ToB产品设计:用户权限系统解析

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文章以产品经理的角度思考,对权限系统的核心进行剖析,抽象出权限系统中的核心要素,并结合钉钉的一些做法对权限系统进行介绍。

一、什么是用户权限系统

权限管理系统是任何一个企业管理系统内都必备也是非常重要的模块,对权限系统的分析和规划也是一个B端产品经理必备的能力。

现有的权限系统通常基于RBAC(Role-Based Access Control)的思想设计,角色和权限绑定、角色和用户之间的松耦合、多对多的关系来实现授权和授权的快速变更,从而控制用户对系统的功能使用和数据访问权限,以达到企业或机构安全管控的目的。

和用户权限系统密切相关的还有两个模块:账号体系和组织架构。

账号体系,会负责用户账号注册、登录验证、密码找回等功能,其中登录验证(即准入权限)和权限系统有着密切的关系。

组织架构,即公司的行政组织架构。对于大型企业,可能会有总公司、大区、分公司、办事处、部门等各个不同级别的机构,机构之间可能纵横交错,彼此有业务往来,较为复杂;对于小微企业或流程相对简单的业务,通常只有公司,部门两个级别,较为简单。面对复杂的大型企业组织架构,权限系统的设计和实现复杂性会成倍的增加。

阿里钉钉是很多人都在使用,并且也是复杂型的后台管理系统,本文会结合钉钉的一些做法对权限系统进行介绍。

二、规划一个权限系统的核心

2.1 核心问题

权限系统要实现的核心目标是对企业业务的安全管控,企业业务对安全性要求的级别,实现安全管控的粒度,是产品经理需要解决的核心问题,依赖产品经理拥有一定的行业经验和对用户实际业务流程、操作有较深的认识。我们使用产品经理通用的思考模型“角色→场景→任务”来梳理这一问题。

2.2 角色

B端产品的用户画像和C端产品不同。

C端产品的用户画像有梁宁提出的小闲、小明、小笨这种具备明显性格特征、行为特征的用户画像。

而B端产品是强业务、岗位职责驱动,企业组织架构下,具备不同级别不同职责的岗位,就是B端产品的用户画像。

因此产品经理弄清楚其行业客户的组织架构下的职位设置、职级设置、职责设置之间的共性即可。B端产品经理对职位、职级、职责的理解,还有很多值的探讨的地方,在此不做详述。

钉钉的角色按照职务、岗位进行设置

2.3 场景

场景即用户使用产品的时间和空间。不同时间不同空间下,意味着用户可能会使用不同的终端设备,不同的网络情况,执行不同的任务,有着不一样的行为习惯等等。

C端产品会非常重视用户场景不同而后残生的不同需求,比如一款音乐APP:晨间地铁上,伏案工作中,孤枕难眠时都会有不同的用户情绪和需求。

作为B端产品,只需重考虑以下两点:一是PC端和移动端上不同场景下的不同权限;二是如果业务操作中涉及工作地点的变更,需要考虑一些数据安全性。

2.4 任务

在B端组织架构下,每个角色要执行的任务是由职责完全决定的,因此理解角色职责,就可以掌握用户需要在产品上完成的任务。

比如企业某部门leader的职责是负责某项业务销售数据的增长,那么经常统计信息,查看报表任务会由他们完成,按照角色梳理即可。

在做角色任务梳理的时候可以从可以做什么、不可以做什么、可以向系统提交哪些数据、可以向系统查询哪些数据、可操作的数据范围几个纬度进行入手。

2.5 结论

通过对角色、场景、任务的梳理后,根据共性抽象出权限系统中的核心要素,角色类型、准入权限、使用权限、数据权限。

同时,在大型组织架构以及大型平台下,还需抽象出组织权限,应用权限方便进行细粒度的授权控制。

三、角色

3.1 角色类型

角色从使用的角度划分,一种是管理角色,一种是业务角色。管理角色是针对平台的管理用户,用来划分管理的范围。业务角色是员工在系统中执行各种实际工作流时的角色。

从创建方式的角度划分,一种是内置角色,一种是自定义角色。通常管理角色通过自定义的方式创建,业务角色通过内置的方式创建。

至于系统应该选择用什么样的方式定义权限,根据产品的组织架构,和性质来划分:

  1. 简单类型产品,没有工作流:管理角色和业务角色重合,根据需求做到菜单级别自定义授权,或功能级别自定义授权即可;
  2. 有工作流,但是组织架构较为简单:管理角色自定义到菜单或功能级别,业务角色根据业务流梳理业务角色内置即可;
  3. 复杂组织架构,复杂业务流:管理角色做到应用级别授权,管理员由IT运维人员担任,他们通常不了解业务,因此菜单或功能级别的权限划分给业务角色,业务角色根据工作流引擎内置。由于复杂业务流情况下,系统一定会有一套自定义工作流的引擎,用来随时创建和变更工作流程,因此业务角色通常是各个岗位的岗位名称即可。除此之外,可能还要处理上下级权限继承的关系。

创建变更流程都会用到的业务角色

3.2 管理角色

超级管理员

超级管理员角色是拥有最高权限的角色,通常内置一个admin用户,或者是创建某个管理实体的用户。以钉钉为例,对企业进行注册和创建的用户即为超级管理员。超级管理员对应的用户只有一个,整个系统归属于它,允许变更该用户,不允许删除角色。

普通管理员

所有的自定义管理员为普通管理员,其管理权限配置需配置组织部门权限和应用管理权限,组织部门权限是其管理的数据范围,如XX子公司、销售部,应用权限即各个应用。

在钉钉上创建子管理员

3.3 业务角色

业务角色的权限体现在工作流中,随着任务在不同岗位之间流转,不同岗位看到的内容完全一样,只是处理的表单不一样。

比如请假审批:一张请假单先通过小组leader到部门leader到人事,数据一致,只是数据的状态在发生改变。根据职位来配置业务角色即可。

一般来说,系统部署好之后,业务角色会完全初始化好,变更的话需要通过工作流引擎中添加,或者通过添加代码的方式增加。通常企业的职位、职级设置都相似,变更的情况较少发生。

3.4 组织权限

组织架构创建之后,会天然的体现组织权限,表现为数据的归属和访问范围,无需创建角色。组织权限是自动赋予在部门级别上的权限。

比如销售部门拥有销售数据提交、查看、分析报表查看、下载的权限,那么一个用户创建到销售部门下后,会自动继承该部门的组织权限,再根据该用户的具体业务角色在确定其具体可访问的数据。

比如老王是A部门的,那么老王只能访问A部门的数据,不能访问隔壁B部门的数据。老王的业务角色是普通销售员,就只能查看自己的数据,而老王的领导老万是部门经理,就可以查看销售部所有人员的数据。这便是组织权限的具体体现。

四、权限

4.1 准入权限

准入权限是对用户账号的登录限制,原则上属于用户账号体系,和角色关联不大。通常会有如下功能需求:

进入限制

直接限制账号是否拥有登入平台,或登入某个应用的权限,比如普通员工无法进入人事管理应用。

二次验证

二次验证是在识别到用户的登录地点、登录设备、登录客户端变更之后的二次验证,做的比较好的如微信的二次登录验证,支持验证码,邀请好友验证等多种方式。

时间限制

仅允许在规定时间之前使用账号,通常用于发放试用账号之类的临时账号。

设备限制

包括特定设备限制,或者设备数量限制。如果是高级别的安全性需求,登录设备可能需要先进行安全登记,才允许登录。设备数量限制通常是作为付费增值服务,比如印象笔记,免费用户最多只允许在两个设备上同时使用。

客户端限制

客户端限制通常使用的较少,BS应用使用任何浏览器都可以登录。笔者仅在企业邮箱中见过类似限制,Google企业邮箱如果需要使用foxmail类的第三方邮件客户端进行收发邮件,仅知道账号密码是不够的,还需要从Google Mail后台,生成一个实时动态密码进行验证才行。

地理位置限制

登录的地理位置限制,比如只能在工厂范围内。

网络限制

网络限制通常是企业的内网和外网限制,应用和数据只能通过企业内网访问。在一些公安、军工类安全级别高的场景下,设备被人为接入外网后,还会立即发出警报。

4.2 使用权限

用户的使用权限由其组织权限、业务角色、数据状态共同决定,通常为增、删、改、查。不做过多赘述。

另外用户角色可执行的任务,通常是可以访问的系统页面,在做权限系统时,除了要求用户只能访问被分配权限的页面,在用户通过其他方式,如直接访问url时,需要能够进行阻止。

4.3 数据权限

数据权限有两个重要的识别方式,数据状态和数据归属。

数据状态

根据工作流引擎或者业务流程确定,一张请假单可能会有草稿、待审批、审批通过、审批不通过的各种数据状态,不同的数据状态根据工作流的配置自动在各个业务角色间流转。不同数据状态下,不同角色拥有不同的操作。

数据归属

数据归属即为创建这个数据的人或拥有该数据的部门,通常情况下数据的创建人永远拥有该数据的可见的权限,比如我提交的请假单,整个流程中,我都可以随时查看该数据及数据状态的变更。历史记录的查看也依赖创建人拥有数据权限。也有一些特殊情况,比如数据归档之后,对于创建人,可能就不可见了。

One more thing

本文笔者以钉钉进行举例,实际上所有的功能权限都是钉钉租户权限,租户权限是什么意思呢?

钉钉是一个面向企业的SaaS服务系统,那么所有的客户(单个独立注册的企业)在钉钉系统里面都属于钉钉的租户。

在钉钉内部,还有另外一个租户管理系统,用以管理所有已注册租户,比如对租户进行授权,租户行为数据分析等等。租户管理系统内的用户权限也可按照本文的模式进行产品设计。

 

作者:一直往北方开(微信号:z445388180),多年SaaS产品、购物中心集团CRM、自主创业、云计算虚拟化行业产品经验,文章总结均为落地型实战型产品经验,热爱阅读,持续学习者、思考者

本文由 @一直往北方开 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自PEXELS,基于CC0协议

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评论
欢迎留言讨论~!
  1. 写的比较清楚,希望下次举例多些,移动指数3颗星,感觉每个小结想讲清楚都要一篇文章。

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  2. 好文章,转成脑图了

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  3. 请问微信号正确吗?显示用户不存在

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  4. 这是我见过的,从整体层面上把权限讲的比较透彻的文章了。希望有更多权限的细节方面可以分享,大家交流下

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    1. 谢谢,共同学习,细节上就要根据具体的业务和优先级来呢

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  5. 请问saas产品有哪些形态,或者说市面上有哪些saas产品呢

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    1. SaaS是软件即服务的意思,可以简单的理解成以公有云方式提供的软件服务

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  6. 一个权限就可以写出如此细致的文稿,佩服

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    1. 谢谢,相互学习

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  7. B端产品,角色与权限相辅相成。能举例一下通用的角色与权限配置么,让我们更直观点

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    1. 文中有用钉钉的实际案例进行举例,具体是哪里还有疑问呢

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  8. 从创建方式的角度划分,一种是内置角色,一种是自定义角色。通常管理角色通过自定义的方式创建,业务角色通过内置的方式创建。
    是不是说反了? 内置角色通常是系统自带的,应该是属于管理角色,自定义角色通常是后期增改删查的业务角色吧?
    PS:干货文,制成导图了,期待更多分享。

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    1. 并没有说反哦,后文中有说到管理角色和业务角色的定义

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  9. 作为一名交互设计,除了会画图之外,更重要是能在需求层面和产品经理保持同步。希望能看到更多产品经理在前四个层级中与交互的合作点的文章!

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    1. 嗯,谢谢

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  10. 总结的很好👍

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    1. 嗯,谢谢,相互学习,共同进步

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  11. 可以把这种权限配置讲的更深一些;如,怎么搭配设计更灵活;

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    1. 具体是什么呢,如果想了解的更清楚的话,建议直接看一下钉钉后台会有更深的体会

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  12. 云计算没多少人

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    1. 嗯 公有云都是大厂,私有云倒是有些小厂家

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  13. 涉及B端产品的知识体系还有介绍的吗?谢谢!

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    1. 想了解什么呢

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