工作总结:展会策划的几点心得

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人社部信息化创新应用展览策划工作,于个人而言,这是一段如烈火燃烧的时间的美好见证!本文基于三个月的展厅策划工作经历,总结经验,吸取教训,发表感悟,留作纪念,以供他人参考,少走弯路。

01  领会领导的思想和意图

领导的思想代表了公司层面对于产品认知的高度,因此展会策划过程中的每一次会议、每一项通知都代表了其对当前事务以及下一阶段工作的具体要求。

在个人对产品认知不足的前提下,通过领导了解公司的产品,比自己独立理解要来的快速和深刻。

当然,领导对于产品的理解往往站的高度较高,甚至脱离了技术、框架,但对于展会来说技术恰恰不是重要的,产品能够解决的问题和实现的效果才是展会最需要宣传的内容。

如果领导主抓工作,就要注意汇总和梳理领导的讲述,反复提到的内容往往是一个重点,从某种角度来说这种阐述是有原因的。建议在会议结束后尽快基于会议内容整理成方案,从而能够加深个人理解,否则多次会议之后感觉不到内容体系的演变和完善。

02  一切围绕核心内容开展工作

展会的表现形式有很多,展板、视频、宣传页、二维码、现实体验等,这些形式要只有承载了内容才能变得鲜活。

1. 确定核心内容

任何展示都要有一个主题,确切的说是同一个主题,而围绕主题的内容脚本则是展览的核心内容。核心内容的确定是整个展览工作的重点和难点,一切形式的展示都是围绕核心内容展开的。

核心内容来源于对展示产品的认知,一方面前面提到的领导意志实际上就是核心内容的前身,要在此基础上进行整理和完善;另一方面,核心内容是一个完整的体系,涵盖多个方面的要素,包括:目标、手段、措施、能力、效果等。

核心内容最好是通过方案进行表述,再配合关键示意图进行说明,从而能够让项目成员迅速理解。

2. 理解核心内容

展会准备工作涉及的人员角色较多,各方只有建立和达成同一个共识才能向着一个方向前进。

不论是策划、讲解、宣传,还是美工、技术等角色成员,都应该理解核心内容,最终做到内容的融会贯通。具体到每个人的理解没有太好的办法,就是要逐词逐句、逐页逐篇搞清楚,当然还有一种方法就是通过向其他人讲解来理解内容,让其他人帮助发现偏差。

特此强调,如果核心内容理解不好,接下来的设计、展示、讲解等工作将十分受影响。倘若短时间内实在无法理解核心内容,建议在接下来的工作中多听取别人的意见和建议,切勿擅自结论。由于所有的工作都与核心内容相关,因此工作的过程也是内容理解的过程。

3. 运用核心内容

核心内容的确定后,策划工作基本完成了一半,而内容的合理运用也至关重要,如:展板、二维码、宣传册、PPT、视频等,要根据不同展示形式的特点进行内容编排,后面会具体讲解。

03  精心设计和表现核心内容

1. 内容定位

如同产品定位,在展览过程中具体到内容的某一种展示形式,首先也要有一个合理的定位,对象是谁、展示什么主题、需要哪些内容支撑和要达到什么效果都应该定义清楚。比如,二维码展示面向所有参展人员,是整个展厅的一种线上体验,涵盖理念讲解、产品功能特点、应用效果等,期望让用户长久保存,事后学习。

2. 内容编排

依然以二维码设计为例,内容编排要做到:

  • 要着眼于整个版面,由于是纵向页面,因此要充分利用页面的垂直空间;
  • 要保持页面整体风格的简洁、统一、规范;
  • 多采用比喻、模拟、夸张、修饰等方法,让内容浅显宜读,切忌进行内容的堆砌;
  • 每一页面的主题要鲜明,重要内容和次要内容要有所区别,通过字体、字号、配色、位置等要素加以区分;
  • 如果页面较多,注意将页面归类,添加导航页,每一页也最好注明所属部分,引导阅读者思路;
  • 如果一段内容实在不好形象表达,可以将内容条目化,至少这样看来内容的构成是清晰的、有逻辑的。

其他内容如PPT、宣传彩页等设计思路各自有所不同,但本质相同,这里不一一阐述,总之要做到展示内容在不同展示形式下的内在统一、外在得体。

3. 内容优化

内容编排完成后,还要对内容进行优化,做到细节到位。斟酌用词的确切性,语句的连贯性,内容之间的逻辑性。因为最终的设计都是展示给参展人员看的,因此这个阶段可以将设计发给公司其他领导和同事,听取可以优化的问题点。

04  内容为王,不特意追求形式

内容是永恒的,形式是多变的。因为内容和形式是相关联的,但内容又不完全依赖于形式,只能说形式可以反作用内容。在准备工作初期,很容易陷入形式的泥潭,考虑的太多、太细,并不利于内容的组织和理解。

内容的最好表达方式就是文字脚本,这是抛开一切形式之后的赤裸裸的呈现。在准备初期,确保内容的质量是关键,至于形式,是使用电视机、拼接屏,投影仪还是VR等,都是次要的,形式的选择仅仅是为了美观和现场的冲击力。

在布展过程中,布展公司提供的各类设备往往是有冗余的,如果现场效果不佳,完全可以临时申请增加或更换,因此至少在工作初期,大可不必为形式担心。

05  针对参展对象,突出相应内容

如果一次展会参展人员较多,而参展对象的身份差别较大,那么建议要针对不同的参展对象突出不同的展示内容,正所谓“见人所人话,见鬼说鬼话”。

以本次展览为例,参展人员上至省部级领导,下至地方业务科员,其关心的内容显然是有所不同的。

对于较高层级的领导,他们较为关注决策分析类的应用展示,例如关键指标数据呈现、大数据应用等。由于他们的时间非常有限,因此讲解过程要求短平快,重点突出,结论鲜明,用数据说话。

而对于主任、科员等级别的领导,他们往往对业务模式较为感兴趣,这时候可以直截了当的展示具体产品,越直接,感受就越强。例如,通过一个业务流程的操作将解将产品的功能、特点和操作模式完全展示出来,或者让参展人员进行切身操作体验等都是很好的方式。

06  精准、规范、统一表达

展会的本质上就是一场大型交流,不论是文稿、声音还是画面,都要讲求语言的规范性和统一性。

1.内部规范

即公司成员在参展过程中对同一个事务的表达要求规范,这是彰显企业形象的基本条件。

2.行业规范

即用词用语要符合行业内标准,这些标准一般都来自政策文件、技术规范等。尤其是政务领域的用语更要讲求严谨,切勿随意篡改,也不要自行创立新词汇,如政策文件中使用“减少群众跑腿排队”,就不要说“降低百姓跑路排队”。

07  任务安排要明确、详细、可落地

展会准备工作是一个分工协作的过程,少不了工作计划的制定。列任务、定时间、出成果是工作计划的基本要求,计划一定要可执行,具体来说就是要让任务负责人知道今天和明天应该干什么,否则计划就成了一纸空文。

1. 明确任务,拆分任务

任务越粗略就越不明确,负责人执行起来就越无法预期。建议将一个大任务按照任务构成或工作进程继续分解,体现出关键任务节点甚至是工作成果输出。

如果某个任务策划人无法自行分解,那要与任务负责人沟通,一起制定计划,而这样的计划肯定是具实的。

2. 合理安排责任人

如果一项任务涉及两个甚至多个角色成员参与,一定要明确第一责任人;对于策划这一角色,类似产品经理,要尽量承担内容产出、项目沟通、进度控制等事宜,不要负责看似有关但完全可以交付给其他人的事务。

3. 合理设定时间

时间的设定既要考虑整个工作的期限,也要考虑每项具体任务的工作量,同样建议和负责人共同协商确定。

08  善于沟通,勤于汇报

沟通是做事情的一部分,而且是很重要的一部分,上下级之间、项目成员之间、内部外部之间都需要适时进行沟通汇报。

在我看来,以下三种情况需要做必要的沟通:一是,不确定的事宜要沟通;二是,重要工作节点要沟通;三是工作的产出结果要沟通。

笔者不是什么沟通达人,确切的说是一个不太善于做沟通的人,在本项目工作中吃过沟通的苦头不再赘述,但希望各位将沟通作为一种工作风格,将汇报作为一种工作习惯。

3个月的准备,3天的布展,3天的展览,在感叹时间飞逝的同时,不忘珍惜过去发生的一切,有激情、有责任、有信念、有思索、有苦涩、有汗水、有感动、有泪水。感谢这样的一次工作经历让我体验了活动策划、产品包装的整个过程,领略了团队协作的真谛,也使我重新定位自己,重新审视以后的工作。

以上分享的工作心得仅代表个人观点,真切期望与各位共享和共勉,笔者不是什么管理人员,文章有失高度和水准,但却是发自内心,不流于表。

 

本文由 @Hessencrian 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

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评论
有话不说憋着难受
  1. 展会策划方案的格式是怎么样的?下个月就要参展了,现在都还没有具体的策划 :cry:

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    1. 策划方案还是较为宏观的,不拘泥于格式,只要把事情介绍清楚就行;重要的是展示内容,一切以内容为核心,把内容做到位。

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    2. 谢谢回复,这篇文章对我用处很大~! ;-) 我好好消化消化。我主要负责线上内容部分,但感觉沟通还没能做到位,看来要做的工作挺多的 :cry:

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