刘玮冬运营手记 | 运营如何做好文件管理

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今天讲的内容说实话比较简单,并且和运营没有太大关系,如果你已经掌握了这项技能,或者希望看到更多运营类的干货,可点击左上角,做点别的事情。而关于文件管理这项职业素质,我倒蛮认为只要是职场新人,都应该了解了解。尤其是运营。

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我之前所在的团队坚持了很长一段时间的早间分享。

每天开完晨会之后,大家会拿出15分钟的时间做一个工作技能或者项目案例的分享,每天一人,坚持一月有余。

由于团队里面的高人辈出,同时这个分享结束后会有评分的机制,大家也是竭尽所能在这15分钟内甩出自己独有的工作技能或者是方法,以及思路。

职场成长中有一种很神奇的情况:很多技能其实非常简单,但你就是不知道,也没有人专门针对性的教你,但只要你稍微有机会了解一下,就会触类旁通,工作效率提升N++。

例如时间管理,开会守则,如何面试,如何在上班中有效地放松颈椎……..

这些都是我在这个晨间分享会里学到的。

我也贡献了一些自己独有的技能,比如“运营要读哪些书”,“如何优雅地与比你出色的人聊天”等等。

但它给我最大的收获莫过于“文件管理”这项技能。

其实分享这个主题的同事当时只是粗略的介绍了文件管理的重要性,并没有讲述具体的细节操作,

但我听完之后思路豁然洞开,并在余下的两个多月内不断摸索和实施,

卓有成效。

我的心情从此之后也开始变得极其舒畅。

没错,我就是一个该死的强迫症。

刚入职场的我坚决不喜欢看到电脑桌面上有任何零散性的文件。

例如文档,记事本,PPT文件,表格等等……

我始终认为电脑桌面上除了软件之外只能有文件夹,一个又一个的文件夹。

所以每当看到别人电脑屏幕上混搭着各种文档,PPT,表格,红的绿的蓝的凌凌乱乱的混在上面时,瞬间就莫名的狂躁。

除了零散文件的堆放,我还无法忍受桌面上摆着五六十个文件夹,

排列整齐,像大阅兵一样……

压抑。

所以那时我最喜欢做的事情就是收纳各种文件,像一个收纳癖一样甭管来了什么文件我都会先把它扔到文件夹去。运营做的工作非常繁杂,尤其是当众多项目全都交汇到了你一点,然后再分发出去时,

各位可以想到,

我丢失文件的情况十有八九

因为我把它们藏着藏着就不知道藏哪去了……

正好藉着同事这次的分享,我决定改变这种情况。

我对自己文件管理方面的要求定下了几个原则

  1. 必须要有逻辑性。这个很好理解。
  2. 扁平化管理。也就是要求自己的文件要能快速打开,不允许为了管理而管理,到最后打开一个文件需要点击鼠标五六次。
  3. 一点进入,无限延展。

关于最后一点我要说明一下,我身边也有朋友做文件管理做的非常不错,我参考了一下他们的方法,发现我并不喜欢那种方式。

他们的文件管理属于归类归的很好,但随着项目越来越多,归的类也就越来越多,最后又变成了好多文件夹,然后又开始了一轮新的归类……

这种文件管理没有太强的延展性,我觉得不适合我,

经过不断摸索,我最终找到了一种比较适合自己的有效办法。

首先,我在桌面上新建了一个文件夹,它的名字叫:

常备文件(名字不重要)

这个文件夹主要是用来放那些无法归类的杂项文件

一般我只在此文件夹里放三类文件(无需在此文件里再开三个文件夹)

第一类放:常用,很重要的文件

比如广告图的尺寸表,各种账号密码,一些活动的话术文档,回答文档等等。

因为这些文件首先你用脑子肯定记不过来,给他们归到什么地方都不太合适,但肯定又会经常用到,所以这些文件要放在这里面,便于快速查找。

第二类放:不常用,但很重要的文件

比如很多操作文档,通用模板文件也可以放到这个文件夹里,因为它们的使用频率并不高,但作用很大,用的时候也需要快速找到。

第三类放:不常用,也不重要的文件

比如团队的花名册,通讯录,应用市场的文档等等乱七八糟的文件……重要不重要因人而异,但这些文件可能很久都不会用一次,但又不能没有。

我在此想特别的说明一下通用模板文件。

好的运营一定要学会多给自己准备各种类型的模板。

我的模板文件就不下二十个,抛开必要的周报模板,月总结模板,PPT模板之外,我还有商务合作书模板,数据报表模板,设计需求模板,文案需求模板等等等,所以我建议各位运营的童鞋一定要学会在工作中积累和打造自己的模板文件,便于快速开展工作。

说完了常备文件,我们再来说第二个重要的文件夹:

全年工作文件夹

该文件夹以年为单位,用来记录你在这一年里的所有工作。可以冠以2015全年工作文件夹,2016全年工作文件夹等等。

这个文件夹最重要的目的就是能把这一年的工作全都装进去,不独立出任何的其他文件。

这就是我说的“一点进入,无限延展”。

那怎么延展呢?

根据你的业务不同,这里面应该至少有这么几个文件夹

  1. 日常运营工作文件
  2. 项目文件
  3. 汇报文件
  4. 数据文件
  5. 以及各种根据自己业务侧重点来制定的独立文件。

接着听我一个一个说。

日常运营文件

我会在这个文件夹里再建12个文件夹,代表12个月,当然也可以工作到几月份再临时新建也好。每天上班之后,我会在当月文件里建一个当日的文件,用来处理今天的所有日常性的工作。

日常性的工作包括每天一些杂七杂八的小事,当日做完,当天结束,不与第二天的事情产生任何关联,不连贯,构不成项目,构不成运营的主要内容。

如果你的日常性工作是具有连贯且重要的工作,那我建议你单独建立一个以该工作为侧重点的独立文件夹比较。

运营的日常性工作应该包括很多,上传各种内容,删除各种内容,写各种文案,换广告位,收集各种信息,

或者还有领导突然今天让你写篇文章,明天忽然让你出一个工作报告,后天临时你写一个小的竞品方案等等。

每天都要建一个新的文件夹,尽管这些工作做了之后你以后不一定会再用到,但只要做好存储,哪怕以后用时,也能找到。

项目文件夹

我所知道的很多运营的工作都是项目驱动型。要做各种各样的活动,各种各样的项目,一个接着一个,甚至一次对接好几个。

所以项目文件夹很重要,非常非常重要。

试想你哪一天突然想不开辞职了,直接把该项目文件夹一压缩,装到U盘里就能走。

这个U盘里可都是你的核心竞争力,你说它重要不重要。

如果你的项目特别多,每个月十多个,那我依然建议你和“日常运营文件夹”一样,按照月度来划分;如果你是做长线项目和大项目,那就直接在项目文件夹里建立以项目名字为命名的文件就好。

那接下来还需要做些什么呢?

项目文件里的细分同样很重要。

比如我要做一个代号为S活动的项目,我在项目文件里建了一个“2016X月X日S活动”文件

接着,我会在该文件里建立这四个文件夹

活动策划文件,活动执行文件,活动结束文件,以及“物料文件”

看到这大家是不是就很清晰了?

活动策划文件】里放活动的方案,合作的文档等上线前需要准备的材料,【活动执行文件】放该活动期间产生的各种内容,名单,数据,【活动结束文件】放活动后的总结,报表等等。

一定要学会通过管理文件培养你对项目不同阶段的理解力和感知力,尽管或许你的活动或者项目比较小,产生文件并不够多,

但我依然反对把项目期间所有的文件都扔到一个文件夹里。

活动所需的所有物料一定要单独放一个文件夹,这样找的时候依然会非常方便。

【汇报文件夹】和【数据文件夹】相信大家应该都明白

一个放你的所有的周报,月总结,季总结,年度总结的各种文件;另一个放你所有的数据统计,记录文件。

最后一个根据自己【业务侧重点】而制定的独立文件夹我需要特别说明一下。

因为很多运营所在的项目组,产品会因为用户量,数据的上升,在不同阶段有不同的工作重点,或者因为推广资源的进入或减少而需要调整工作的方向。

比如我做社区运营之后有一阵突然被调去做铺渠道的工作,该工作我做了两个月,我的工作侧重点在这两个月内发生了变化,所以相应的我建立了一个独立的业务文件夹,用来支持这一段时间的工作。

再比如有一阵我的绩效因为一些原因差很多,我特别建立了一个叫“破釜沉舟”的文件夹,在当月仅剩一周的时候拼命做冲绩效的项目,并在月底顺利达成目标。

你看,我也是通过建立不同侧重点的文件夹而标明自己的工作重点,以便有目标的进行工作倾斜。当然这种文件夹不要建的太多,你的业务侧重点老换的话至少说明你的位置和工作权责是不断摇摆的,这样也不是什么好事。

当然了,有读者可能会问,刘玮冬,你这种文件管理方法看似有条理,但却会让很多工作藏在很深的文件里,点开很费劲,这不符合你快速寻找的原则啊。

是的,所以你要将当日工作文件夹和最近主要做的工作和项目文件拉到桌面来,即使你的工作再多,拉到桌面最多也就只有三四个文件,我实在不信哪位童鞋能一下跟十几个项目。而桌面的项目文件做完后,也要记得定期拉回,总之都用创建文件的“快捷方式”去处理就好。

我的文件管理方法仅仅是提供给大家一种思路,

大家可以根据自己工作内容的不同进行一定的因地制宜。

但快速,有逻辑,有条理的收纳文件,这绝对是一项非常好的工作习惯。

当你在清晰有条理的桌面上快速找到自己想要的文件时,那种便利工作带给你的愉悦和自信感会让你充分的享受工作,并乐在其中。而且通过流畅,有逻辑的工作方式,对于你运营思路的反哺,同样是一种不可忽视的能量。我就不信工作思路混乱的人运营也能做得好。

可见职场上带有强迫症也不算是一件坏事。

刘玮冬

写于2016年4月11日

#专栏作家#

刘玮冬(微信公众号:刘玮冬运营手记),原京东无线运营,人人都是产品经理专栏作家,专注于互联网运营领域的研究和总结,在APP推广,社区运营,内容运营,用户运营,社会化营销方面有其深刻的思考和独到见解。

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