Invoice设计实例与最佳实践

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Kat是居住在英国的加拿大人,作为网页设计师在网站设计中有很多新奇的想法。本文基于Kat Neville所写的文章进行翻译,并结合公司项目实战做的一些经验总结。

因为涉及到金钱,所以在产品设计中需要根据用例穷举所有可能发生的情况来归纳分析,并制定相应的解决方案。因为应对海外结算业务的时候,需要涵盖到ToB和ToC两种角色,结款方案也大致分为预付费和后付费模式。

在这里只拿出一点分析一下,就是其中的Invoice,体验过大概十几家Saas平台中对于Invoice的设计。但还是对细节感到模糊。归根结底还是要立足于本公司产品的业务模式去思考如何设计,不同的业务模式背景下有不同的设计方案和项目内容。

比如:租赁行业中,Invoice需要列出租用产品、时长及其损耗对应金额;进出口贸易中还需要列出制度编号、制造国、关税比率等内容;相对与其他更复杂的业务还需要添加必需的文字说明和备注信息。

先来普及一下Invoice的概念:

对于维基百科的定义,它是商业中卖方出具给买方的商业性文件。当发生交易行为时,列出交易产品和数量,并商定产品或服务的价格,由卖方提供给买家。然后买家依据这张Invoice付款。同时在上面还要注明付款条款,这些可以指定买方有最大支付天数,如果在截止日期之前支付,有时会提供折扣。

Invoice的类别有很多种,广义的Invoice可以被称作发票,这里包含国人定义的“收据”“装箱单”等,所以有些Invoice是不被认可的,如果要考虑到法律效应需要参照客户所在国家对Invoice撰写的要求。因为是关于海外的业务,所以为了方便,以下统一称作发票。

概要

你的发票应该保持简洁合适,这样你就可以有效获得客户的报酬。

虽然开发票并不是一项有趣的任务,但这是必要的:通过让客户了解你的期望,你将准时获得报酬并加强你的专业性。

在介绍创建发票的最佳实践案例之后,我们将回顾一些优秀但不是特别突出的在线工具,这样你就可以花更少的时间创建发票,花更多时间去做自己喜欢的事情!

Invoice设计实例和最佳实践

https://www.besttemplates.com/design/2357/graphic-design-invoice

这个网站可以帮你创建时尚的发票样式,无需在设计上花费大量时间。而且还是可编辑的,支持Excel、World、Numbers 和 Pages等格式,甚至支持Google Spreadsheets。是一种快速方便的途径。

以下是一些通用指南,最佳方法和案例,可以帮你确保发票符合规范:

1. 他们的细节和你的细节

这是一些琐碎的东西,但是你不能忘记它。除了客户的地址意外,确保包含负责你账户的客户联系人的姓名。一个公司如果有三个员工,可以轻易知道你是负责什么的;但如果在大公司,发票开错的话,就会对项目和对接的负责人感到困惑。

你还需要添加你的公司名字、个人名字、地址、电话、联系人邮箱。如果他们对费用有疑问,联系到你的话会更简单。

2. 罗列服务清单

客户要知道他们为什么而付款。大多数人不会为仅仅描述为“设计”的东西付款。

要告诉他们自己收到了哪些东西,比如:为体育用品部门设计三页静态网页。”尽可能具体。在五年后,你和你的客户都知道你描述的意味着什么。另外,指定的费用是基于项目计算还是小时计算。

Invoice设计实例和最佳实践

Hicks Design设计

3. 包含你的条款

你希望你的客户什么时候付款?如果错过期限会怎样?为了能发送后续或者逾期通知和收取利息,你需要一个具有法律效应的条款。这些可以用来应对甲方爸爸拖欠款项的无良之举,也是对自己的一种保护。

4. 让他们知道怎么付钱给你

你想要邮寄支票、转账汇款?明确说明你希望的方式。通常最好实现与客户讨论他们优先考虑的方法,或者完全按照你的方式达成协议。

如果你要汇款,需要提供所有必要信息。海外转账不仅需要银行账号,某些国家需要你提供国际银行账号(IBAN)或者银行识别码(BIC)。

国际转账还会向你收取双倍费用:客户的银行可能会向你收取20刀的手续费,你自己的收款行可能也会收取。所以要明确哪些人会承担这部分费用,然后跟他们协商好。PayPal是一种选择,但你仍然需要按交易费用的比例付手续费,如果每笔交易额只有几千刀,还是建议考虑银行吧。

5. 数字、记录、账本

使用“Invoice number#9048”,会比“我上个月发给你一张发票,貌似是周二发的”这样的表达更简单粗暴。

按系统,一致和时间顺序为发票分配编号。有些人是按年份的发票顺序定义发票编码。还可以结合项目名字来定义。比如BraineOS06就是BraineOS项目中的第六张发票。拥有发票和项目编号系统可以使所有内容保持一致。

但是实际使用中确保安全性和机密性,推荐加入六位随机数的数字序列来防止破解,这样只有内部的人才知道是什么意思。

6. 谢谢他们,让他们感谢你

金钱一直以来是一个敏感话题,所以要对它礼貌一点。你的客户付的钱都是他们用血汗换来的,所以要让它们知道你心存感激。如果他们有任何问题,你应该邀请他们跟你联系,更重要的是,明确表示你欣赏他们现在及将来的业务。希望能保持长久合作。

有些人也喜欢收集客户评价,例如通过添加一些话“让我们知道我们做的如何。请将建议或意见发送至:info@example.com。” 如果你正在建站而且想要完成反馈循环,这是让客户对你的工作提供反馈的好方法。如果他们有建议让这个过程更顺畅,那么这也是绝佳的机会去改进你的产品。

7. 别忘了你是个设计师

想象一下,你在一家昂贵的餐厅。每一个细节都很完美:食材很棒,服务到位,气氛也很浓郁。然后,你收到一张廉价的纸打印的账单,你还会记得这种经历吗?

大多数人花费很多时间在他们的网站设计、名片和简历上,然后随便找个模板做一张发票。考虑到发票是你与客户的最后一次联系,它应该留下更多的细节包括元素、品牌和风格等因素。通过创建一个简约美观的发票,说明你是一个注重细节的人。

更重要的是,确保你有所有必要的信息。没有错别字,而且间距也是一致的。尽可能自定义你的发票。Logo是必须的,但颜色的使用上可以参考你的其他品牌项目,这种搭配会更有趣一些。

Invoice设计实例和最佳实践

上图是1936英国复古的设计。某些情况下,可以考虑这种复古风格的设计给你的客户。

发票是一个无聊的文件,经常会被忽略,也被定义为优先级最低的事情。Jon Hicks感叹道:

“现在很多发票工具自定义模板很困难,我用一款应用程序叫Billings,用起来比较方便,但是获取元素的时候就感觉很不合理!”

综述

亲自设计、跟踪发票去向是一项很费时间的工作。许多在线发票工具可以节省大量时间,可以让你的工作集中到更重要的事情上去。

另外一篇文章会发一些Invoice的设计样式,以及根据他们第一次使用的简易性、成本、可定制程度、可用性等角度来评价7款在线发票工具。

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作者:风晓得,微信公众号:设计科考队

本文由@风晓得 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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