SaaS产品 “数据转移”功能的应用场景和产品设计

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当互联网巨头们纷纷把目光转向2B市场,“数字化”、“智能化”也成为2B产品圈子的热词。要实现数字化、智能化,数据是基础,数据也是企业信息领域的核心资产。对于2B产品而言,企业数据具有较强的安全性和私密性要求,数据的本质归属是数据的生产者–企业本身。

一、为什么要进行数据转移?

如开篇所述,数据的本质归属是企业,企业运作依赖员工,因此,数据的实际承载是企业员工。企业员工据其岗位职责,负责不同的业务,生产、维护业务相关的数据。那么当数据主体因为业务需求发生变更时,就需要进行数据转移。

数据主体

员工因为业务的发生,在系统中记录、维护业务数据。因此系统中的每条数据根据其业务属性,理论上讲都有一个归属人和归属组织–部门。

主体变更

因数据本质归属是企业,因此,当数据因为各种业务因素发生主体变更时,我们需要将该主体名下的数据进行转移,这就是数据转移的应用场景。主体变更会存在以下几个场景:

  • 数据因素–数据负责人/所属部门变化:负责人A名下的数据,由于A不能及时处理,或者业务需求上的变更,需要将暂时不能处理的部分数据转移给其他负责人;某些数据特殊业务场景下所属部门发生变更,要求改变数据的所属部门。
  • 负责人因素-员工调岗/离职:员工A调岗后,因为负责业务不同,基于前岗位A名下的业务数据需要全部转交给新的负责人,因此会有数据转移的需求。员工离职自不必说,工作交接当然也包括系统数据的转移。
  • 组织因素-部门删除/合并:企业规模扩展、组织结构调整,都会导致组织结构的调整,那么当原有部门被删除、或者被合并时,那么原归属在该部门下的数据将如何处理?这都涉及到数据的转移。

二、什么类型的数据需要转移?

基于2B产品所覆盖的业务范围,笔者大致将2B产品所涵盖的数据分为三大类,并基于不同的业务数据类型,阐述哪些数据需要转移。

OA系统数据

所谓OA系统数据,指的是企业中常规的自动化办公系统所产生的数据,如即时通讯、日程、公告、考勤等数据。

一般OA系统具有即时响应的特征,因此OA数据具有即时性,且历史数据带有强个人属性,比如“张三”发出的信息/参与的日程,即便是“张三”离职,也不可能将该数据转移到“李四”名下。因此OA系统数据不需要转移

业务系统数据

所谓业务系统数据,指的是企业实际业务场景下所产生的数据,比如客户数据、采购数据、订单数据等等。

一般业务数据并不具有个人属性,只是由当前负责人根据业务执行状态进行跟进、维护,因此当数据主体发生变更时,避免业务停滞,需要有新的负责人来进行跟进,因此需要对业务数据进行转移,当然只有少数特殊业务数据可能不需要进行持续性维护,那么就不需要进行转移。

业务流程数据

所谓流程数据,指的是需要按照一定的规则执行的业务操作过程所产生的数据,比如业务流程、审批流程数据。

流程执行数据具有一定的个人属性,因此流程历史操作数据不存在转移,但是因为流程执行规则属于系统提前预置的数据,当流程执行到中间环节,其中未执行的环节执行人发生突发事件需要变更时,该用户名下仍然有未执行结束的数据,我们需要将该待办部分数据进行转移,交由新的负责人进行处理,以免耽误业务流程正常运转。

三、如何进行数据转移?

如前面所述,每一条系统数据根据其业务特性都具有它的所属主体,数据转移实际上是数据所属主体发生变更。因此,在数据主体发生变更时,我们只需要提供数据主体变更的工具(这就是数据转移产品的功能),并更改数据所属关系即可。

按数据进行转移–前台数据转移场景

当某条数据因业务要求负责人发生变更时,需要管理员/数据负责人,通过前台将数据转移给新的“负责人”或新的“所属部门”。那么交互的主体应该是“数据”,即选中数据,然后进行“负责人”或“所属部门”变更。

以下粗略交互示意:

按员工/组织进行转移–后台数据转移场景

当数据主体“员工/部门”因为离职、调整等场景,需要发生变更时,需要管理员通过后台将“员工”/“部门”名下的某些功能模块下的全部数据进行转移。那么交互的主体应该是“员工”/“部门”,即选中数据主体,将其名下的数据全部转移给新的“负责人”/“部门”。

以下粗略交互示意:

除了在数据管理入口下设计统一的数据转移入口;当在员工离职、部门调整场景下的入口也可以增加数据转移操作,便于在数据主体发生变更时,进行数据转移。

综上,“数据转移”功能虽然简单,但如开篇所讲,它是企业数据管理的基础和必备功能,且使用场景多样,不同的场景下,交互侧重点不一样。上篇文章《2B SaaS产品用户系统设计》中也有提及,因此,本次分享给大家。

以上,仅供参考。

 

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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