如何制作好的设计文档

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[核心提示] 设计文档的好坏直接关系到项目组对设计方案的理解和解读,那么应当如何制作一份好的设计文档呢?

编辑标注:来自用户体验设计师 Mofei QIAN 根据自己的经验总结的如何制作好的设计文档,原文分理论技术两篇,这里合二为一分享给大家。


 设计文档的重要性

以前一直对设计文档的制作不是很上心,仅仅把它当做一个标准流程来完成,并没有花过多时间和精力去研究设计文档的制作。后来在进行各种项目的过程中慢慢发现设计文档的制作其实是很重要的一环,设计文档的好坏直接关系到项目组对设计方案的理解和解读。一份好的设计文档可以极大减少沟通的成本,加快项目开发的进程。

既然认可了设计文档的重要性,现在就来关注一下如何制作好的设计文档。这些年各种项目做下来,接触和制作过各种类型的设计文档。一直觉得没有哪种模式是特别有效率的,最近刚刚跑了一个敏捷开发,又碰上了很多沟通的问题,鉴于同样的沟通问题以前也经常碰到,所以借着这个机会深入研究了一下设计文档的制作,希望能设计一份更有效的文档制作方式,解决一些常碰到的沟通类问题,以利于以后的项目运作。

好的设计文档的特性

我觉得设计文档存在的目的是为了提高沟通效率记录设计的过程,而一份好的设计文档应该具备如下几张特性。

1. 精简的文档内容

  • 尽量使用口语化短句,避免使用生僻和学术性强的字句,让文档对受众群通俗易懂。
  • 避免使用模棱两可的词汇。
  • 避免大段叙述性内容,如果确实需要的话尽量用跳转到附录的形式,保持内容主线简洁、清晰和明了。
  • 避免重复性叙述,同样的操作或者功能只叙述一次,如果其它地方需要用到该叙述,直接用跳转引用的方法,不要到处复制黏贴相同的内容。保证同样的叙述内容源点只有一个,既减少了记忆成本又方便日后维护管理。
  • 能用图的不要用文字解释,所谓“一图顶千言,无图无真相”不无道理。

2. 美观、实用的设计排版

  • 大量留白,多分页,避免把信息排列得过挤、过密。
  • 内容需要明确标明重要度或优先级,方便信息过滤。
  • 把目录页、检索页面和附录做好,增加交互性,方便跳转和搜索,能快速定位到所需要的内容是电子文档的一大优势。
  • 能用清单或表单形式表单的内容不要写成段落格式,众多开发者反映过,他们大爱各种状态表格、清单,看起来清晰快捷。
  • 保持排版格式的一致性,避免一份文档内有多种不同排版方式。

3. 全面、高时效性的信息类型

  • 把项目前期的讨论结果以及各种设计相关会议的摘要记录在文档里,方便以后查阅
  • 把用户故事、流程图、线框图、交互设计和视觉设计都记录在一份文档里,尽量保证文档的完整性。
  • 文档的主线应该是最新的设计内容,但是之前不同版本的设计或者其它尝试也应该以附录或者其它方式所存在,方便对比、调用和查阅。

其实具体的设计文档会因为项目类型的大小,开发进度的快慢,人员配置的多少而展现出不同的样式,所以除了设计文档本身的制作,设计师还应该做到以下几点来保证自己的设计文档能达到和团队流畅沟通的目的。

  1. 交付设计文档前,专门和项目组开会说明设计文档的组织方式和使用方法,让大家清楚知道设计文档包含了哪些内容。
  2. 在项目进行过程中,阶段性地根据团队成员反馈修改文档设计,不断进行调整去让文档更高效。
  3. 每到项目完结后,自己对设计的文档使用进行总结,并根据总结内容来调整改进文档的设计方法。

以上是对如何制作一份好的设计文档的分析总结,下面是制作设计文档的具体技术细节。相比于长篇大论的理论研究,落实到技术层面的实际操作就简单的多了。经过对几种软件和文件格式的搭配,最后选择用 Indesign + PDF 来尝试制作下个项目的设计文档。

选择PDF文件格式的原因

  • 方便打印
  • 流行文件格式,方便传阅
  • 不会被传阅者修改文档内容,有助保持文档完整性和准确性
  • 支持多页数
  • 可以实现文档内交互、页面跳转
  • 可以实现美观的排版

排版对设计文档的重要性

其中美观的排版是重点,只要是文档,多多少少都不受待见,所以如果能让文档美观简洁,那该文档实际使用中被认真阅读的可能性无疑会增加很多。至于如何能把文档从视觉上设计的美观简洁,个人建议不要去看其它的项目文档,因为绝大多数文档都是用字码出来的,谈不上美观简洁。推荐多参考各类公司的年报或设计类商品的说明书。如果能把一个操作流程的解释做得和宜家家具安装提示这么简单的话,相信可以极大地增加沟通效率。

选择用 Indesign 来制作 PDF 文档的原因是因为它本身就是设计排版软件,本身功能非常适合用于文档类的编辑和修改。该软件还有一大便利就是可以更新连接的外图,这对经常需要更新的设计文档来说真是再方便不过了。

及时更新设计图的流程

说到及时更新设计图,可以参考腾讯CDC 的一篇文章《如何制作实用美观的设计文档》,文中作者提出直接在 Indesign 里面做设计或者直接链接 PSD 源文件。这种做法的确可以增加文档更新、维护效率,不过根据个人经验,实际操作中会有几个技术问题。一是用 Indesign 来创建线框图(Wireframe)的问题不大,但是如果要做流程图(Flow chart)的话效率太低,建议流程图还是在 Visio 或者 OmniGraffle 里面做好,导出 Jpeg 。然后在 Indesign 里面链接到相对应的 Jpeg 。以后更新了 Jpeg 的话,只要文件名字不变,只要在 Indesign 里面更新一下链接即可,还是蛮方便的。

该方法同样适用于视觉设计图的链接。同样个人不建议直接把 PSD 文件导入 Indesign,虽然从流程上说少了从 Photoshop 导出视觉设计 Jpeg 图片这一步,但是站在视觉设计的角度来看,这样会让 PSD 源文件的管理变得比较麻烦。所以同样还是不去链接源文件,而只链接相对应的 Jpeg 比较有效率。

另外对于 Indesign 这个工具来说,就算是以前没有用过 Indesign,只要是使用过 Adobe 其它软件的,应该也能很快上手,学习成本相对来说是比较低的。

来源:极客公园

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