假如让我来设计一套会议系统……

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回想上一次我们参加开会时在什么时候,是跟谁在什么地方开会… … 很可能,当时使用的投影设备就是一台普通的投影仪外加一台用于演示资料的笔记本吧。

像在日常工作中的方案演示、咖啡厅里的交流会、异地会议讨论等等,凡是涉及到交流沟通的场景,就很可能需要投影器材来作为演示工具来提升沟通效率。由于现有的会议场景解决方案太过于低端(就像开文描述的场景一样),直接导致会议质量远远跟不上组织对高效率协作的要求。

我们期待的会议系统应该是这样的

  1. 能够有效地将会议室的使用时间管理起来,提高会议室的利用率;
  2. 能够流畅地进行远程视频会议,达到异地办公的效果;
  3. 能够便捷地调控会议室环境,做到设备智动化;
  4. 能够作为演示资料的同时,也能够作为绘制表达的工具;
  5. 能够协助会议过程中的讨论,比如语音检索相关知识;
  6. 能够及时保留会议记录、头脑风暴的结果,并且能够及时地将知识分享出去;
  7. 能够记录会议过程,会后再次重现会议过程;
  8. 会议机能够做到可移动,做到随时随地即想即用。

用户场景

  1. 产品经理小张正准备向老板汇报上季度的网站的运营情况分析报告;
  2. 理财培训师小郑在咖啡厅跟粉丝们做线下的培训互动;
  3. 技术支持小王正在与团队异地视频,反馈现场系统的安装问题。

针对这种需求,我试着构建出这套会议系统(代号:星云),如下:

系统架构

以星云云服务为网络架构,向下联动会议机。以会议机为终端节点,向下联动会议机,向上面向终端用户。

普通用户可通过APP使用星云系统提供的服务;管理员可通过管理后台对基础数据和设备策略进行配置管理。

星云会议机设备

使用带轮子的支架,用户可便捷地移动会议机设备,支架支撑起屏幕显示器,在这种结构设计之下,要求支架上的会议机承载重量不能过高,所以需将屏幕主板和电源搬移到底座上,同时支持电源快速充电功能。

用户在使用会议机时可摇动屏幕来调整屏幕的角度,同时也可以通过电容笔在屏幕上根据自己的想法进行绘制图案。当开启视频会议时,顶部的双摄摄像头升起进行人脸定位,做到远程会议以及会议记录的效果。

星云会议机系统

1. 软硬结合的系统交互

在软件功能逐渐替代硬件设计的当下,为什么要在会议机右边显示4颗实体按钮呢?

就像现在很多电视机一样,即使软件做得多完善还是会保留一些基础的实体按钮为用户在特殊的场景下使用,像遥感设备突然没电,软件卡顿的情况下,通过硬件上的功能控制,依然可以还原软件系统状态。同时,对硬件的交互在某种程度上可增强用户对机器的信任和好感。

会议机右测的4颗实体按钮分别为:主页、菜单、向上和向下。结合语音交互(星星助手),可极速地检索到内部相应的应用和外部广阔的知识。

2. 功能架构

星云会议机嵌入式系统就像手机安卓系统一样,可采用Android7.0+版本来作为系统定制开发,通过重新定制Bootloader和相关驱动的开发来实现星云会议机系统的定制。运行在系统上的各类应用软件,可根据需求在硬件性能允许的范围内进行功能扩展。

星云管理后台

星云管理后台采用B/S架构,一个管理后台可管控多台会议机以及所有各类接入设备,系统管理员通过管理后台配置各类基础数据包括用户权限、场景策略等。后期若平台足够强大时(像钉钉后台一样),可以开放接口给各类硬件设备的厂商对接开发,逐渐实现企业内部设备物联化。

功能架构

  1. 会议预约:对预约会议过程中涉及到的基础数据,比如:会议室、组织架构、时间模板等数据进行扩展;
  2. 设备管理:根据不同的场景,比如:商务会议场景和评审会议场景,联动相应的设备和设置合适的环境参数来快速地切换相应的场景环境;
  3. 用户管理:通过权限、角色、用户三个维度来管控用户的操作权限,用户操控群体包括:PC、APP、微信等多维渠道;
  4. 文档资料:云平台可作为组织内部的知识库,在一些培训会议后沉淀下来的资料,通过共享维护可不断地扩展组织的知识面。

星云APP

苹果和安卓的手机用户都可以使用星云APP来接入星云会议系统,包括:远程加入视频会议、预约会议、查看过往的会议资料等等。随着这几年移动终端地普及以及视频服务逐渐成熟,办公移动化正成为我们办公的常态。

功能架构

  1. 预约:预约界面是APP登录成功后进来的主界面,用户可方便地发起会议预约、查看空闲会议室和要参加的会议信息,同时可通过扫一扫功能来便捷地登录PC;也可以主动加入会议或旁听会议;
  2. 资料:就像有道云笔记一样,凡是在云端沉淀的文档资料,无论你在哪里,都可以通过APP进行访问,也可以即时地分享它们;
  3. 我的:显示我的个性介绍以及参加会议的统计信息,以及扩展的其他应用,比如:查看邮件、会议录像等功能入口。

总结

以上,是根据自己近期这段时间的构想而初步构建的会议系统模型。会议系统作为企业内部重要的作业系统,承接工作中的沟通和交流,是提升企业内部组织效率的关键系统。

以会议系统为中心可联动企业内部的设备做到物联网化,后期再结合大数据、人工智能技术可为企业办公提供更高质量的服务。

像钉钉、视瑧等公司近几年围绕企业内部建设为主题而提供的产品和服务,从态势上看,越来越呈规模效应型发展。

 

本文由 @中正技艺 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图作者提供

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评论
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  1. 现在有很多的会议产品,是满足你提的这些要求的。
    有关会议内容的分享,因为部分会议内容涉及机密,所以最好不要设置外部存储,设置为本地存储比较合适。

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    1. 是的 不过还没有类似于这种可以便捷调整显示屏角度的会议机产品 因为现在大部分显示屏主板像液晶电视一样是一体式的。

      会议资料作为云存储是考虑到跨平台异地访问的需求,机密的会议内容是属于数据安全上的问题。

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    2. 可以上下调整不就好了吗,为什么要前后调整呢。(虽然我也感觉在硬件上加上这个便捷调整也还行)
      如果是绘图、写东西在PC端操作不就好了嘛。

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    3. 实际的会议场景有时候会因为环境光线的问题造成反射,也有的会议场景是站在会议机前讨论问题,比如讨论原型UI的设计等 基于此将显示屏设计为支持灵活地调节角度可满足这些应用场景 就像微软之前好像发布的一款平面电脑一样可灵活调节,感觉会很专业 :oops:

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