电子专票即将全国受票,用户到底需要一款怎样的产品?

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编辑导语:随着互联网的不断发展以及科技的进步,如今在线上可以完成很多服务,比如以前的纸质发票经过发展也过渡到互联网领域,电子发票已经开始运用;本文作者分享了关于电子专票的分析以及用户对产品的需求,我们一起来看一下。

2020年9月1日,国家税务总局在宁波市启动了首批电子专用发票试点!第一批电子专用发票的成功开出,标志着增值税电子发票长达8年的改革将全面落地,也标志着发票电子化的应用正式从消费互联网成功过渡到产业互联网领域,更标志了国家税收征管实现了由信息控税向数字管税的转变。

作为首批电子专用发票的见证者,笔者有幸参与了宁波试点的全过程。

无论从业务场景的需求角度,还是从信息技术的功能层面,笔者发现电子专用发票这一新生产要素融入到企业管理,将彻底改变以往的业务流程和颠覆传统的生产模式,甚至会带动产业转型升级、创造工业互联网的数字价值。

所以,ToB市场的财税数字化服务行业也异常的活跃,不仅是因为电子专票迎来了一个跑马圈地的蓝海市场,而且打破了传统税控服务商的长期垄断,让这个赛道得以重新洗牌,所有玩家都回到了同一起跑线上。

紧接着,国家税务总局在1月21日在25个地区的新办纳税人中实行专票电子化,受票方范围为全国;该政策再次催促信息化服务商加快步伐,开发应用技术,探索创新产品,整体提升营商环境。

但是,对于终端的企业用户来说,因为每个企业的信息化程度不一样,业务模式和开票需求不一样,客户要求和供应关系不一样,等等特殊情况导致了企业对突如其来的电子专票的理解也不一样;因此用户最大的担心就是,用对产品或许能降本增效、促进数字化转型,用错了肯定是徒增成本、浪费资源。

所以,我们今天就结合市场上那些如雨后春笋的产品方案,以及电子专用发票的社会价值和意义,谈一谈企业用户到底需要的是怎样的产品?我们又该怎么分析市场提供优秀的解决方案。

一、电子专票的价值挖掘

1. 真正降低了纳税人经营负担

首先税务Ukey的免费发放(新注册企业在税局免费领取,老企业可以拿税盘到税局换取),至少为纳税人节省了160元的税控盘费用,以及每年280元的维护费;另外就是电子专票统一线上申领、开具,为纳税人节省了现场领票、开票成本、快递交付等流程,这些成本费用也骤降为零。

当然,相比这些成本负担,纳税人若能够借势实现发票业务的全面线上化、自动化,将大幅提高开票和受票的效率,减轻“错误成本”、人工成本、虚开风险等带来的额外负担。

比如专用发票电子化带来的电子会计档案的变革,尤其是随着财政部 国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等一系列标准出台,为电子发票等档案文件的数字化升级提供了有效法律依据;企业的入账凭证自动化和会计档案电子化,也都将为企业的减少软硬设施的成本,有效降低纳税人的经营负担。

2. 有效加速企业资金流转

据笔者在9月1日宁波市首批电子专用发票试点现场了解,从协同对账和开出电子专用发票,到受票方完成收票、校验、认证等环节,只用了1个小时,相比传统模式3-5天的业务流程,大幅缩短供应链的结算周期、加速资金流转,提升资金使用效率;这也为进一步降低市场主体制度性交易成本,带来了最有效的、最直接的支撑力;如果是跨地区交易且发票量较大的企业,效益会更加显著。

以上流程大致为:交易双方通过迅联云协同平台完成对账,开票方把对账数据一键生成预开票数据,然后跳转到增值税电子发票公共服务平台开出电子专票(数据自动同步到受票方指定的邮箱)。

受票方通过迅联云平台从邮箱集中采集OFD版式文件,自动进行查验、查重与两单匹配,以及生成凭证和认证抵扣等流程;该流程不仅有效规避了线下沟通、手动写入和来回邮寄带来的错票率高、断点多、耗时长等弊端,以及通过自动化校检和匹配,杜绝虚开、重复采集等隐形风险;而且实现了开票即收票即查验即对账匹配即入账的全流程业务闭环,成为了企业数字化转型的新路径。

3. 具有显著的社会效益

在电子专票的安全性和防伪性方面,国家税务总局不仅更换了新税控服务器(密码机),而且还升级了签章服务器及签章系统,以此提供可靠存储、安全传输的密码服务;它不仅能防范偷税漏税、斩断暴力虚开发票黑链,净化市场环境,而且极大地便捷消费者开票、查验等,促进社会及生产运转效率。

对企业健康发展而言,电子专票衍生的新业务形态,除了降低成本和加速资金流转外,也将促进形成业务流、资金流和物资流的一体化,有效提升企业对财务风险的防控能力;并且利用发票数据池的多维度分析让业务可视化,提升企业的管理决策力以及对动态竞争环境的应变力。

二、企业用户需要什么?

根据以上价值点挖掘,我们对企业的业务需求和价值期望有了大致方向。

首先我们先从综合市场对电子发票服务平台的刚性需求来看:

1. 电子发票综合/第三方服务平台

对于任一纳税人来说,电子专票的开具和交付都是刚需,所以国家税务总局在2020年1月就规定,纳税人通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子发票,属于税务机关监制的发票,采用电子签名代替发票专用章,其法律效力、基本用途、基本使用规定等与增值税发票相同;但在此之前备案的第三方电子发票服务平台也可以开具电子普票,不过由于电子专票的技术和安全性要求更高,目前还未开放,据悉需要重新备案。

什么是第三方电子发票服务平台?有什么具体要求?

2019年7月22日,国家税务总局发布了《企业自建和第三方电子发票服务平台建设标准规范》(税总发〔2019〕84 号),明确了电子发票服务平台的业务功能及服务、技术、安全、运维、等保测评等要求,规定了54个电子发票服务平台数据交换信息项说明,以指导公共服务、企业自建、第三方、电商、中介等机构电子发票服务平台的整体规划、设计、开发。

另外,第三方或自建平台须采用经总局验证通过的税控服务器、基于 OFD 格式的电子发票文件规范,采用经过税务数字证书签名的电子发票监制章代替原发票监制章,对所有提供电子发票服务的平台提出了严格和高度规范的要求。

如下图迅联云的电子发票服务平台原理:

其中涉及到的税控密码机就是新升级的税控服务器,它完全替代了以前的税控服务器,不仅提供可靠存储和安全传输的密码服务,而且支持云端调用,直接开具增值税发票。

税控密码机支持上千个税号,集团型企业可根据业务需求灵活部署;签章服务器及系统是增值税发票的电子签章设备,签章服务器内具备完善的签章系统, 其中包含了36个省市的税务局监制章,它与OFD 电票版式服务器一样,是第三方平台和企业自建平台所需的硬件设备。

OFD 电票版式服务器是对接签章服务器和税控密码机,为电子发票提供版式文件生成、解析、预览功能的服务器;通过 OFD 版式的结构化数据,支持电子发票的数据获取、长久保存、语义标引、安全可靠、便携归档等。

当企业授权第三方服务平台后,平台就能够直接远程授权灌装税务信息,通过稳定性高、速度快的税控服务器进行开具、交付等电子专票。

相比国税总局的电子发票服务平台,第三方不仅支持批量税号智能管理和对接企业ERP实现开票流程自动化;而且能集成上游客户,跨企业实现电子发票的数字化协同,真正通过发票业务的数字化闭环,打通业务、财务和税务的数据壁垒,促进数字化转型。

不难发现,国家税务总局的电子发票综合服务平台是对全国纳税人的标准服务,适用于全国企业;但若是大型集团的多税号集中管理,或有系统集成的业务一体化需求,或有对客户系统跨ERP对接、或大批量的发票自动化管理,等等需求就必须考虑第三方电子发票服务平台了。

但需强调的是,截至目前国家税务总局还没有公布任何一家第三方,甚至还有政策隐隐之中透露出新的动态,就是国家税务总局将“在2021年底前建成全国统一的电子发票服务平台”。

笔者预测该平台不仅支持全国纳税人的电子发票基础服务,也将有效打破跨第三方平台和自建平台之间存在的标准壁垒,让电子发票的流转更安全、更畅通,从办税提速、增效降负、产业转型升级等全方位加快打造市场化法治化国际化税收营商环境。

2. 受票方:进项/费控/档案

电子发票服务平台是针对纳税人从开具电子发票到交付的销项发票管理,而大多数情况下,企业是在受票的时候才被迫使用的应用软件;比如1月21号即将开放的全国范围受票,届时全国企业都有可能收到电子专用发票,所以企业在进项发票管理、电子档案等领域将会有急迫的需求,这个趋势从一些厂商的市场战略中也可以端倪一二。

比如用友在近期针对专票电子化政策发布的专项营销计划,根据客户对电子专用发票的全业务流程,各个场景的需求,提出了三方面的解决路径:税务云、电子会计档案和费控,这些需求是当前企业用户最急迫和立马能实现的方案。

首先来看受票企业最迫切解决的进项管理方案。相比以前的方案,电子专用发票的进项管理系统避免了识别率的问题,可以直接获取OFD文件的全票面信息,并且通过电子签章或对接国税电子底账库的方式进行查验。

同时带来的新需求:纸质发票和电子发票的混合应用;电子发票的归集多样化;电子票据和纸质票据的匹配等;所以,进项系统的升级主要体现在电子发票协同交付方面,以及支持纸质发票和电子发票一体化应用方面。

大致流程如下图:

其次来看电子会计档案,如上文所诉,财政部、国家档案局联合发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》,明确了电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力,并且要求电子档案打印出来入账归档,必须要保留电子档案;该政策为电子档案提供了法律效应,是企业从纸质档案向电子档案管理转变的重大转折点。

不过,电子会计档案相比较而言就容易实现了,一般有需求的企业都有影像档案管理系统,稍作升级即可。

另外,根据电子会计档案服务行业来看,所有提供商的解决方案基本一样。

如下图即为每刻档案的方案,笔者对比了用友、中兴新云等方案,如出一辙:

作为财务流程数字化的最后一公里,电子专用发票的诞生对费用控制的影响也相当大;虽然目前来说电子专票仅仅减少了一部分纸质报销管理,但是在各行各业各领域都在普及电子票据的大趋势下,费用控制的全数字化流程也越来越近了。

所谓的费控数字化流程,拿浪潮的GS费用来说,其实就是网上报销系统实现了各项单据从申请、审批,到稽核、结算、分析的全过程管理,费用预算系统实现从预算目标、编制、合并、调整、预警控制、分析,到考核的全过程预算管理。

其实从整体来看,财务系统越来越趋向于一个中心数据库+总账报表模块,而费控只是财务系统海量模块的其中之一;但由于财务系统的局限性,费控的未来市场也将由易快报、每刻报销等厂商角逐,进项管理模块也将由迅联云等厂商慢慢替代,资产、资金等其他模块亦然。

三、我们还能探索哪些解决方案?

毫无疑问,以用户需求为导向的产品设计能够满足客户,但是以价值为驱动的方案则能引领行业发展。

除了以上进销项电子专票管理、电子会计档案管理、费控管理,以及这些功能模块通过一体化、共享中心、大数据分析等,实现电子专票全生命周期的自动化,实现业、财、税一体化协同的申报体系,实现税务信息透明化、支撑税筹和规划等,我们还能主动地探索更多的应用场景和优化方案。

比如应付账款自动化(AP自动化)和应收账款智能管理(AR自动化),电子专用发票对它们的促进作用绝对是空前的;前者相对来说较易实现,后者因复杂的业务场景、商业信用等问题,产品设计和实践应用的难度都相当大。下面,我们就针对该方案,探索一下它的应用价值和实现方案。

策划一个解决方案之前,我们首先要弄清楚方案的目标市场和行业痛点分析,这个需要专门的市场调研,大致方法流程:列出痛点–归纳–抽象–排序;然后再结合这些痛点,思考你要实现的目标,通过什么实现路径、什么方式解决,这些思考清楚了,你需要的功能应用自然就浮现了。

如下图的思考逻辑,是迅联云根据电子专用发票这一重大行业利好,对应收账款智能管理方案的全面升级。仅作参考!

该方案基于电子专用发票的全线上、全自动化、全协同的特性,从根本上解决了应收账款过程中的结算流程长、易出错、耗时长的痛点,形成了以客户为中心的AR自动化。

在此基础上,结合共享数据和开放平台的特点,丰富了应收账款的信用管理、催账管理、风险预警等功能。

不过值得考究的是,这种场景应用相对比较狭窄,目前仅适用于赊销模式且有定期账单的企业,更多的应用场景还需要更多开发者参与。

 

本文由 @不见悲秋客 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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