只能居家办公?四大举措让企业更有效率!

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编辑导语:相信不少职场人已经经历过了居家办公模式,然而并不是所有人都适应这一模式,站在职场员工与企业决策层的角度上来看,员工或企业应该采取什么措施,才可以提高远程办公效率呢?本文作者就此做了解读,一起来看。

疫情伊始,不定时、不定期的居家办公就成为常态,甚至“混合办公”已经渐渐成为大型公司的常规工作模式。现实给大家开了个巨大的玩笑,大部分企业都被迫走上云端,成为了穆胜博士在多年前提出的“云组织”。

但居家办公毕竟有其弊端。对企业来说,“放养员工”的工作模式缺乏氛围、沟通低效、难以管理。企业真金白银地付出了人工成本,疫情期间谁家也没有余粮,如果居家办公导致效率低下,这就尴尬了。

仔细想来,这其实不是居家办公的问题,是企业自己的管理问题。如果要依靠把员工“绑”在工位上来获得人家的劳动成果,本身就说明企业存在管理BUG,那也就别怪员工“卡BUG”了。

用居家办公作为试金石,很容易发现大部分企业存在的四大问题。反过来说,做好这四个方面,居家办公效率必然有保障。

一、划赛道——战略解码系统

实现高效率居家办公的关键点,是员工知道自己每天要做什么。这需要企业有相对完善的战略解码系统,能够将公司目标层层分解,变成部门的小目标,甚至一直分解到员工个人的工作任务。

说来简单,但有几个企业能做到?难点在两个地方:

一是企业对于自身战略的理解不足。现实是,90%以上的企业在战略上都是模糊的,他们的战略解码更像是基于“拍脑袋”的“经营数字拆解”。

二是企业自身的组织设计不合理。也就是说,业务流程、组织结构、岗位设置这几个维度上没有解决“分工合理”的问题,这导致即使战略目标和打法清晰,也很难让各个组织模块各司其职。这种状态下,一个大家都认可的战略目标没有人承接,是再正常不过的事情了。

要解决战略解码的问题,必须突破上述两个方面。

当然,即使有了上述两大基础,我们也依然需要管理者灵活的任务分解能力。他们在战略和组织过滤出的“标准解码”基础上,将任务进行调整,快速、准确地分解到每个人身上,形成个人的任务清单(To do list),让每个人“跳起来、摸得着”。在任务执行的执行过程中,他们更需要接受一线反馈、辅导落地执行、动态优化解码。

二、集数据——数据采集系统

居家办公期间,即使分配了任务,但如何管理和考核依然是很多企业头痛的问题。而解这道题的关键是要注重对数据的收集和沉淀。数据能够帮助企业找到各类任务的衡量标准,同时精准量化和客观评价员工产出。

过去,企业只抓财报、看三表,却忽视了“管理报表”的指标建立和数据统计。这让管理者在管理上纯粹依靠“手感”和“经验”,而不是基于数据来实施管理,管理上相当放飞自我。

居家办公时,企业与员工存在天然的物理区隔,办公效率降低,完全依赖于员工的自觉性。此时,《管报》的必要性就突显出来,这不仅是一份更加全面的报表,更是一个全面的数据采集系统。员工的任务要与这个数据采集系统对齐,也就是要服务于公司的战略;而这个数据采集系统要能够映射出员工的任务,能够反映任务的价值。

为了实现这种效果,企业的数字化管理就成为了必选项。前几年在数字化转型上有所投入的企业,现在实实在在收获到红利了。当我们将管报的逻辑通过数字化系统进行对接,就可以采集到全方位的热数据,自然可以精确量化员工产出。

退回来说,即使没有数字化系统,管报也是必须的。看到这段的企业赶紧补课吧!

三、抓结果——数据分析系统

当有了数据之后,除了用于个人的考核外,还应该对业务的运转进行实时的监控。数据的目的不仅是为了考核员工,更是为了优化业务。疫情的原因,业务发展或多或少都会受到些影响,此时,如何通过数据发现极端状态下的“业务最优运行模式”,就成为了企业需要关注的焦点。

按照穆胜咨询的理论,企业的数据分为三类:业务流数据、资金流数据和人才流数据。而基于这三类数据,应该进行两种分析——财效分析和人效分析。

不妨这样来想,假设企业需要在“屏息呼吸”的状态下生存,他们必须要有最合理的人效和财效设置,让人、财两类资源发挥最大的效果。而在两者中,人效对财效有几倍的杠杆作用,显然又更加重要一些,值得更多的关注。

一方面,管理者要把握人效的防守线。

基于数据采集系统和公司的战略目标,确定人效的Baseline,保证居家办公时也能产出稳定。

当然,有的企业才开始关注人效,人力资源部门要启动人效管理,可能需要一些外部的航标数据支持,例如,组织应该如何设计才能消除冗余,人才应该如何储备、晋升、培养,这些领域会影响到人效结果,也都要有数据的支持。这些领域其实早有定论,所以,企业完全没有必要冒着“被淹”的风险摸着石头过河。

另一方面,根据企业发展面临的实际情况确定进攻线,并适时进行波动式调整。

居家办公虽然普遍被认为会影响工作效率,但企业如果能够基于收集的数据,灵活地调整人效目标、激活员工,那么效率也能得到保证。因此,企业要建立数据分析系统,动态分析和监控,以便随时从防守铁桶阵灵活转变为防守反击。

四、有温度——管理者的数字化管理能力

居家办公得以成行,是因为数字化互联网技术的高速发展。这既是一种全新的管理模式,也考验了管理者的数字化管理能力。说白了,面对在线状态的员工,面对线上发生的业务,不能够驾驭数字化,好比不会游泳的人落进了水里。这里有几个基本的要求:

其一是数据甄选能力。数字技术的发展让管理者能够获得丰富的信息,考验的是管理者筛选、分类、提取信息的能力,即如何从信息海洋中找到最关键的数据。

其二是数据分析能力。找到关键数据只是第一步,管理者还需要有数据处理的能力。高明的管理者能够从同样的数据中发现更有价值的信息,做出更理性的决策。这意味着,管理者要紧跟数字化步伐,熟练运用数字化工具分析问题,培养自己与数字打交道的感觉。

其三是数字场域控制力。数字化背景下,效率提升这个主题对于管理者来说既是机会,也是考验。数字化提升了流程的效率,节省了不必要的管理成本。但要实现效率最大化,管理者要具备数字状态下的场域控制力。

比如:远程沟通或会议让交流不再受地理、空间的限制,但管理者如何有效在线上会议中主持、控场和输出就成为最大的考验。以前是大家济济一堂听你“忽悠”,现在你讲得没道理、没意思、没任务分解,人家就可能开小差。

事实上,以上四个方面的建设,不仅仅适用于居家办公期间,而应当是企业未来管理基础提升的主要抓手。只是疫情将企业过去忽视的这些管理基础抬上了明面。

记住,不是居家办公存在BUG,而是企业本身存在BUG。当然,有勇气解决BUG的企业,不仅能在疫情里屏息呼吸、活下去,更能在疫情后基业长青,有未来!

#专栏作家#

穆胜,微信公众号:穆胜事务所(ID:hrm-yun),人人都是产品经理专栏作家。《平台型组织:释放个体与组织的潜能》作者,知名管理学者,北京大学光华管理学院工商管理博士后,管理学博士,穆胜企业管理咨询事务所创始人,互联网商业模式和组织转型研究专家。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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  1. 四大举措让企业更有效率!文章提到的四个举措确实很有效,只是不能被领导看到,哈哈哈

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  2. 数字技术的发展让管理者能够获得丰富的信息,考验的是管理者筛选、分类、提取信息的能力,即如何从信息海洋中找到最关键的数据。

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  3. 哈哈哈哈,让我这个工作人员看了都想要领导这么干了,不要每天那么多事,毕竟大家都很忙的。

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