面上也有各种各样的厂商,并没有特别说谁好谁坏,关键是看是否合你的公司,真正能匹配你的需求,也不用一味追求大品牌,看谁的推广多,还是要看产品。

三、实施部署过程与难点及解决方案

eHR系统的实施上线是一个系统性的工作,周期长,不仅要与XX云团队合作对接,还有公司内部的跨部门合作,这样多方参与的项目协作难免有问题和阻碍,分享出来一些总结经验给大家,有则改之,无则加冕。

XX云在服务大中型企业人力资源管理系统建设方面经验还是很丰富的,实施团队也比较专业,采用项目管理,遵循科学的实施方法论和项目流程管理,采用顾问专家+项目经理+技术支持的团队组织从解决方案、项目进度把控、系统稳定运行等方面保证我们项目的顺利上线。

在实施过程中,公司在项目推进上也遇到了一些问题和困难,我们也积极寻找解决方案:

1. 需求未有效结合统一,阻碍项目推进

前期人力管理系统需求规划,公司内部人事部门、IT部门甚至公司高层领导的沟通参与还是不够,没有将各方需求事先统一起来,再转换为系统需求,等到实施的时候,发现各方需求有冲突的时候,实施团队也很被动难协调导致进度受阻。同时团队分工不明确,也导致对接沟通效率低下。

解决方案:建立专项小组统一沟通,协调统筹需求,明确对接人,快速合理布局。

2. 缺乏对业务流程再造的准备,各部门重视程度不足,对信息化系统认识程度不够

新eHR系统上线,并不是安装个软件那么简单,其中涉及对公司人力资源管理体系的重新梳理与规划,包括设计业务流程和分工,实现管理职能和技术系统的一体化,一些员工甚至管理层在实施前期,可能无法适应业务流程再造,觉得似乎是在无形中增加工作量,所有一切都要在系统上记录是件很麻烦的事,有些不满情绪出现。

解决方案:

与各部门负责人进行宣导,强调业务流程再造的重要性,信息化不仅带来了工作平台和工作工具的变化,还带来了工作方式和工作习惯的转变,从他们开始,引导所有员工做好准备,之后很快就能感受到新人力资源管理系统的优势。

3. 没意识到培训的重要性,导致使用效率低

人力部门有些员工对于系统使用相关培训不上心不重视,导致问题遗留多,效率低,或因为不熟悉而导致一些功能直接弃用

解决方案:

加强宣贯及培训,XXeHR帮忙提供录制培训视频,可以多次复用,实际上完成好培训,会为之后工作开展效率提升很多,也才能真正实现eHR系统的价值

4. 数据梳理与收集考验耐心

新上系统,前期对于大量原始数据需要公司人力部门需要先重新梳理及收集,导入数据,工作量大且比较繁琐,开始会很不适应。

解决方案:

这个本来就是更换新eHR系统的目的所在,更新XXeHR系统之后可以更高效智能的收集数据、使用数据,而前期导入数据这个过程也是没法避免的,后面用习惯了就觉得用起来很爽了。

三、使用效果及经验总结

经过一段时间的测试和分阶段局部上线使用,最终XXeHR系统终于顺利验收正式上线,结合这段时间的使用情况,总结了此次更换新eHR系统的效果及经验分享。

1. 实施效果

1)控制成本

通过新eHR系统平台让组织规划、人员定编、岗位规划、人力成本预算、规划及审核更加规范合理,管理便捷,并且避免手工审核、计算的错误与漏洞,从而减少风险成本,实时报表分析,可以对人才投入、资源投入、激励投入等收益科学分析,明确掌控人力资本投入与发展方向,节约人力资源投资成本,提供参考方向。

2)效率提升

信息资源在系统平台上整合共享,减少信息传递失真,避免信息孤岛与重复工作,减少事务工作量,由系统自动统计分析,节约人手,让HR从大量人工事务中解脱出来,参与企业管理与决策,让人力资源部门更多精力投入战略规划中,让管理更规范。

3)建立企业人力信息数据库

通过上线XXeHR系统帮助打通各模块业务数据,加上流程流转,层层穿透,庞大的人事信息都能够有效沉淀、自动流转,提高数据准确及时性,及时发现问题及时纠正,可以从人力资源管理角度给公司高层决策提供科学实在的依据。

4)有些功能使用频次不高

新系统上线之后,还存使用惯性问题,像绩效、培训等一些模块使用频次还不高,有些功能目前甚至还没怎么用,行宣导和培训在系统上线后还需要延续一段时间,帮助大家尽快转换工作工具使用习惯

2. 经验总结

1. 公司上人力资源管理系统绝不仅仅是人力资源部门的事,其中涉及到从公司老板到业务部门及所有员工,是需要跨部门决策、协调资源协作的系统性工程,人力资源部门需要充当号协调者与沟通者的角色,与内外团队一起促进项目成功落地。

2. 其实选型的目标并不是要选出完全满足需求或最好的完美产品方案,实际的看,应该是在已有的候选方案里选出最适合企业的最佳产品(包括厂商团队、产品、价格等因素),在项目开始前,要对企业选型目标有正确的认知与方向,否则,一开始就跑向错误的方向,难以推进项目开展。

 

本文由 @象牙舟 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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