一份Excel表,让需求管理更加高效

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通过excel的形式,形成一套以时间和优先级为重点的需求管理方法,能够对管理体系起到训练的作用,使需求管理变得高效、简单。以下,笔者将与大家分享他是如何利用excel做需求管理的。

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这不仅是一份Excel表,也是一种工作思路。

需求管理作为产品规划工作中的重要部分,是产品经理必须要做的工作。对于一些刚接触产品工作的同学来说:需求管理到底是个什么东西?到底应该要怎么做?困扰着不少人。

尽管目前出现了很多协同工具也包含了需求管理的功能,跟随Omniplan这种优秀的项目管理软件也层出不穷,这些工具从体验上来说已经做的相当不错,甚至能够帮助我们理解需求管理是什么的作用,但因为每个团队所做的项目不同或者环境等各方面的影响,这些工具并没有达到我们预期的效果——譬如:跨平台无法兼容、价格、学习成本、灵活性差等问题依然存在。

我曾经也使用过多个协作平台,总体来说都遇到过上面提到的问题,并没有一个能够值得一直用下去的理由。

于是,我总结了近几年来的工作经验,梳理了一套简单的模型,只需要使用Excel表就能够完美应对需求管理。

用Excel的好处是:不存在跨平台兼容的问题,很多时候我们希望能够有一个可以兼顾跨平台、灵活性、功能完善的工具,但事实是并不允许这样。

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我在产品工作早期有一次去合作伙伴公司开会,会议过程把所有的需求明细都放到了某协同平台的待处理区中。临近会议结束时,对方说把这次会议的要点明细用Excel文档发给他们,然后我就一脸懵逼,这玩意儿居然没有导出功能,又重新复制+敲键盘做了一份Excel。

后来的工作经历中,也同样遇到过数次这种情况,而且有个规律,就是越成熟型的公司使用Microsoft系的产品越多,我才意识到这就像一个统一标准的协议——普遍性越高沟通成本也就越低

这也说明了在我早期的时候并没有意识到要形成自己的管理体系,单单靠工具只能被框死。

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首先需要明确的是:在需求管理中两个重要的属性——时间优先级

时间:作为产品负责人,对进度的跟踪以及项目推进来说,时间点的把控是最重要的。因此,在需求管理中我们需要突出时间信息的重要性。

优先级:一份清晰、完整且优先级明确的列表,能够确保后续产品设计、开发的整体效率,因此要突出优先级排列的思路和流程。

一份Excel表,让需求管理效率提高10倍

涉及到公司业务内容打码

上图是我最近在做需求管理的其中一部分,接下来分享下:我是如何用这份Excel表来做需求管理的?

另外要提一下:Excel具有灵活性是最大的优势,因此,不必完按照我的设计照搬,关键是要理解整体思路再结合自身业务去做调整。

其实类似这样的需求管理文档模版在网上多如牛毛,大多都类似这个样子:

一份Excel表,让需求管理效率提高10倍

在一个表里几乎把所有的内容都列了出来,这种呈现方式虽然也体现了时间和状态,各个方面都很全面,并不是说不可取。

不过对比我那张表就会发现:在我的表中已经选中了其中一部分空的地方,一眼就能够发现空的这部分(没有被安排)就是还未处理的状态,随后在下方找对应该状态的表。便可在对应的表中查看详细的处理情况。

每当我们把对应状态表中的细节处理完后,便在“全部需求”表中同步更新,随后无论是自己进行需求跟踪还是做汇报、开发都能够在文档中准确定位。

可能会有人觉得这样每个表都要手动去同步会繁琐,但不要忘记,重复多次后你对每个细节点的印象将会更加深刻,这对执行时来说是会有帮助的。

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一份Excel表,让需求管理效率提高10倍

需求管理的整体框架

需求收集:当我们对各个来源的需求进行分析后放入“全部需求”表中,关于需求分析的部分这里就不展开篇幅了,一个完整而简单清晰的需求列表就呈现了出来。

在“全部需求”表中你们会发现“紧急重要”程度的评估放在了这里,用1代表是,0代表否。

为什么这样做呢?

从过往经验来看:大多数来源于领导或者高层的战略需求,实际上已经明确了紧急重要程度了,而在这部分最紧急的需求中,再进行优先级的排列才是产品需要仔细思考的。

05

把这部分最紧急的需求拿到”评估中需求“表,对这部分需求评估,我这里采用了两种模型结合的方式进行评估——KANO模型+资源&目标平衡模型。

KANO模型具体是什么以及分析过程请自行搜索,是产品经历必备知识点之一,这里不展开。

在这里,我对不同需求层次所代表的分值划分如下图所示:

一份Excel表,让需求管理效率提高10倍

资源&目标平衡模型是把企业目标作为定性评估因素,把企业资源作为定量评估因素,根据企业当前实际情况进行评分,具体评定的指标有:

定性评估:

  • 是否改善介质:包括的因素有功能、性能、用户体验、包装、外观、文字、图片等。
  • 是否改善服务:服务内容、服务规范、服务人员、服务流程等因素。
  • 是否提升品牌:包括品牌形象、品牌知名度、品牌美誉度、品牌地位。
  • 是否提升竞争力:竞争力指标包括渠道竞争力、价格竞争力、推广竞争力、PR(公共关系)竞争力。

定量评估:

  • 实现难度:要从技术和业务两个方向同时考虑。
  • 实现的可行性:从需求涉及各个层面的资源角度考虑。
  • 实现的周期:要考虑研发周期、生产周期、试用周期等。
  • 实现的风险:技术层面的风险、商业风险(技术专利和版权)、市场和政策风险。

为每项指标设定0-10的分值,得出总分的平均值,然后在四象限中对需求进行归纳,最后得出具体执行方向。

如下图所示:

一份Excel表,让需求管理效率提高10倍

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因为KANO模型是主要对用户满意度的评估,因此可以把KANO分析后得出的对应值作为资源目标平衡模型中的影响因子,也就是说需求的不同层次能够影响定性评估的结果。

下图则是具体的评估情况,可以进行参考,作为一种量化评估对形式,这不完全能够代表结果,所以使用时要根据自身情况进行调整——比如:项目的不同就采用不同的评估方法。

一份Excel表,让需求管理效率提高10倍

当我们对评估有一个结果后,就将评估得出的情况在“已评估需求”表中记录下来,然后写明评估日期,随后将日期同步到“全部需求”表中。

如下图:

一份Excel表,让需求管理效率提高10倍

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接下来对进入下一阶段的产品设计和研发的工作进行分配和执行,具体需要明确的信息如下所示:

一份Excel表,让需求管理效率提高10倍

已分配需求

一份Excel表,让需求管理效率提高10倍

已执行需求

一份Excel表,让需求管理效率提高10倍

已执行需求

一份Excel表,让需求管理效率提高10倍

已变更需求

需要注意的是:接下来的执行过程是更加要突出时间的部分,产品的整体进度都会因为每个功能点时间的改变而改变,所以产品经历要把控好,这也是为什么我要强调突出时间信息的重要性。

通过这种方式形成了一套以时间和优先级为重点的需求管理方法,虽然看起来并不高大上,没有花里胡哨的功能,但能够对我们的管理体系起到训练的作用,也可以让需求管理变的更高效简单。

 

作者:杰森,微信公众号:十八般产品

本文由 @杰森 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  1. excel

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  2. 公众号搜索不到了

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  3. execl

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  4. excel

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  5. excel

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  6. excel

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  7. execl

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  8. execl

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  9. 实现周期,用0-10分打分,合理吗?实现风险、实现难度、实现可行性等不好量化吧,定性分析一下还行。

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  10. Excel

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  11. excel

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  12. 找不到公众号,能不能给一份表格的模板呢?

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  13. 找不到公众号呀

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  14. 感谢 😉

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  15. 已关注公众号,并已回复“excel”。怎么得不到表格呢

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  16. excel

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  17. 能不能给一份表格的模板呢?

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    1. 公众号回复“excel”

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  18. 【06】部分的这段:”…因此可以把KANO分析后得出的对应值作为资源目标平衡模型中的影响因子…”——意思是把表格里的”KANO值”视作一个权重系数,来对”需求评估结果”来做最后权衡?对不对呢~~

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    1. 可以作为定性部分的权重系数,需要注意的是我这么做是最终站在以企业目标和资源的角度来评估的,所以才这么细化,如果你们公司的资源足够丰富,其实可以只用KANO

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    2. 公众号找不到呢

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  19. 受教啦~~谢谢作者的心得输出,实用的基本功底修炼,需要月月火水木金金!

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