企业协作,不过就是三种要素的有效结合

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企业协作是个永久的话题,从人类诞生到经历了几次工业革命,人类在协作意识、协作工作、协作能力上都在不断提升。相信协作系统领域的突破会成为企业提升的助推器。

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企业协作软件在2015年成为了红海,2016年也进入了赤膊沙场的阶段。teambition、eteams、tower、今目标、钉钉、工作宝数不清的明星产品亮相,初现峥嵘。协作系统多不代表这个市场就成熟了,我们仍然可以看到蹩脚的协作软件大行其道,产品高度定制迷失了基本的原则。想要做好协作系统,我们应该追本溯源从团队协作说起。

团队协作是一个比较古老的话题了,人类是一种群体动物,这是一种本能,个人为集体贡献力量,集体为个人提供保障。人类社会始终遵循着这样的组织原则。企业成为团队协作的典型代表。百度百科的定义是这样的:团队协作是一种为达到既定目标所显现出来的自愿合作和协同努力的精神。说得通俗一些,就是各司其职,相互配合。企业协作的根本目的是追求最大化的经济利益和价值。因此协作系统的根本目的是帮助企业更好的控制成本、追求利益。

企业协作的影响因素

我把企业协作的影响因素分为角色、部分、规则,协作质量好坏也就基于这三个因素。

角色

团队为每个成员设定一个或多个标签,作为该成员在组织内活动的通行证,这个标签就是角色,例如人力专员、设计师、总经理、总裁等,这些角色(职位级别)告诉每个人自己该做什么,也告诉了其他需要和该角色协作的成员如何互动。例如,我们需要审批一个结算单,那么首先是财务专员汇总,整理,确认,然后财务主管审核签字,再由财务专员执行;人力专员负责邀约面试,人力主管负责面试审查等等。这些流程都深谙角色在团队中的分工作用,不得逾越,不得懈怠。

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部门

仅有角色是不够的,角色不足以将相近、相关联、无关的成员进行定位区分,因此仅靠角色的协作,线路会很长,关系会交织错乱,不利于效率提高,因此就有了部门。现在比较流行的部门是相同类似角色的集合或者为某项目协作的集合,前者更加稳固,后者偏向于临时性和灵活性。则两类部门的组织形式要基于角色属性来设定。例如:财务部门相对独立,比较稳定就适合前者;而公司临时决定成立的新项目则适合后者的部门形式。

部门有效的规避了重复性、随意性的协作,因此这在原来角色之间的协作基础上升级为部门之间的协作。一方面,这使得协作的流程增加了至少两个环节;另一方面,也将协作的入口、出口和路径进行了统一,变得有章可循,而不再是点对点的互动。

规则

理论情况下,角色和部门足够支撑我们常态的协作。但是我们并不是完全处于理想状态下进行协作,往往存在突发事件或者意料之中的意外——毕竟我们不是生活在实验室中。因此人们发明了另一个元素——规则。每个公司都会有规章制度:财务制度、办公室卫生管理制度、人力资源制度、工作规范准则,这就像流水线一样,生成出来的产品是否符合标准,都会有质检部门根据标准来检测,不合格则会销毁或再生产。而规则就相当于这个质检标准。工作是否有效、是否符合标准,每个成员的获客成本不得高于多少、办公用品的标准是X元/月等等。

有了规则,再结合角色、部门,一个有效闭环的协作机制就形成了。当三个元素在一个团队内合理有效结合时,团队的协作成本最低,效率最高,也就是价值最大化了。

如何设计清晰高效的协作系统

从上面的分析我们可以看出,协作系统的发力点是基于这三个基本要素的,我们设计协作系统时需要遵循以下几点:

  1. 协作工具要以已有团队机制为依托,优化、删除、修改和创新线下体制;
  2. 协作工具需要以角色、部门和规则为基本点,万变不理其宗;
  3. 协作工具的最终目标是降低成本、提高效率,实现利益最大化;

基于这三点的设计原则,我们需要结合协作对象和场景来具体梳理,如何设计清晰高效的协作系统。

首先,团队协作按照场景和对象分为:行为流、信息流、资金流。

任务流

任务流比较好理解,举个最简单的例子:四个小孩搭积木,一个拿来积木,一个负责说清楚搭建成什么样子,一个负责实施搭建工作,一个负责验收。这四个步骤环环相扣,就是一个比较简单的任务流,每个任务流也可以继续拆解成N个二级任务流。

如何设计好的任务流来实现线下业务目标?需要透彻的理解行为、任务、目标。例如:一个财务人员经常需要贴发票,这是一个费时费力的行为。他的任务是为了使工作有条理,不至于票据遗失混乱;目标是为了方便财务审核报账,以备查账。如果有了电子发票,那么问题肯定迎刃而解,即便没有电子发票,也可以通过线上的审核日志来作为凭证。

一定要学会了解行为,看透任务,抓住目标,一切都是为了目标设计。

信息流

信息流比较宽泛,为了聚焦,定义信息流为:无论通过纸面、口头和互联网工具,所产生的信息交换称之为信息流。例如,纸质合同、项目评审会、公司通知等。信息流是协作中频次最高的内容,也是协作的主要内容。无论企业组织形态发展到任何形态,信息流不可能消失也不能被取代,它只是以更加易于理解和抓获的形式存在。

例如:我们以前是靠书信、口头传达来实现沟通的,现在可以通过企业聊天工具实现;我们以前需要将重要文件打印留档,存放在文件柜中,现在可以通过邮件或者电子文档来储存,不占用空间,且效率更高。

信息流的把控集中在信息交换的速度和质量。一方面扩大信息交换的方式,不局限于某几种,另外要减少噪音干扰,例如公司通知是自上而下的,不需要接收方之间的交换信息,那么就可以控制这一方面的交换,为其他信息交换提供空间和时间。

资金流

资金流是一种比较特殊的信息流,因为涉及到资金问题,独立出来更方便我们去分析财务、金融和公司运营状况。这个是比较好理解的,例如:工资、欠款、货款、融资等。资金流在整个企业协作中是比较敏感、曝光率最少的协作对象,但是不代表不重要,相反,财务是一个公司运营状况重要的指向标。它的不透明化、专业性又导致财务在人们看来那么神秘。因此,协作系统的职责就是捅破那层窗户纸,让每个成员了解自己工资、奖金的组成结构;让每个成员了解公司的运营状态,则都有利于成员对集体的凝聚力和责任感。

 

本文由 @白三 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

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  1. 分析地很棒哦,喜欢这么宏观抽象深刻的分析,像经典的书籍一样!

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