在财务系统中,进销项的发票管理怎么做

进销项发票如何管理?财务系统进销项发票管理是如何操作的?

企业逐步扩大,业务随之拓展,进销项发票集中管控的需求越来越急切,因此我们财务系统开发了发票进销项发票管理模块,用于支持当前以及未来的业务。

一、发票及税简介

发票起源于发货票,早期销方发货时附上的一张标有付款金额,产品名称,数量,规格的凭证,当前国家实行以票控税,即纳税人通过销售商品或者服务及其他应税行为需要开发票,将发票推到了神一般的地位。

目前我国有18中税种,其中“增值税”和“营业税”为主税种(营改增,之后部分行业申报营业税改为申报增值税),目前公司的进销项发票管理系统针对增值税发票管理。

二、系统结构

发票系统分为进项发票管理和销项发票管理两块。

公司销项发票开具业务包含了正常的订单销售开具、门店发票开具、其他服务发票开具。

对应的系统包含了订单系统、APP、网站、工单系统、门店系统。

发票申请来源:

  1. 订单、APP、网站为订单销售时产生的发票开具申请;
  2. 工单系统主要为公司其他业务服务需向外开具发票的申请;
  3. 门店系统主要为公司与各个门店之间往来产生的发票开具需求。

1. 销项发票管理模块

具体的发票开具流程如下:

销项端发票开具流程:

同时由于集团的公司越来越多,一个人不能全面的管理所有公司,因此将不同的公司分配到不同的账号下,用例如下:

发票管理系统用例:

销项端系统的功能主要是接入尽可能多的开票请求,满足不同的开票场景,减少手动开具。

而进项端则主要是发票的验真,认证,抄报税,数据统计等功能。

首先公司的进项发票来源可区分为:

2. 进项发票管理

进项发票来源:

大类可分为外部的发票和门店的欠票,门店和集团存在往来;

客户从APP,网站下单后去门店接受服务,由于客户直接支付给集团,再定期会将门店的服务结算给门店,门店应向集团开具发票。

实际情况中门店资质参差不齐,一些门店为一般纳税人,一些门店为小规模纳税人,这就涉及到一个新的问题:税差。

税差:

门店开具给集团的发票,财务审核后,系统根据设定的逻辑计算税差,放在下次和门店的计算中抵扣掉。

门店欠票=总结算金额-已到票

税差=发票金额(含税)*(发票税率-6%/16%/13%)

税差计算优先按照6%计算税差,然后16%(因为历史数据),再然后13%(2019年4月1日后的数据)。

若门店不开具发票,直接抵扣金额则是按照发票0税率计算税差同时还要附加签票金额25%的所得税。财务审核发票后计算税差同时门店的签票也会减少,下次结算后门店欠票又会有新的数据增加。

解决了发票税差的问题,还要解决进项发票电子档的问题。首先要解决图像的问题,因此我们对接了票易通,票易通提供发票图像识别的方案;图像识别主要是包含扫描仪识别,拍照识别,扫码枪识别三种。

对于供应商的发票由于资金和票需要统一,我们选择了扫描仪识别,收到票后进项扫描在识别供应商并进行相应的账务处理;对于报销的发票,由于量大且分散,因此要求员工通过工单系统上传费用报销单的时候,必须上传发票的图像信息,发票系统接到图像信息再上传票易通进项验真。

进项发票管理如下:

进项发票管理流程:

进项发票管理的难点主要在于能否将收到的发票电子话存档,电子化能帮助财务便捷的管理进项发票,同时系统能发票人工不能发现的细小的错误,在验真的过程中,也节省了大量的人力成本。

以上为我们财务系统进销项发票管理的大致情况,通过进销项系统目前已经减少了大部分人工开具发票,人工验真发票,人工账务处理,人工记录进项发票等操作。

发票系统上线后,贯穿了多个业务,要实现发票的中心化管理,需要各个系统各个业务部门配合。

同时由于发票管理系统的上线也对财务人员本身是一个考验和学习的过程,对于开票组和进项发票管理的财务,系统内部逻辑对于他们来讲是一个黑盒,因此需要做我相应的培训。

 

本文由 @锅锅 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
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  1. 很好

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