电商后台:商品库存管理之批次管理

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本文主要对电商平台的库存系统中的批次管理进行了详细的阐述,一起来看看~

一、批次管理

库存,是电商企业不能回避的问题,如何让仓库商品能够有序的流转,是电商供应链管理后台的重中之重,也是电商企业的命门。

而商品能够有序的流转,离不开对每一次入库的商品做精准的批次管理,何为批次管理?

由于不同批次的产品,在具体的属性上有区别,或出于保质期、质量追溯、库存精准管理等原因,需要对同一商品、不同批次编号,以此来进行区别。

入库时按照一定的规则生成商品批次,确定后打印带批次商品条码,贴在商品上,通过扫码枪扫码入库。出库时按照仓库需求(一般是新进先出或者近效期先出),扫码批次商品条码出库,这个过程就叫批次管理。

1. 基础设置

1)仓库信息管理–开启/关闭批次设置

出于某些行业原因,仓库人员的流动比较大,有时候无法完整的进行商品批次管理,这时候系统需要有一定的容错性和灵活性,所以仓库需要能够设置“启用和不启用批次”,这往往是批次管理的第一步。

当不启用批次时,同一个商品入库皆使用最后一次入库批次后,再次入库时系统生产的默认批次,以此来保证即便关闭批次管理,系统批次库存数据仍能够正常流转。(以下内容皆以开启批次为基础)

2)仓库商品管理–开启/关闭板号启用

系统商品如果按照商品规格维度来分,可分为两种标准品和非标品。

  • 标准品:采购规格一致的商品即为标准品,例如xxx商品1箱装 ,¥100元/箱,按箱入库,按箱出库。
  • 非标品:采购规格不一致,比如西瓜,按个近货,按斤出货。

标准品在入库时不需要每个进行称重,因此可以直接按照装卸货车一车的数量进行统计,提高操作收货的效率,这时候,启用板号就显得十分必要。

相反,非标品由于都需要称重入库,因此启用板号并起不到什么效果,因为可以设置为不启用板号。

2. 基础概念

由此要引出3个概念:商品条码、批次号、板号

  • 商品条码:商品在系统内的唯一标识,不可重复(非商品编码,同一个商品的商品编码是相同的,但商品条码是唯一的)
  • 批次号:商品入库批次的唯一标识,不可重复,采购单上商品第一次确认入库时生成,默认同一个商品多次收货都为同一个批次,收货操作人可选择生成新的批次;
  • 板号:是规格统一的商品存放板号的唯一标识,不可重复,需要在商品设置启用板号后,才可打印;

对于生鲜供应链公司来说,批次管理就是对商品从入库->出库的过程的管理。

入库->出库批次管理-图1

3. 库存相关查询表

商品批次库存表:用来记录商品每个批次的库存情况,供仓库相关业务员查看,这里涉及到几个库存概念,分别是:

  • 来货在途库存:  仓库已规划入库,建立了相关采购/调拨单据,仓库还无法实际使用这部分商品,也就是还未实际入库的库存;
  • 出库在途库存:仓库已规划出库,建立了相关配送单据,仓库不可再继续调配这部分商品,但还未实际出库库存;
  • 预计库存 := 实际库存+来货在途库存-出库在途库存

当预计库存为0时,商品自动变为停售状态,当商品预计库存>0,自动变为在售。特殊场景下,后台管理人员也可手动将批次商品调为停售。

商品批次库存表-图2

商品批次库存变动日志表:用来记录商品每个批次的库存表动情况,可方便追溯批次的出入库情况

商品批次库存变动日志表-图3

商品条码出入库变动日志:记录商品条码的每一次表动,方便后续追溯。

商品条码出入库变动日志表-图4

二、入库

一般来说仓库入库分为采购入库、调拨入库。

1. 采购入库

采购入库是由采购员建单,再从产地/批发市场直接来货导仓库,由相关单据员审核采购单后,仓库开始收货,收货完成后增加批次商品库存

这时候需要考虑的问题:

  1. 什么时候生成批次号?是采购单审核还是仓库收货?
  2. 一个商品在同一个采购单内是否允许有多个批次号?
  3. 采购入库,仓库是否存在同个商品多次收货的情况?同一个商品多次收货需不需要重新生成批次?
  4. ……

这些问题都需要根据仓库的实际操作情况来设定系统的走向,经过一系列的头脑风暴后,确定为:在审核采购单时,采购单内商品生成同一个批次,各个商品在收货时都默认为采购单上的生成的批次,收货员可选择生成新的批次,这样一来,以上这些问题就都得到了有效的解决。

商品批次入库-图5

2. 调拨入库

与采购入库的不同之处在于 ,调出方需要等待调入方的同意,单据的流转才能顺利完结,否则只能中断重来,并且一般来说,调入方只允许全部收货或者拒收。业务流程相对简单。

因此,调拨单收货与采购收货的流程不同处就是调入商品只会有一个商品批次,其余流程都是一致的;

3. 入库商品退货问题

由于退货需要关联原入库单号,因此由系统按照原入库单上的商品批次号自动匹配即可,当商品存存在多个批次时,操作退货的人可选择批次商品进行退货。

确认退货后,扣减商品相关批次的批次库存,同时生成商品条码出入库日志、商品批次库存出入库日志。

三、出库

1. 配送出库

仓库根据各合作客户的订货单,非标品统一扫码拣货出库,标品只需要扫板号输入数量拣货出库,拣货完成后,确认出库,减少出库商品相对于的吧批次库存,出库流程完毕。

在这个操作过程中,可能会商品条码/板号丢失无法扫码情况,此时,需要有入口能够手动输入商品数量,同时系统系统按照先进先出的规则给商品分配批次,以保证商品能顺利出库。

但这时,被分配的商品批次库存会被减少,但实际却没有减少,因此扫码出库需要仓库能够负库存出库,以此来保证贴码商品能够全部顺利出库。

当然,最重要的是事后需根据商品的条码出入库日志找到商品未贴码的原因,以此追究责任,减少下次的失误。

商品批次出库-图6

2. 配送退货

配送退货返仓时,会遇到这样的问题:退货商品是否需要入库?

如果需要重新入库,那么需要重新打印商品条码扫码进行扫码入库,批次默认为入库时的批次,可重新生成新的批次,确认入库后,增加其原批次/新增批次的商品库存。

如果不需要重新入库,确认退货后,只需要扣减商品关联的入库批次库存即可。

总结

除入库、出库2个主要流程外,还有盘点,报损/报溢,加工等等业务流程,都与批次管理息息相关,要管理好一个庞大供应链的商品批次,绝不是一朝一夕的事情,需要我们产品人不断地精益求精,用完善的系统来解决这个难题。

以上就是我对商品批次库存管理的理解,欢迎赐教~

 

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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