干掉报销为时尚早

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编辑导语:“报销”这一场景有必要消除吗?综合来看,报销模式可以一定程度上降低企业的资金压力,同时也在某些层面上保障了资金安全。本篇文章里,作者就当下的“报销”场景及其利弊进行了解读,一起来看一下。

最近被一则广告吸引到,大致意思是用了他们的产品就可以干掉企业员工“报销”场景,给企业和员工带来怎样怎样的好处等等。

海报的设计以及其标榜的功能让我一脸茫然,“免报销”何德何能可以成为企业消费管控终局?

印象中这些费控平台多是在14年开始逐渐进入企服市场的,起初费控和场景界限还很清晰,这段时间费控平台相对专注,费控厂商期望通过借助SaaS的特性,为企业提供轻量、标准化费用控制和管理服务,此时他们并不关注企业关于垫资、月结、免报销的需求。

继续往后,费控厂商走得并不顺利,各种类型的企业要么没需求,要么不愿大动干戈去更换一套新的费控系统。一段煎熬之后,活下来的费控厂商在这样的局面下几乎只剩下两条路可选:

  1. 增加场景,通过增加企业消费场景,来营造一个从消费到资金管理全流程服务的闭环,期望以此带动企业对费控的需要。
  2. 放弃SaaS,为客户本地部署,增加定制服务。

时至今日,行业卷了这些年,貌似整个行业格局并没有发生太大的变化,费控依然有且只有这两条路可以走。所以回过神来理解这广告的内容也就不意外了,费控无场景加持无法苟活,既然要走场景这条路,自然TMC的主要口号“垫资、大发票、免报销”也就成为了费控平台的核心价值了。

一、报销场景怎么就成为了众矢之的了呢?

这其实是TMC给客户反复讲的故事而已。

TMC早期进入国内市场,主要服务于海外企业的在华分支机构,运营模式完全Copy北美模式,以服务为重,对于成本控制、审批、行为管控的支持相对弱,使用服务支付服务费相当顺其自然。

然而,国内企业对同样的模式并不买账,“我们让员工直接去某携预订还不用服务费,干嘛要用差旅服务”一度成为获客的最大障碍。

为了能更轻松撬开客户的荷包,把服务费包装成“垫资服务费”的方案就这样孕育而生了,就这样本质上要为服务买单的费用变相变成了资金的利息。

使用供应商资金减轻企业资金压力,这一方法显然更受企业青睐,先使用后付费就变得很Nice。为了能得到更多的认同,往往不能光说好的一面,在讲诉垫资模式可以给企业带来巨大益处的同时,最好再诟病一下非垫子模式的缺点,所以很自然地,个人支付后提交报销这一模式,可能存在的问题就被渐渐放大了。

来回顾一下众人口诛笔伐时的标准话术。

1)效率问题

故事往往会是这样的:员工深夜秉烛,痛苦地盯着电脑和一桌发票,一顿胡乱操作之后,整理好发票、填写好报销单、贴票,小心翼翼地提交报销审核,少顷,电脑收到报销被打回的消息,只见报销人捶胸顿足,嘶吼一声“报销也太难了”。

另外一边,财务专员案头单据堆积如山,正逐一核对验真,大量机械动作早就让他麻木不仁,问题单据铺满了一地,镜头拉远,同样昏暗无助的工位挤满了整个房间。

2)财务漏洞

大部分公司都会制定严格的财务报销制度,虚假报销行为会受到严厉打击,条款一般会增加“零容忍”、“阳光诚信联盟”、“移送司法”等字眼对越线行为形成高压,以此达到恫吓的效果。

但是貌似无论怎么管,也总有人会以身试法,利用漏洞操作虚假报销、多报销获取私利。更有甚者,有人与财务串通形成黑产链,大量占用公司资金,最后滋生成职务犯罪。结局就是一份通告换来当事人的悔恨和叹息。

又是个恐怖故事。现在从效率、合规、管理难度等角度来看,报销制度已然没有任何存在的价值了,这现象已经不是企业管理的痒点、痛点了,简直堪称企业内控流程上的癌症,当务之急应当立即切除才对。

不可否认的是,少量的案例是真实存在的,但不幸的是,只有问题才会被爆出让人关注到,而无论企业报销财务流程设计得多么合理和高效,都只会被认定为理所当然。

那种报销完成后,员工拿起手机,兴致勃勃地发一个朋友圈,点赞报销很爽的场景是几乎不存在的。幸存者偏差的作用,很容易就让听故事的人产生了共情,针对报销的错误心智就此埋下了。

但是,一个奇怪地现象却是,直到目前为止,已经上马使用费控系统的企业任是小众,这其中运用免报销、垫资、集中对账服务的企业则是小众中的小众了,如果报销真的存在这么多严重的效率问题,那普及率理应要比当前实际情况高很多才对啊。一方面痛点很痛,另一方面亡羊不补牢,是不得已而为之?还是管理者希望痛并快乐着?

二、现阶段提“免报销”还为时尚早,现阶段干不掉它也没必要干掉它

以酒店预订场景举例,预订酒店时你会发现有两种预订按钮,分别是“在线付”和“到店付”,差异是“在线付”是把钱付给了预订平台,而“到店付”需要在抵达酒店Check in时支付给酒店前台。

在企业预订的场景下,“到店付”是需要员工垫付,在离店时向酒店索要发票回来再报销。因为酒店这两种预订模式会同时存在(二选一会导致酒店房型、价格缺失),所以无论如何,酒店场景在企业都是需要有报销制度和流程支持的。问题还存在于几乎所有企业因公支出的场景。所以短期内,报销是不可能被干掉的。

对于企业,报销模式是可以降低企业资金压力的,从消费支出开始到员工发起报销是有一段时间差的,时长因人和因企业制度而异,但无一例外的是,报销必须在员工行程结束之后发起。

假设企业要求员工出差必须提前3天预订,而平均出差时长一般是3天,这一来一往,企业就获得了至少6天无息资金占用时间,这里还没计算企业财务支付的时间。

员工也可以从模式上获益,使用个人信用卡等方式支付因公订单,帐期结束前完成报销还款,员工可以因此获得银行积分,提升卡片额度,在不损坏企业利益的前提下,完成了个人信用累计。

报销还可以有效杜绝因离职、岗位调动带来的资金安全问题。

机票和酒店一般可以提前3个月预订,火车可以提前15-30天预订,如果恰逢离职前夕,企业垫资模式下,预订人大可预订一些离职日期以后的订单留作私用,企业和预订平台几乎是没有能力识别类似违规行为,拦截更是不可能的,就别谈追讨了。

而报销模式下则可以完全杜绝这个问题的发生,企业均要求员工岗位调动或离岗前完成所有报销单据的提交,那些尚未发生的预订支出行为可以被有效拦截,自然不会出现恶意预订事件,也不存在事后追讨的问题。

“报销时间长,个人资金被占用,报销审核流程繁琐…”等问题,确实是目前企业财务流程中的主要痛点。不过同时电子发票的普及,OCR技术的成熟,甚至全民信用体系的完善,都在不断改善企业财务报销的效率,从提交报销申请,到财务审核、付款均已实现自动化。“极速报销”已经在很多企业得到普及运用。

所以,至少到目前为止“报销”还是一个普遍合理的场景,现阶段我们应该更多去思考如何运用数字技术继续赋能企业服务,取长补短,充分发挥各种模式的优势,让工具去适配企业管理流程。

最后,笔者认为,深入思考要比喊一个哗众取宠的口号来得更加实际。

 

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  1. 最后,笔者认为,深入思考要比喊一个哗众取宠的口号来得更加实际。和我想的一模一样,深入思考才更实际,干掉报销为时尚早,这个过程需要多方共同参与,不容的多一点快,如何运用数字技术继续赋能企业服务,取长补短,充分发挥各种模式的优势,让工具去适配企业管理流程,相信在不久的将来就很快能成功了。

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