如何更好体现PMO的价值

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编辑导语:如今很多项目型企业都建立起了PMO,如果在组建后能好好发挥PMO的价值,可以提高企业中各方面的能力;但如今国内很多企业的PMO都还是刚刚起步,在发展阶段,还无法发挥最大效用;本文作者分享了关于如何体现PMO价值的分析,我们一起来了解一下。

项目管理作为企业及组织的一种管理方法,在企业经济活动中扮演了越来越重要的角色;无论是传统企业,还是互联网企业都非常重视项目管理工作,很多企业不仅组织员工学习项目管理课程,推动员工个人项目管理能力的提升,还设立了PMO部门,用以提高项目整体管理能力。

而由于不同公司组织架构以及对PMO认识程度的不同,PMO设置形式也千差万别,有的设置了部门级PMO,有的设置了公司级PMO,有的设置了集团PMO。

那么,什么是PMO?PMO对企业有什么价值?做为PMO如何更好体现自己的价值呢?

搜索百度百科,PMO英文为:Project Management Office,缩写简称:PMO;也称项目管理办公室、项目管理中心或项目管理部等。

PMO是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门,是为了提高组织管理成熟度的核心部门;它根据业界最佳实践和公认的项目管理知识体系,并结合企业自身的业务和行业特点,为组织量身定制项目管理流程、培养项目经理团队、建立项目管理信息系统、对项目提供顾问式指导、开展多项目管理,以此确保项目成功率的提升,确保组织战略的有效贯彻和执行。

一、PMO能够为企业带来哪些价值呢?

从大的方面来说,PMO能提升企业竞争的能力,通过PMO为项目经理和项目团队提供所需要的各种支持和服务,让项目管理技术和经验能够成为企业的组织财富,最终改善项目团队的整体生产力,提高企业的获利能力。

从小的方面看,加强PMO建设,对项目也有诸多裨益;比如,很多公司可能会碰到这种现象,以往的项目记录能找到的资料很少,各阶段文档严重缺乏,类似项目启动时,只能是重新再来,导致同类项目无法借鉴以往项目经验,甚至一旦项目相关人员离职,可能导致前期项目成果付诸东流;或者项目完成后,有些项目成员不愿意公开文档,不愿意共享项目信息;亦或项目文档随意分发、泄露公司机密,这都成为了项目建设一大障碍。

通过PMO部门可以起到统一管理的作用,对项目中各文档进行监督、管理,使各项目能够充分达到资源的共享,同时防止项目文档信息泄露,让项目的启动或实施更为顺利。

另外,在IT项目运行过程中,各种因为代码问题触发的bug,进而导致系统故障不可避免;一旦发生故障由谁处理,如何处理是一个很艺术性的问题。

许多公司在处理类似问题时缺乏相应的机制,会形成两个极端,要么所有错误都不追究责任或者项目组内部自罚三杯;要么视公司老板对于该次故障的关注程度,所有处罚取决于老板的个人意见;这种处理问题的方式缺乏处理的依据,很难令人信服。

引起的后果也是显而易见的——如果不追究责任或自罚三杯,无法起到警示作用,类似的错误可能重复发生多次,最终导致酿成大错;如果视老板的关注程度决定是否处罚,风险高的产品项目没人做或者总是那几个靠谱的“老司机”做,新人不敢做或没有机会做,得不到锻炼,无法积累类似项目经验;一旦“老司机”不在岗或离职,可能会引发更大的问题。

通过PMO部门可以完善公司的治理机制,不断优化流程、完善制度,真正实现“枭将东徙”;同时,在这个过程中由PMO进行处理,更中立、客观,令人信服。

总之,通过PMO对项目进行综合协调、统筹督导,能够最大限度的实现资源共享和合理配置;提高组织运行效率和执行力,进而实现公司对项目全过程管控。

PMO工作如此重要,但是作为其中的从业者,却并非看起来那般美好,经常会有各式各样的吐槽,比如:PMO不好做;PMO很难做;做了PMO后,经常迷茫;老板期望很高,支持不多;职权不高,管事不少,容易掉到“坑”里;作为PMO团队曾经的一员,对于这种感觉感同身受。

二、作为PMO,如何更好的体现自己的价值呢?

我认为,PMO首先要放低姿态,从服务项目的角度出发,打破边界感,想办法证明存在的意义和价值,解决自身的生存问题。

特别是PMO建立伊始,一定要在深入了解公司情况的基础上逐步开展工作,为PMO真正发挥作用奠定一个好的基础;建立适合公司实际情况的项目管理制度、管理流程、工具支撑;使公司项目管理从无序管理、野蛮生长的状态,逐渐过渡到有序的状态。

随着PMO价值的体现和制度体系的不断完善,PMO可以在数据化,管理能力提升、风险管控、信息化等方面发挥决策支持作用,进而在项目收益、运营体系变革等方面发挥主导和推动作用。

同时,在提升跨部门之间的协调和沟通效率上,PMO要发挥主导作用,在沟通中注重细节,将耐心作为一种性格,原则作为一个底线,公正作为一份良心;打破现有的解决某一个点或是局部问题的思路,立足长远,解决整体性问题。

另外,PMO需要与老板们经常性的进行开诚布公的对话,实时了解来自老板的需求以及对当前工作的反馈;满足来自老板的期望,为项目团队提供支持,解决项目面临的普遍问题。

当然,随着数字化时代的到来,PMO工作将面临着更大的挑战。

Gartner就认为AI将在未来十年变得如此强大,以至于到2030年,80%的项目管理任务将自动发生。歌德说:“你若要喜欢你自己的价值,就得给世界创造价值”。

对于PMO从业人员来说,要因时而动,不断调整自己的定位,拥抱变化,创造价值。

 

作者: 张洪强  ,微信公众号:PMO杂谈

本文由 @PMO杂谈 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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