跨境电商采购管理(二):采购管理

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编辑导语:采购作为供应链的中间环节,起着承上启下的作用。在跨境电商中,采购是如何进行的,该如何进行采购管理呢?我们一起来看看吧。

一、采购系统的定位

采购作为供应链的中间环节,承担着重要的责任。

得到备货指令开始,匹配供货关系进行下单,传达订单信息到供应商,对订单的回货进行持续跟进,确保订单准确、高效的到达公司仓库,经过质检符合我司的质检要求,货物入库,在订单完结后对订单进行对账,确保钱货两清。

二、采购系统-供货关系

“供货关系”是产品+供应商维度的数据,同一个产品在不同的供应商下面信息会有所差异,我们需要将这些差异信息进行详细的维护,用于采购下单,下面我将介绍几个重要的参数;

1. 价格

价格分为“开发单价”和“未税单价”,开发单价是该SKU最原始的价格,只是作为参考对比,该价格不会发生改变,未税单价是可以进行修改的,同一个SKU在不同的供应商下面,未税单价不一致,单价的变化要进行严格控制。

2. 是否开票

同一SKU在不同供应商下面开票的信息和要求不一致,需要根据公司对于SKU的要求,确定该供应商是否支持SKU开票,如果可以,需要明确表明开票品名、开票单位、票面税率、开票点等信息。

3. 是否包邮

供应商是否支持包邮,包邮与不包邮一般会影响到未税单价,若是包邮的,下单时无需确认运费,所示不包邮的,下单时还需要根据重抛比核算运费。

4. 最小起订量

供应商要求的最小起订量,不满足订货数量要求的,供应商不接单,所以这里需要做备货计划的时候考虑,备货数量要满足最小起订量。

5. 交期

指订单下达日开始至交付日之间的时间长短,不同的供应商交付能力有所差异。

6. 货源状态

指供应商对该款产品的供应状态,一般有正常、断货、停产。

三、采购系统-下单

下单总流程在采购系统分为三个阶段:

  1. 备货单:备货系统下达备货指令,匹配供货关系,形成初步数据,在这一步时会判断供货关系信息数据是否异常,如果是异常的需求进行人为处理;
  2. 待确认采购单:备货单与供货关系匹配没有问题,已生成采购单,和供应商进行订单确认中,网采单和合同单的审核流程有所差异;
  3. 已确认采购单:采购单确认完毕,通过审核正式生成订单,在此状态是需要进行跟单,确保货物能够准时到达仓库。

三、采购系统-取消未到货

取消未到货分为多种场景:

  1. 未发货取消:取消订单的未到数量,若订单有预付款,同时进行【退款流程】;
  2. 已发货“供应方”问题导致的取消未到货:取消订单的未到数量,若订单有预付款,同时进行【退款流程】;
  3. 已发货“采购方”问题导致的取消未到货:取消订单的未到数量,同时进行【报损流程】;
  4. 已发货,但是无法确定是哪方的责任,双方约定各承担一部分:取消订单的未到数量,若订单有预付款,同时进行【退款流程】和【报损流程】。

真实的取消未到货的场景会更加丰富,使用上面几种流程进行结合就可以覆盖全场景。

四、采购系统-对账

合同订单在订单入库完成,合同、取消未到货、退款、报损等流程处理完毕之后,进行对账,对账的场景更加复杂:

  • 预付全款订单:核算仓库入库金额、退款金额、报损金额、已付款金额,确保金额款项最终为0,达到钱货两清;
  • 预付部分款订单:核算仓库入库金额、退款金额、报损金额、已付款金额,计算还需付款金额,并进行请款,财务执行付款;
  • 账期订单:核算仓库入库金额、退款金额、报损金额,计算需付款金额,并进行请款,财务执行付款;

在对账完毕和请款完毕之后,订单才算是真正的完结。

五、采购系统-采购单状态

采购单状态和子采购单状态在订单的不同节点,代表不同的意思,分辨不同的场景;

采购单状态主要负责处理订单的主流程场景,子采购单状态主要负责处理订单各个SKU的入库情况,并根据各个子采购单入库情况判断主采购单的总入库情况。

六、总结

本篇文章针对采购单的下单有一个基本的概述,让大家对采购有一个基本的了解,全部采购单流程还是很复杂的,需要考虑更多的场景,做更多的延伸,想要探讨更深层次的内容,可以评论留言告诉我~

上篇文章:跨境电商采购管理(一):备货计划

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  1. 最终的状态部分 可能用状态机更好一点

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    1. 方便加微信,一起探讨一下吗?z378554555

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    2. OK 呀

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