做好系统实施,需要避开这5大忌

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本文作者从项目实践出发,结合企业案例,分享了在系统实施过程中需要注意的5大问题,希望对你有用。

上周因为项目实施原因去仓库现场出差,了解系统当前在仓库的使用情况,过程中也有一番感受。对于成功的系统来说,光有设计和功能是不够的,它需要真正落地才可以实现自身的价值。

所以今天我想从系统实施过程中容易疏忽的问题的角度,以企业内部WMS的实施为例,分享下关于实施的一些想法。

本文将分别从实施内容、实施对象、实施计划、实施过程、实施结果五个维度,列举实施过程中容易出现的问题,来简述系统实施的流程。其中包括:

  1. 忌一股脑一起开动
  2. 忌不分对象一锅炖
  3. 忌毫无计划随缘实施
  4. 忌毫无准备无重点
  5. 忌上完就撤无跟进

01 忌一股脑一起开动

此处“一股脑”是指将所有的系统功能一起上线实施。可能会有同学提出疑问,这样不是可以在短时间内获得更好的上线效益,对于企业和员工士气都有好处吗,而且许多saas公司提供的系统/方案不就是一整套一起的吗,为什么不可以呢?

这里就要好好说道说道了。对于整套系统来说,其中的功能必然是会涉及到不同的组织部门的,各组织所涉及的功能各不相同(当然会有重叠的功能),而笔者上文中提到的“一股脑实施”指的是针对于同一组织,单次的实施超出了这个组织实际可承受的范围。

为什么说要避免这种情况呢?

  1. 功能过多,学习成本高,特别是对于用新功能/流程替换旧功能的情况下,员工本身会存在惯性操作,一刀切的操作会让员工在感受到新功能的好处前,就已经开始产生逆反心理了。(当然,修复类的新功能除外)。
  2. 新系统新功能能实施过程中,难免的会出现系统异常的问题需要修复或处理,而集中性的迭代则会出现集中的异常暴露,导致异常无法得到及时处理,这对于员工的使用积极性更加是雪上加霜。
  3. 此外,对于实施人员来说,批量实施也增加了实施的管控难度,最终达到的效果也会不尽如人意。

因此,对于实施来说,我个人也是建议小步快跑。在实施初,需要明确定义好整体实施的功能内容,如果功能过多,则需要按优先级、按功能依赖性进行分批的规划。

02 忌不分对象一锅炖

即使是同一组织,组织内部仍会存在不同的个体。比如对于仓储系统的实施来说,实施组织统称为仓库,但是细看其中,却又各不相同,比如仓内的管理规范、仓库规模(涉及人员分工)、仓库设备等的差异,均会影响系统的实施使用。比如部分仓库由于单量大会配备PDA(手持设备)而部分则无,会影响WMS在出入库实操环节上的不同,如果实施内容中包含此环节,则需要考虑区分对待。

这次笔者去的仓库对于库位和物料的管控均优于之前去的其他仓库,那么在实施上,其难度也会远小于其他管理规范差的仓库。

因此,在实施前,需要根据可能对实施产生影响的客观条件,对实施组织进行进一步的分析和归类。以提高实施效率,减少由于实施对象差异对实施进度造成的影响。

同时,对于这部分差异,也需要在培训过程/内容中有充分的体现。

03 忌毫无计划随缘实施

结合上面针对功能和组织的了解和调研,在系统实施在启动前,需要有明确的实施计划。对于计划大体可以分2种类型:

  1. 对于已经同一功能分不同区域上线,应以覆盖区域为计划推进标准,如一阶段要覆盖20%区域。
  2. 对于一个实施主体,需要实施多项功能的,则应以实施功能的占比为计划推进标准。

不管是哪种类型,每个阶段都需要明确定义推进的计划标准值。

实施计划的执行过程中,分阶段对实施结果进行复盘,取长补短,根据实际的实施进度及时进行调节计划,对于影响计划的因素,应当及时暴露风险,确保整体实施可以如期完成,以取得项目效果。

没有计划只会导致实施人员毫无把控意识,实施一拖再拖,对于影响实施的因素一再放纵,甚至忽视。不仅会影响实施进度,还会打击开发团队、业务团队积极性,甚至最终可能功亏一篑。

04 忌毫无准备无重点

实施内容、实施计划都定义清楚后,怎么实施才能称之为有效的实施呢。概括来说就是完整的培训操作文档、重点清晰的使用说明、详尽的异常处理手册。

培训文档的重要性在之前用户沟通篇中已经有所提起,培训文档除了需要具备完整性外,还需要注意的是“突出重点”。所谓突出重点指的是,在每个操作步骤中,容易犯错的点或者是操作异于常规的点。

除了培训手册外,这里我还想强调的是异常处理手册,这是很多人一开始会忽略掉的重要内容,但它的重要程度是不亚于操作手册的。就像我们购置新家电后,其实很少有人会认真的去阅读说明书,往往是在机器坏了 ,我们才会想起来“说明书”,但却也极少有人会耐心的把冗长的说明书看完,大多数时候我们还是会直接上网查询“XX部件坏了怎么办”。

总的来说,在实施前,需要准备的材料需要覆盖以下范围:

作为用户,我在什么情况下,需要进行什么操作,操作中我要注意什么,如果报错了我要怎么处理。

如果说,作为实施者,你已经可以完整回答以上问题了,那么你已经准备好了,可以开始进行实施了。

05 忌上完就撤无跟进

培训完成,手册OK之后,实施是否就是成功的了呢?

NO。

这就像上学一样,并不是老师教完了,所有的学生都可以做到100%掌握,上学时我们通过考试来检验学生的学习成果,在项目实施中,我们则需要通过线上的实际使用数据和用户反馈来确认项目实施的效果。

而实施者在这过程中扮演着“老师”的角色,因此也需要肩负最终“验收成绩”的工作。

如仓储实施后,确认线上有正常的单据流入(确认用户正常在使用),特别是在前期,也需要确保单据的流转顺利。对于无数据的组织,则需要确认是否有其他原因导致未正常使用系统。

此外,用户的异常和优化反馈也是“老师”需要聆听的声音。

总结

总的来说,优秀的实施需要在前期做足调研功课,包括功能的应用方、应用方的类型等,根据调研结果制定实施计划,而实施计划也不是一成不变的,在过程中,需要结合实施进度进行适时的调整。此外在实施前需要对实施材料(操作说明和异常处理文档)有充分的准备。实施后,也需要及时监控线上的异常和数据,确保用户可以正常,正确的使用系统。

 

作者:麋鹿产品,公众号:麋鹿产品手册

本文由 @麋鹿产品手册 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CCO协议。

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