好的简报不是会做 PPT 就行了,想要吸睛你得 follow 这三点!

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在今日,许多简报场合都会以投影片软体辅助,出色的投影片不仅能替报告内容增色不少,也能吸引听众的注意,让理念有效传达。参考以下几个简单的小撇步,人人都能做出吸睛的简报!

就像盖房子一样,一份优秀的简报需要有坚固的结构,将各个要点紧密的连接在一起,让听众能循序渐进地吸收。在规划报告架构时,尽量避免使用科技产品,採用传统的纸笔,维持 low-tech(低科技)的状态,更能使精神专注,并 think outside the box(跳脱框架思考),更有创意地思考。

low-tech 是今日的科技生活中发展出来的词,除了一般用来表示「低技术的、技术简单的」以外,也能用以形容人不依赖科技产品,例如:Staying low-tech helps her focus.(维持低科技状态帮助她集中注意力。)

think outside the box 顾名思义,就是在箱子外面思考,引伸出为「跳脱框架」的意思。这个片语的由来十分有趣,在 1970、1980 年代时,管理顾问常挑战客户「用一条直线同时画过九个点(如图示)」,看似个难题,但其实只要将眼光放远、不只专注于九个点上,就会发现其实一点也不困难。此后 think outside the box 便被引申为「跳脱框架思考」,广为使用。

此外,常有人将所有资讯都塞在同一张投影片,使得听众不但无法藉由阅读投影片获得资讯,更会因此对报告内容失去兴趣。制作投影片时,需要遵循 Less is more(少即是多)的原则,让每页投影片只包含一个重要主旨,渐进式地深入主题。

Less is more 源自于 1885 年的一首诗〈Andrea del Sarto 〉,而后被德国建筑师密斯·凡德罗(Ludwig Mies van der Rohe)引用,作为极简设计的中心思想。

凡德罗还有另一句广为流传的名言:God is in the detail.(上帝身在细节中),传达出「细节就是一切」的概念。后来又发展出了 Devil is in the detail.(魔鬼藏在细节里),表达「最困难的地方就是那些细节」的意思。

像这类的名人 quote(引言)也是吸引听众的好素材,但要注意的是,听众无法听着报告又同时阅读投影片,在发表时要给予听众些许时间,才能使引言达到效果。

最后,与其呈现一大串数字,不如以图表呈现,更能使听众清楚明白者这些数字的意义。英文中 graphchart 在中文里都是图表的意思,但个别的功用有些许不同:

graph 是呈现「趋势」使用的图表,通常用来显示一段特定时间内的数据变化。chart 则是呈现整理、分类过后的资讯,做比较分析使用。

常见的图表有:bar graph/chart(柱状图)、pie chart(圆饼图)、line graph/chart(折线图)。

不管在构思报告、或是制作投影片时,都应时时「心存听众」。站在听众的角度,思考什么才是有用的资讯、以怎样的方式才能有效传达,如此一来便能打造出优秀的简报。

via:IT报橘

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