后台统计报表如何设计?

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在系统后台,我们看到最多的就是一张张报表。有的人对报表的第一印象肯定是“嗨,表格嘛,就和excel表格差不多,有什么可难的”。统计报表虽然看起来简单,但后端产品中,统计报表是非常重要的,在设计的过程中还是有很多小细节和注意事项的。今天我们就来谈一谈统计报表的设计。

了解用户需求

拿到了报表需求后,首先去了解报表在业务中的使用场景,仔细地去分析用户的需求。这个时候可以利用“5W1H”理论来梳理和提炼需求。

  1. Why——为什么要设计这张报表?(用户的目的是什么)
  2. What——报表有哪些内容?(表格内容有什么)
  3. Who——报表给谁看?(报表的目标用户是谁)
  4. When——什么时候看报表?(查看报表的频率,是每天/每周/每月/每年)
  5. Where——报表要放在哪儿?(报表要放在系统的哪个模块)
  6. How——怎么执行?(怎么设计这张报表)

举个电费统计报表的例子:

  1. 用户想统计用电量;
  2. 报表要有区域、电表名称、尖峰平谷总的用电量;
  3. 报表给物业管理人员查看;
  4. 每月20号看报表;
  5. 报表放在电量统计模块 。

结合用户的业务需求和“5W1H”理论,能把报表需求大概整理出来,接下来就是进入报表设计阶段。

设计报表

1. 表格字段

表格是统计报表的核心模块,在选择字段的时候,应该充分考虑业务,理解查看报表的人的需求。

如果是信息记录的表格,例如:租客的信息列表。

  • 首先需要考虑租客的信息,例如:租客姓名、联系方式、身份证件号码;
  • 其次要考虑该租客的居住信息,例如:房源地址、管理中心、所属管家、入住时间、办理时间、居住状况。

这些字段就基本上涵盖了管家想了解一个租客的所有信息。

如果系统本身有实名认证的流程,那租客姓名后还需要增加实名认证的标志,以此来对租客进行区分。

如果是数据统计表格,例如:电量统计表,则需要确定在实际业务中电表的安装和计量。

电量统计表包括两部分:电表和读数

和电表有关的字段有房间区域、电表名称,和读数有关的字段则稍微复杂一些。如果该报表是直接计算费用,则一个总电量就够了;如果该报表是需要记录不同时段的用电量,则需要有“尖”、“峰”、“平”、“谷”这几个字段。

当然这需要根据城市具体情况来选择,有的城市没有“尖”这个时段,例如厦门就只有“峰”、“平”、“谷”。

还有一个需要注意的点是数据的读取,需要确定好规则。像租客信息的字段大家都默认好了,前后台的名称定义是一致的,姓名就是姓名,不会说前端展示是姓名,后台录入数据的时候,姓名实际上是年龄。

但是电表相关的字段就可能会出现这样的问题,由于各地业务不一样,区域、位置、名称这几个名词的差异性、独特性不够,有的时候用户默认的规则不一样,导致读取数据后,展示数据时,容易误导用户。所以在PRD中,需要定义好名词的规则。

例如下图:就需要对应好前端展示和后台的名词。

2. 筛选条件

筛选条件是用户能够精准查找自己想要的信息的重要手段,筛选条件一般是跟着表格字段来确定的。换句话说,筛选条件的维度是表格里的某些重要字段,但并不意味着将表格所有的字段,都做成筛选条件就是最全面的筛选。

在这个过程中,需要仔细思考那些筛选条件对用户是有用的,哪些筛选条件并没有多大意义。

举个例子:租客信息的表格,则常用的筛选条件就会有小区地址、姓名、电话、入住日期、居住状况,这大致就是管家们能够锁定自己想要找的租客的指标了。

这些指标有一些共性:通用、好记、独特。

通用的意思就是大部分筛选都这么筛,找租客就得有姓名和住址;好记就是这些维度都不难记,小区名词、租客姓名,这些都能短期记住。像身份证号码这种就不适合作为筛选条件,除非是数据量非常大、重名率非常高的情况下,只有身份证号才能实现精准搜索,但这种可能就是国家或地区层面的搜索。

而数据统计的报表的筛选条件,毫无疑问,时间段的选择是最重要的。普遍的做法就是让自己自定义选择,但也有些产品做得很好,将用户常用的指标提炼出来,例如:“今天”、“昨天”、“最近3天”、“最近7天”、“本月”、“本季度”等用户常关注的指标作为选项。这样的话,省去了用户对照日历选时间的麻烦,能够快速地进行操作。

当然除了时间选择,还会有一些其他得筛选条件。例如:电量统计表,则还需要要小区、房间、电表名词等筛选条件。

3. 导出报表

筛选到了自己想要的数据,有的用户需要导出报表,进行后续的业务上的使用。在设计报表中,则需要定义好报表的下载方式、报表的文件格式、命名规则、表格样式等内容。

4. 用户友好

确定好筛选条件、表格字段、导出格式这三个部分,基本上一张后台报表就完成了。但仅仅是功能完成了,再加上细节能够让报表更完整。

例如:在表格上方展示关键数据的汇总信息,这也是近年来报表的改进,将一些关键指标的汇总信息展示在表格上方,用户能够快速直观地看到数据的大致情况。

还有一个就是指标的备注,在统计报表中,尤其是财务类的报表,统计维度较多,规则和计算都比较复杂。不太熟悉业务的用户在看的时候难度很大,这时候就需要备注说明来引导用户。这样也给冷冰冰的后台报表增加了一丝温度。

说明的样式,多为鼠标悬浮展开以及表格底部说明两种。

完善PRD

最后就是写PRD。

根据产品经理的个人习惯和公司的习惯的不同,PRD的格式会不尽相同。但最重要的一点,PRD一定要详尽。虽然报表的功能不多,但是一些时间、规则还是需要定义清楚。

不然的话,会影响开发和测试的阅读体验。在评审需求的时候,也会有大量的问题涌向你的哦。

#专栏作家#

异彩,微信公众号:一只蜗牛慢慢跑,人人都是产品经理专栏作家。从事房产管理系统的产品工作,关注To C产品的交互设计、运营、结构设计和商业模式。在成为一名优秀的产品人的路上努力前行。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
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  1. 写的很好,作者下次可否讲讲系统数据分析中如何规划筛选项和展示部门

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  2. 写的还是太浅了些。后面可以多写几篇文章仔细说说。

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    1. 好的 :mrgreen:

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  3. 一起在深坑里慢慢爬吧,能有的爬不错了,有的公司直接等你转正给你来一个过河拆桥😊

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    1. 这个不要紧啊,锻炼到了能力的话还怕没有公司要么 :mrgreen:

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  4. 后台管理系统,看简单,其实就是一个深坑,放什么数据,放多少,怎么放,用户对数据可以进行什么操作,用户怎么快速找数据,权限的分配。一大堆东西,头大啊!

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    1. 是的 :arrow: 我这写的过于简单了,没有展开来讲。(现在在项目中还在填坑中 :cry:

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  5. 最近刚好在看这类文章,就推到一篇,受教了~~

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    1. :smile:

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  6. 个人观点:设计查询时一定考虑获取数据量的控制,也就是时间范围的控制,如果不考虑会死人的。

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    1. 对,所以一般查看能耗这种图,一定要控制时间范围,一般都是让用户最大范围选7天 :arrow:

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