通用合同管理系统设计方案(二)

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合同管理,仅仅把合同附件和合同相关数据管理起来,最多能起到的作用的就是统一、集中管理,做到这一层面,远没有体现出合同管理的价值。合同管理最终还是要为业务和管理提供数据支持、决策支撑。

本文作者对合同管理系统中的数据及使用场景进行了梳理总结,与大家分享。

一、哪些数据可以用?

合同管理最终要为业务和管理提供数据支撑,决策支撑,我们首先要知道合同有那些数据、知道了有那些数据,结合我们的管理和业务诉求,我们就可以来加工这些数据,让其真正能够提供决策支撑。

我们来看看合同中有那些数据(别说合同就一个附件哈,那就真的没法写下去了)。

  • 合同名称:一串文字。
  • 合同编号:自定义的一串文字。
  • 合同金额:嗯,数字出现了。
  • 签订方:对外的,客户or供应商。
  • 合同业务分类:自定义的选项,可以确定合同干啥用的。
  • 合同收付款分类:嗯,能明确是收款合同还是付款合同。
  • 合同期数:有每期的金额,计划的收付款时间。
  • 收付款条件:一串文字。
  • 签订人:谁签的。
  • 主体:那个公司、部门、人签订的

……(数据太多,就不一一列举了)

这么多数据,看着头都大了,也很乱。一时间不知道应该怎么去使用这些数据了?没关系,我们先给这些数据分个类:

  1. 财务数据。合同有收款、付款和其他(没钱的合同)合同,其他合同我们可以暂时略过,收款合同和付款合同中的数据有:合同金额和收付款期数。
  2. 合同条款。合同条款范畴比较多,我们仅仅将收付款条件拎出来(额,我也是个俗人啊)。
  3. 管理字段。合同编号、合同的业务分类、合同的收付款分类等等这些信息是我们为了方便合同管理增加的内容,合同本身并没有这些信息。
  4. 其他信息。定义不清楚的话都可以用,合同字段里面,不是财务字段、合同条款和管理字段的,都算到其他信息里面。

合同信息这样以后,看着舒服多了,但是呢,仅仅整理出来肯定不行,我们要考虑这些信息怎么使用。这里我们先要有一个概念:除了合同附件,其他的都能使用,就看怎么用。

二、数据怎么用?

既然我们采集了合同这些数据,将其单独记录,这些数据肯定有其存在的意义。很多情况下,我们是让这些数据安安静静的躺在数据库中吃灰(千万不能让数据库能有灰,不然就可以see you了),我们需要把这些数据用起来,下面我们介绍这些数据有那些作用。

1. 用收付款期数做收付款计划

合同从收付款的角度可以将其分成:收款合同、付款合同和其他合同。收付款合同会有相应的合同金额和收付款期数,在前面合同管理中,我们讲到,需要将合同的收付款期数提取出来,以数据的形式进行管理,在这里,我们可以利用收付款期数进行合同的收付款计划管理,提供给财务。

合同数据是合同数据中使用最频繁的数据,可以做收付款计划、收票/开票台账、合同收付款汇总等。

2. 合同签订情况反馈市场计划的执行计划

一个企业,不可能只进不出,也不可能只出不进,收款合同、付款合同和其他合同肯定都会存在。

我们在这里将收款合同和市场计划挂钩,年初或者月初我们会有相应的签约或者销售计划,那最终的执行结果则反馈在合同上面(当然,你也可以说是订单,在这里如果我们将合同的范围扩大,订单也可以纳入到合同的范畴中,即订单的各种合约信息可能是平台的公约,而订单中则反映的是合同中的具体内容),通过合同的金额,我们可以看到计划的完成情况。

3. 客户的合作情况

这里的客户定义为企业外所有的企业或者个人,我们和他们的合作情况可以通过合同的签约情况反应出来,包括合作次数、签约金额、合同的履约情况等等。

4. 合同的执行情况

合同签订以后,业务部门反馈合同的执行情况,通过合同管理系统进行汇总,让我们能够明确合同的执行情况。当然,我们可以将合同的执行情况范围缩小到合同金额的收付上,合同金额的收付完成,标志合同的执行是否完成也行。

当然合同的数据使用不仅仅是上面所讲内容,具体根据我们每个企业的需求来确定合同数据的情况,我们需要明确的是:合同管理系统虽然是管理系统,但合同管理系统的目的不仅仅是管理,也需要为业务提供支持,让管理落地,让业务提效。

三、报表设计

前面我们简单的讲了一下合同的数据怎么使用,报表这里我们将不再深入去将,无非是将这些数据确定一种呈现形式而已,根据数据和使用场景,我们可以采用饼图、柱状图、折线图等等。只要我们有了原始数据,其他的都不再是问题。

结束语

本章主要简单讲了一下合同的数据及使用场景,管理那些数据根据我们每一个企业的诉求不同而不同,具体使用则基于我们合同管理的数据结合业务场景而不同。希望通过我的文章能让大家在做合同管理系统的时候更加方便,同时也欢迎一起交流、学习。

本章内容到此结束,下周我们接着聊合同变更的内容,同时也会在1-2篇左右,将整个合同管理系统的方案结束,然后开始聊其他的模块。有对其他模块或者系统感兴趣的可以在评论中反馈给我,我会整理成系列文章反馈给大家。

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合同审批流程应该如何设计

《通用合同管理系统设计方案(一)》

 

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评论
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  1. 重新在看,里面有些地方存在错误,明天进行修订以后重新发布

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  2. 说得比较详细

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    1. 感谢

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  3. 对于很多企业而言,合同的管理并没这么简单;而且不同企业差异化较大;
    通用的合同更多的只能管到合同基础信息、收付款、审批、打印等;
    报表啥的其实很难标准化、通用化。

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    1. 所以我只能给大家一个建议,具体怎么做,就需要大家根据自己的业务诉求和管理需求进行加工

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