一场小型产品发布会后的思考:线下活动前期统筹与过程管理

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近期受委托帮忙统筹某活动,三天时间零基础(人员基础和物料基础)筹办场几十人的线下产品发布会。甲方大佬表示勉强合格,各项活动内容和流程都基本顺利走完。但客观来说过程还是颇多纰漏,结果也差强人意。一地鸡毛、一塌糊涂后的思考总结:线下活动前期筹备和过程管理。

一、统筹的自我修养

统筹,或者说活动的具体负责人、总执行人,主要职责为组织协调,监督管理以及指导工作。组织成立活动项目组,穿针引线将公司各部门同事以及领导联系起来分配活动的各项工作任务,监督各项工作任务的落实情况,管理内部、外部人员和物料。

指导工作这项非常考验统筹的沟通能力和技巧,注意统筹身份只是服务此次活动项目组,不代表调整在公司组织架构的工作职能。另外,统筹切忌让自己陷入某项具体的工作任务中

二、前期筹备

当接到活动筹备任务时,应及时和任务发布人确认好活动主题,商讨活动流程。根据主题和流程做好前期筹备任务安排表活动预算表并审核通过,拿到此次活动的人事权和财政权才能大干、快干、放手干。

前期筹备任务安排表主要包括成立筹备委员会,统筹组长一定要是压得住阵的公司领导或者直接老板/总经理挂帅,统筹作为统筹组员负责执行即可。前期筹备组一般包括场地租赁、设备购买,物料设计制作,活动推广报名、邀请接待与会嘉宾,主持人选与撰写主持稿,邀请演讲嘉宾、确认演讲主题与PPT,邀请新闻媒体渠道、撰写官方新闻稿和发文。

活动预算表主要包含各项工作任务需要的费用,在此过程中涉及到第三方提供服务的要确定好合作细节。即甲方需要做些什么,乙方能提供什么,价格,时间节点以及注意事项。

前期筹备需要注意:

  1. 做好与会人员预估,参会人员多寡直接和场地、支出相关,如有增减记得做好调整。
  2. 选定的场地,尽量实地走访测量一下,获取各处所需物料设计的尺寸,以便整个活动宣传物料、座位摆放。
  3. 活动流程的变动是很正常的现象,要多讨论、多交流、多开会,集体决策。
  4. 设计物料、主持稿和活动流程紧密相连,注意变动及时修改。
  5. 新闻稿可以根据主题、流程、主持稿内容提前准备好,到时再根据实际活动内容微调和配图即可,这样可以保证新闻稿及时发出,最好活动结束就发出,一般不过夜,最迟次日。
  6. 与活动会议有关的图片、文字、背景音乐、宣传视频等创意类偏主观感受内容,请让相关创作人员向上级领导或老板多请示、多汇报、多修改,统筹人员不要瞎拍板决定。

三、过程管理

一般活动举办前三天就进入马力全开状态,此时各项筹备工作基本完工。活动主题、活动流程已经确定,与会人员与嘉宾名单确认,宣传视频、暖场、上下台音乐、PPT、主持稿等都已搜集准备好,各项物资陆续到齐。此时做好并发布活动日程表、人员分配及安排表以及物料单,并开活动全员动员大会,调动大家的积极性,统一工作目标,分配工作任务,说明工作要求,指导工作细节。

活动日程表主要包含活动内容流程,各项内容的开始结束时间和主讲人/负责人(细化到分钟),标明各项内容相关人员上下台和活动进行中的背景音乐,身后屏幕主背景。备注好各项内容的注意事项,如需要控场注意时间等。

人员分配及安排表需要包含工作分组,各组主要职责,组长和组员。工作分组一般有:主持人、应急安保组、礼仪接待组、音频和PPT播放组、灯光设备组、财务物资后勤组、新闻宣传组、直播拍照组等。明确各组工作任务,具体执行人以及组长负责制。

物料单主要包含各类物料名称,数量、单位、尺寸/用途、负责人,活动前注意清点是否全部到位,活动后可重复使用的物料记得整理收纳入库。更新预算表内对应的各项项目的实际支出。

过程管理需要注意:

  1. 统筹注意做好工作任务分配,确认各项任务的执行人、责任人,确保每位工作人员知道自己该做什么、怎么做,对各项工作内容查遗补漏,对工作结果监督管理。
  2. 出现问题及时协调各组解决,突发状况有准备方案随时救火,工作纰漏及时向上汇报并想办法补救,你看来天大的事也许领导随手就能解决或者无关紧要,你认为的小纰漏或者隐瞒掉的小细节却可能让整个活动前功尽弃。
  3. 活动前一天晚上是决战阶段,会发现总有完善不完的细节,加班加点是一定的,但一定一定一定不要熬通宵,不要熬通宵,不要熬通宵,头发、身体是自己的,健康才能打持久战。
  4. 一场高质量、优秀的活动是通过各处细节来体现:主背景用色不协调、主题不对拉低的是活动格调;各种展示的设计物料一处错别字,瑕疵否定的是团队心血;上下台音效、活动背景音乐、PPT、宣传片播放的不同步抹黑的是团队的工作能力。这些细节无他,惟有用心、多练、多思考。

一场完整的活动还应该在活动后完美清场,将物料整理收纳入库。对活动进行复盘总结,表扬活动中表现突出的人和事,检讨活动中的错误,改进活动中的不足,弥补活动中的纰漏,核算活动各类数据以判断是否达到活动目的。统筹一定要记得组织参加活动复盘总结会议,人在现场才能避免背锅和少被人甩锅,不然嘿嘿嘿~

多年踩坑经验,呕心沥血分享~

 

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  1. 总结的相当好,感同身受

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