系统帐号管理及权限配置体验总结

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本文介绍了员工帐号管理的模块划分,分析了各个模块的功能点,对功能的操作体验、存在的问题做了一个总结。

组织结构又调整了!

这对于公司员工在自建系统中的帐号、功能权限、操作权限管理的我来说,不是一个好消息!功能过度模块化、不必要的关联关系、无法检索、无法导出等细节功能都使得这样的调整耗时耗力。在这些功能的实际使用的过程中,对这些功能的操作体验、存在的问题做了一个总结。

首先介绍一下公司基本的背景。公司属于集团形式,下属多个公司,每个公司的组织机构不同,职位名称不同,组织架构的层级也不同,且存在一个员工在两个公司或者多个部门任职情况。某子公司有实际的业务数据产生,且存在一定的业务流转逻辑,同时出于信息安全的需要,员工要有不同的操作功能以及数据查看不同的有限性。

一、功能模块划分

列出整个员工帐号管理的模块划分,以及模块划分存在的问题:

系统帐号管理及权限配置体验总结

功能模块

总结:

  1. 在模块化的基础上,将耦合度高、操作会同时发生的功能(例如员工管理和帐号管理,员工的手机号码及邮箱几乎是不会发生变动的,因此涉及到员工和帐号操作基本上只有入职和离职两个功能)聚合在一起。
  2. 将可以自定义的信息使用最灵活的方式完成(例如职位,由于组织机构调整,经常会增加职位,修改职位名称,如果不能方便灵活的修改及变动,使用起来会非常麻烦)。
  3. 数据权限在公司目前系统中仅支持横向数据权限设定,未支持纵向数据权限的设定。横向数据权限一定要能够做到最小单位,这样的可扩展性和灵活度更高,无论公司机构如何改变,都方便管理。

二、各模块主要功能点

1. 组织机构

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组织机构 Feature

注意事项:

  1. 树形结构优点就是直观,直观存在上下级的关系。但由于系统中缺少排序功能,反而导致了同类部门分散显示,所以这里可以考虑有排序功能;
  2. 由于数据权限是指定到部门的,也就是部门A产生的数据,部门A下的员工默认可以查看,同时其他员工可以通过数据权限分配部门A数据的查看权限;同时因为部门A这个信息未存储在业务数据表中,从而导致部门A一旦被删除,将会导致原来可以查看部门A数据的人全部失去该权限。对于这种情况有两个方案:A、将权限信息存储在业务数据表中,不依赖组织结构;B、部门可以停用启用,但不可删除。

2. 职务管理

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职务管理 Feature

注意事项:

  1. 新增职务的时候需要同时设定职务级别,这导致:职务设置的时候总是不知道该如何定级级别,到底已经用了多少个级别;同时也导致了职务级别混乱、设置不直观。
  2. 如果职务要有级别关系,将级别与职务增加拆分为两个功能,且职务列表中支持按照级别正序/倒序排列。

3. 员工管理与帐号管理

笔者所使用的系统,如果想增加一个帐号,需要经过一下几个步骤:

  1. 增加一个员工(需要先判断是否有部门,如果没有需要增加部门;接着判断是否有员工对应的职位,如果没有增加一个职位);
  2. 新增一个账号,同员工信息关联(迭代优化后:增加员工的时候,可以选择同时开通帐号)。
  3. 为帐号增加数据角色、操作角色(是否有对一个的角色,如果没有请添加);

对于笔者目前使用的系统来说,增加一个员工等于增加一个账号;一个员工离职,等于停用一个账号;员工部门调整或职务调整,等于操作角色及数据角色的调整。可以看出,员工管理同账号管理耦合度很高,虽然侧重点及功能有所不同,但关联关系非常紧密。

是否需要独立的员工管理,这取决于平台的需求。但对于一般业务类的系统来说,帐号管理(包括对应的员工信息)就可以满足大部分的需求了,反而是独立的员工管理用处不大。因此,主张将员工管理及帐号管理合并为员工帐号管理即可。

系统帐号管理及权限配置体验总结

员工管理 Feature

系统帐号管理及权限配置体验总结

帐号管理 Feature

注意事项:

虽然员工管理与账号管理合并为员工帐号管理,但仍然建议在数据库中将帐号及员工存储到两个表中,以增加可扩展。

  1. 员工管理以人为本,即:除员工姓名、性别、手机号码(考虑到重名的可能,且手机号码不轻易更换)之外,其他均为可变动信息,均附属于员工的自然信息,帐号管理也是同理。例如,如果一个员工属于两个部门,那么对于员工来说,部门中有两个部门名称;从部门查看来说,两个部门中能够查到员工,无论从哪个部门的员工信息中去做查看或者修改详情信息,都可以看到员工属于多个部门的信息。
  2. 员工帐号列表字段需要直观的反应员工的自然信息、帐号信息以及权限信息。
  3. 为帐号分配操作角色、数据角色,可以在一步中完成,不需要为一个账号单独分配操作角色一次、数据角色一次。
  4. 常用的搜索条件有:员工姓名、部门、帐号状态(启用/停用);其次会用到的搜索条件:职位、操作角色、数据角色;手机号码和邮箱地址是根本不会用到的,所以不要作为搜索条件。
  5. 如果员工帐号的启用和停用意味着员工的入职和离职,那么建议在操作帐号停用的时候将帐号对应的数据角色、操作角色完全清空。
  6. 员工帐号信息建议可以支持导出功能。

4. 操作角色及数据角色

系统帐号管理及权限配置体验总结

操作角色、数据角色  Feature

注意事项:

特别要说明的是数据权限,权限要分配到最小单元。且数据权限分配依据的是业务数据中独立存储的数据的归属信息。

角色(包括操作角色、数据角色)列表中显示出拥有该角色的人数,可以点击进入到员工帐号中进行搜索。

最后,后台数据管理枯燥乏味,在考虑成本的基础上,更多的注意细节以及体验,会大大的缩减维护时间,提高效率。

 

本文由 @awai827 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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评论
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  1. 目前我也在做cms配置系统管理,组织机构存在多级,涉及账号与权限管理,方便加个微信沟通下吗?我的微信1152481807🙏

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  2. 请问数据角色配置的单位是部门吗,比如赋予财务角色 销售部和市场部 的数据权限?还是以功能模块为单位呢?

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    1. 这个依照实际需要配置就可以了。数据角色其实和操作角色是一个道理,只不过一个是代表操作功能,一个代表的是所获得数据的范围

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    2. 你说的对,数据权限就是具体到部门,组等

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  3. 临时工,实习生,外包人员,如何管理呢?

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    1. 这个真的没有经验。但如果我遇到这个问题,我会先看:1、角色在业务中都会涉及到哪些流程,哪些功能;2、如果这些角色转正后会有什么变化;3、这个角色离开是如何变化;4、在考虑这个角色是否存在互相转换;5、最后,梳理整个业务流程,然后再考虑这些人员如何管理。

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  4. 建议画一下原型图,或者业务流程图,一个员工属于多个部门会有哪些问题,需要如何解决,这些可以多讲讲

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    1. 我们的系统还有自建的审批,因为自己给自己挖了个大坑,导致员工属于多个部门的问题特别突出。在这样情况下,可能会不够客观,谢谢你。

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  5. 如果有兼职人员呢?

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    1. 抬杠啊,哈哈哈

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    2. 加个“兼职”的职务呀

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    3. 兼职没有遇到过,得看具体的需求是什么。其实兼职只是工作时间的问题,相对于所兼的职务没有影响,可以从操作功能和数据权限去限制

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    4. 简直是属于无offer的,需要走另外的流程,其他功能不变,相当于为这批用户加了标识。

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