产品设计:设计一款通用型合同管理系统

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合同管理系统是一个企业参与信息化系统建设比较重要的一部分。本文结合笔者的项目经验,尝试为读者呈现出一个具备行业通用性的、相对较完整的合同管理软件设计思路。作为回顾性总结,也作为一个范例希望能帮到想转战 ToB 领域的同行。

一、合同管理系统做什么?

对 ToB 产品来说,大多数情况下不需要 PM 拥有多么大的脑洞,只需要搞清客户需求,知道他们如何在线下处理各项工作即可。

因为每一个新奇的想法都需要公司付钱,而客户并不一定会接受,所以不用乱加天马行空的想法,甚至暂时不去迎合市场需要。比如电子签证。

具体来说,需要先搞清以下问题:

  • 客户来自哪个行业?
  • 系统的需求方来自哪个部门?
  • 客户要用系统处理哪些事情(哪些类型的合同)?
  • 客户需要通过系统如何处理工作?照搬线下工作场景,还是对此做改进?
  • 有哪些员工(角色)会用到系统?使用频率分别有多高?

在进行相关市场调研后,我们找到五个有可能与合同管理软件发生关系的职能角色,以及他们的关键需求:

二、合同管理系统怎么做?

对合同管理来说,实际上每一类合同都有自己相应的处理方式(可以参考百科中介绍的合同类型),但为每种类型的合同分别设计流程又不切实际。

因此需要产品经理事先了解每一类合同的使用场景、信息结构和处理方式,然后结合已经确定好的边界(跟客户签下的合同就是边界),对它们进行抽象化处理。

在简单地了解客户需求后,顺便梳理一下有关合同管理的业务流程:可以把这个流程看作是“实际业务处理流程+理想化流程”的集合体,因为客户采购一款系统并不仅仅只是想把线下工作照搬到线上,更希望带来管理水平方面的提升。

此处省略长篇大论的分析,直接说结论!

1. 合同管理的业务流程

下图就是合同管理最基本的业务流程;五个角色是抽象出来的用户分类,真实情况下并不一定会按照这样的职能分配进行管理,但流程大同小异:

在“合同管理员”角色完成“合同录入”并审批通过后,即标志着该合同正式生效——这是理想状态下的流程:先立项,后签合同

而对于小额合同,可能根本就不需要立项申请和法务审核(直接使用模板合同);或者是客户选择把立项工作放在线下。这样的话,流程就变为下图:

上面两个流程比较粗略,接下来放大流程中两处比较重要的细节:

  1. 审批
  2. 执行

审批有两个层面的意思,一是人工审批(由领导主观意愿决定),二是系统控制(为需要控制的数据类型设置阈值):

这里的外部系统不仅可以是供应链系列的库存系统,也可以是财务系列的预算系统,一个合同管理软件有太多地方可以跟其他系统建立接口了,这里只是举例。

把对调外部系统数据和审批流程放在一起是为了方便解释“审批”,所以画的不太科学哈(费了半天劲,结果审批没通过~

合同执行包含:业务层面的执行(项目进度、收发货进度),财务层面的执行(收付款进度,开票进度):

这个图画的更简单了,能看懂就好。意思就是在执行环节,财务受业务(项目进度)制约;前半部分是合同按时履行的处理方式;后半部分表示业务人员拖进度时,财务可以对其进行“催办”。

先介绍这么多。

2. 功能清单

因为 ToB 项目大多都是分期完成的,很少会在系统设计之初就一次性列出功能清单,所以下表还是我第一次整理全部的功能……这才发现 ToB 项目原来这么复杂,而且估计还有遗漏的地方,仅供参考吧。

“一二三级菜单”并不是准确的菜单名,主要代表相应的功能点。

3. 信息设计

产品信息设计主要是介绍每个页面具体包含的内容(文字、图片、数据及类型等等)。作为回顾性总结,分别列出每个页面内容有些小题大作,所以本节只列出“合同录入”时页面包含的信息。

请忽略这个鸡肋的 Excel 配色~

表格中有个名词“会签”可能不太常用,意思是:当审批人无法决定时,可以拉一个人跟他一块审批;另外还有,虽然涵盖多个主体的合同也不太常见,但我们需要考虑到这种情况。

结语

利用三个工作日的下班时间整理完,欢迎批评和点赞!等我看完评论后再决定详细介绍哪个模块~

对了,本文没有提到当下比较热门的“电子签证”,因为这个功能相对比较独立,对合同管理系统来说属于锦上添花的部分,所以等后续有时间再介绍。(其实主要是因为我还没做过~

 

作者:产品路漫漫;微信公众号:产品路漫漫

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  1. 您好,我是电子合同网公众号小编,想把您这篇文章转载到我们公众号,供大家学习,希望能得到您的授权,联系方式:13777579767,谢谢。

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  2. 分享是美德,点赞支持!

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  3. 付款合同的应用场景是什么?公司采购东西的时候也要自己弄个合同?

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    1. 我做过类似的,就是个中间商,低价买进,高价卖出。所以采购和销售都有合同

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    2. 对财务人员:这笔款我该不该付?有没有经过审批?在不在预算内?
      对管理层:今年都通过合同采购了什么(大额采购)?花了多少钱?
      对业务人员:采购申请通过后,我不需要再单独通知财务及时付款;对项目类合同,也不需要再单独找用章部门盖章。
      如果是制造业客户,可能还要考虑跟仓管系统做接口,如果库存不足,可以直接发起采购申请,然后进入审批流程。

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