5个运营都应该掌握的写邮件技巧,你真都会了吗?

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今年企业办公软件领域有点火热,前有明道、今目标、Tower,现有阿里腾讯相继杀入的钉钉、企业微信号。它们作为办公沟通工具,虽然集成了沟通和项目管理,在OA功能方面也实现了我们在手机上进行公告、考勤、请假、报销得办公需求,但这并不足以你忽略「邮件」这一古老的沟通方式对运营工作的重要性。

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  1. 在运营的工作中,跟合作伙伴通过口头或电话沟通的信息,很容易被遗忘或发生记忆错误以致引起误解,而电子邮件则以方字的方式储存,方便归纳与整理思路,可以通过转发的形式让相关人员接触到;
  2. 当运营项目出现出现主观因素引起的失误时,能够通过邮件避免扯皮冲突;
  3. 在发生冲突时,电子邮件还可以充当证据;
  4. 如果你是一个有整理习惯的运营,你写的电子邮件还可以作为工作记录与档案.

在创业公司都在一个屋檐下办公,在沟通上可能是会更简单很多,转个身就能够实现面对面交流。在一线互联网企业,虽是倡导要打破部门篱笆沟通无阻,但毕竟那堵墙或者是哪条街是现实存在那的,需要我们用电子邮件来跨越实现沟通。

记得当初刚到贴吧那会儿,可能是因为毕业没多久蛮多职场基础知识并未熟知,在写邮件这件小事上也是没少挨骂调教。为了大家少踩坑,我把运营常遇到邮件场景和基本的注意点码出来供大家参考。

人人都要懂的邮件基础知识

“不及硅步无以至千里”,先聊每一位职场人都必须掌握的写邮件小知识点,只有做好这些基础的,后面根据运营工作延伸出的邮件场景才是锦上添花。

1)主题不能少,邮件的主题就像微信图文的标题,要概括出邮件的核心内容,同时可以用 “审批、查收、知晓、转发等” 动词明确告知对方需要做什么。例如主题“【审批】五一节用户满减活动方案”

2)收件人和抄送填写,收件人处填写的是跟本封邮件所提事情直接相关的人,抄送则为需要知晓该事情的人。另外,最好按照职级顺序在收件人和抄送处填写邮箱地址哈。建议在抄送处带上领导的邮箱,这样能够提升大家对这件事的优先级。

3)注意逻辑列点说明,用归纳的方式把事情用邮件1.2.3.4…分点阐明,对重点内容加粗帮助收件人能够快速找到关键信息。

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(注意逻辑,列点说明)

4)提供效率善用转发,在项目需要添加新同学时,经常我们会选择用“转发”把之前的项目相关邮件给到他,要注意在转发正文说明整个项目的来龙去脉和进度(注意删除不被转发邮件里边的敏感信息)。遇到需要转发多个邮件时可以采用“附件项目”的添加形式,在正文说明每一封邮件的大致内容,同时注意添加的邮件项目命名。

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(添加outlook邮件项目,把之前的邮件添加在附件中)

5)检查邮件正文,确认附件和收件人正确,切勿出现错别字、附件遗漏、收件人错误等严重问题。附件建议数量不多于四个,大小注意控制在10M以内。

以上五点邮件基础知识是首当其冲最值得注意的,然后字体、字号、签名这些事情上就按照公司习惯进行设置即可。随后,我们来聊一聊在活动策划过程中运营可能会遇到邮件场景及编辑技巧。考虑到邮件属于机密文档,这里就不对具体案例邮件截图。

运营常见的邮件场景

邮件场景一:活动申请

活动策划是运营经常干并且必须会做的事。做活动运营,第一步要知道为何做这个活动,然后你的策略或者说活动创意在哪,预计要达到怎样的数据目标。想清楚这些之后,才是写邮件给领导进行方案审批。

活动申请类邮件,正文的开头处需要把整个活动介绍清楚,用开头的一句话让领导抓住重点,让他判断这个活动方向对不对,值不值做。这里可以参考的框架是“活动目的+活动时间+活动形式+预期目标”。

举个栗子,为提升乐视会员整体销售额,4月14日我们将以买会员送硬件作为活动促销形式,预计当天能够实现23亿的交易额。

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(乐视硬件免费日)

在这句汇聚了活动精华的话后面,如果是涉及到费用的可以把预算放在最前面,毕竟领导是会优先关心活动性价比。然后才到由主题、时间、形式介绍、推广计划、执行规划、活动客服QA组成的活动主体部分。

邮件场景二:进度汇报

大型活动审批通过到活动上线会是一大段的筹备时间,期间运营需要做的是给领导(或者同事)同步你的活动进度,告知遇到的问题和调整后的方案,以便大家能够及时为你的活动提供支持。

进度汇报类邮件,可以将整体活动按照PC端活动页、移动端活动页、推广、品牌传播等主要部分进行拆解,每个部分的进度汇报格式可以是:进度说明+下周计划,其中进度说明为本周的工作成果展示,例如,本周在PC端活动页上完成的是页面设计,下周的工作应该是完善页面交互并提交IT部进行开发工期评审(可以把设计图放在本周进度汇报邮件中)。

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(本周进度:完成天猫活动页面设计图)

邮件场景三:会议邀约

运营要想成功的策划一场活动,和产品技术部门的开发成本评估会议、活动进度汇报会议、大大小小的资源沟通会议是少不了的,所以做运营我们得懂outlook的会议邀约,用这个功能可及时回执收件人接受会议邀请的情况,同时在活动开始前邮件系统会自动给接受邀请的收件人弹窗会议即将开始的消息。

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(会议邀约:弹窗提示功能)

写此类邮件需要在正文处写明会议背景,阐明需要通过会议解决的主要问题,添加必要的附件材料方便大家做会前准备工作,提高讨论会议效率。

邮件场景四:沟通汇总

不管是部门内部还是跨部门,只要跟活动有关的工具沟通,在会后你需要做的是及时写一封沟通汇总邮件。将沟通中的关键工作和对应的负责人记录在邮件中并明确该工作的完成时间节点,这样才算是有效的会议沟通,同时方便大家跟进自己所分配的工作。

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(沟通汇总邮件)

沟通汇总类邮件,在正文开头处写明本次沟通会议参与人员及时间及讨论主题。然后按任务的分工写对应的人和完成时间,抄送领导告知会议沟通结果(这步不能少哈)。

邮件场景五:项目推动

在活动页面的设计和开发的过程中难免会出现自己的需求被插队导致延期问题。运营需要根据插排期的具体项目采用不同的策略,如果是时效性很强而且是大领导亲自派下来的需求那只能等了,如果只是被同等优先级的项目插了排期,可先口头沟通解决。如排期僵持不下,这个时候就可以考虑写一份项目推动邮件。

这类邮件需事先跟领导商量对策,在邮件正文处告知活动的收益和上线时间,阐明该需求的开发对整个活动的必要性。然后,你需要做的是抄送领导点击发送。

邮件场景六:项目汇报

历经千辛万苦终于把活动做完,这里的的做完并非指活动上线,而是活动页面完成它的使命后安全下线。确认各个广告位已无活动链接后,第一时间对整场活动进行复盘,从活动策划到执行过程遇到的问题,上线之后的突发事件以及采取的应急方案都可以进行总结。如果是效果好的活动还可以把总结写成项目汇报邮件,抄送全组或者整个部门(公司)更是逼格满满。

一般情况下汇报类的邮件会发送给未参与到项目中来的同事,所以在写项目汇报邮件时,开头需要对活动进行一个概述,让大家知道你做了一个样的活动。

拿产品菜鸟汇在三月份做的“最美运营女生投票”为例子,它的活动概述可是:以投票为互动形式,借和运营女神评选话题进行推广宣传;利用女生高赢值效应,吸引用户参与活动并转发;抓住微信自动投票功能,设置投票需关注,引导用户关注产品菜鸟汇。(在公众号「产品菜鸟汇」回复关键词“女生评选”可看像素级的活动复盘案例)

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(产品菜鸟汇“最美运营女生”评选活动总结)

介绍完之后,开始写项目数据,基础数据包含整体的活动页面UV、PV、参与人数、停留时长、分享量等,延伸数据为活动策划初期就是提升的指标,例如绑卡人数、付费人数、付费总额、付费次数等。

写完数据可以从工具、包装、互动这三个活动要素思考这次的活动经验,也就是可以再下次策划活动时可以复用的一些小建议,比如这次在活动的互动设计中你让技术开发了红包彩蛋功能,就可以在邮件告知大家下次在策划时效性活动时可以找你要互动权限,在降低开发成本的同时还提升活动互动性。

最后,如果在活动中出现的好玩的用户评论或者某网红对活动的转发,媒体对活动报道了,都可以将相关截图放在活动汇报邮件中,用口碑提高活动效果的立体感。

沟通方式只有适合的没有绝对的正确,以上全部内容是从运营在活动的策划过程中可能会遇到的写邮件场景出发,结合本人经历和曾被调教的方法给出相应邮件建议。

最后每个公司的写邮件习惯不一样,如果有更好的邮件沟通技巧,欢迎各位在评论区中留言补充。

#专栏作家#

陈维贤,雪橙金服运营经理,人人都是产品经理专栏作家。百度前员工,小红书早期社区运营与推广工人。微信公众号“产品菜鸟汇”,分享运营视角下的互联网的有趣好货。

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评论( 1

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  1. :cool:

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