企业合同管理平台(CLM)的价值是什么?

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企业合同管理平台是企业信息化平台,帮助企业感知和控制风险。文章对合同管理平台的发展方向和发展趋势进行了梳理分析,希望能加深你对CLM的认识。

专业从事大中型企业合同信息化建设10多年,有一些经验体会跟大家分享一下。在这里并不想介绍具体企业合同管理过程的具体问题和解决方案,而是给大中型企业尤其是互联网负责合同管理平台建设的产品和项目负责人指点迷津,搞清楚企业合同管理平台这一既非主业平台又非主数据平台(本人参加建设的合同管理平台中已经有企业将其列为主数据系统了,这是趋势),但作为企业与外部联系桥梁,与主业平台等有着密切深入联系的合同管理平台,其存在的价值是什么、经历怎样的发展阶段、管理的机制是什么、发展的方向在哪里。希望这些经验能够给大家带来一些启示,少些困惑把握好方向少走些弯路。

一、合同管理平台最终价值

合同管理平台作为企业信息化平台,必然有信息化的通用价值,诸如规范业务管理、提供工作效率、辅助企业决策等。但企业的每个信息化系统均有且独特的最终价值,如果其平台建设负责人不能精准把控,平台建设经验不仅无法沉淀没有可持续性,而且缺少需求取舍标准,到头来七零八散不成体系,只解决一些临时问题。

每个信息化的独特价值都根源于自身的业务,合同管理业务的最终价值就是感知和控制风险,记住是“控制”并不是降低或避免,这一点很重要(很多合同管理负责人都理解不了)。

二、大中型企业合同管理信息化三大发展阶段

明确企业合同管理平台的发展方向,有必要先了解其发展的三大阶段:

1. 合同审核管理阶段

在办公系统中被动实现合同的审核。最初企业中仅有办公或财务等信息化管理系统,为了规范合同管理,将合同审核流程纳入办公管理系统;

2. 合同过程管理阶段

企业部分合同在业务系统中实现过程化管理(如ERP、采购系统、销售系统等均涉及了合同过程管理),或是以独立的合同系统实现过程管理;

3. 全面合同CLM的风险防控阶段

企业几乎全部合同(实际业务中有些合同确实进不了系统或是没必要进系统)依托平台管理,与相对方共同通过数字化感知(如相对方资质变化等)、智能化知识服务(基础是企业定制风险数据库)、大数据风险分析(不只是简单统计合同数量金额,如业务风险地图等)实现真正的合同CLM风险防控平台。

三、大中型企业合同的全生命周期管理(CLM)

CLM是一个将合同从电子化升级到知识化、智能化的解决方案,通过规范合同范本使用、合同起草,到监管合同审批、签订、履约,再到因合同产生纠纷追讨全生命周期中的全部合同操作。

还有很重要的一点的他的起点和落脚点均是公司的业务管理(如销售、招投标、采购、ERP、财务等系统),正如合同是将业务按照法律规则合法化的过程一样。

下图简单示意合同CLM风险防控,这里面体现了他的几个特点:服务于业务、基于企业知识库、全过程风险防控、对外开放(赋能生态合作伙伴)。

四、大中型企业合同管理的五大发展趋势

1. 事务管理为主向知识服务为主转变

以事务管理为主的合同信息化系统,更关注对过程的控制,而知识服务为主的合同信息化系统,则更注重为合同处理提供知识服务。这就要求未来的合同管理系统要以知识库为基础,为业务部门处理合同提供实用的知识服务,而且系统通过实际应用不断积累和沉淀服务组建以及经验知识,成为能够学习和成长的智能系统。

2. 由公司内部管控向外部赋能延伸

当前企业的合同管理系统更多关注法内部过程的管理,实现起草、审批、签订、履行等过程工作的信息化。

在未来,合同管理信息化将合同管理与公司运营和各项业务的活动连接起来,并逐步实现内部信息与外部信息(企业资信等)、内部用户与外部用户(供应商、合作伙伴等)、内部部门与外部机构的结合(外部律所等),整合社会资源扩大合同管理系统服务与监控的范围,从有效提升企业整体的合同履约风险防范能力。

3. 建设重点从应用向数据逐步进化

大中型企业合同管理信息化建设基本已完成了合同业务流程的建设,并积累了大量的合同数据,但数据分析挖掘的需求和动力不足。

要扭转以前重业务电子化处理,轻数据分析(不仅是合同数据本身的分析,也包括用户画像、业务风险画像等)的观念,将企业信息化建设的重点将逐步从信息技术向数据技术转化,从以流程为中心向以数据为中心转化。

4. 由项目研发型向平台运营型进化

项目思维研发系统经常会迫于项目周期、项目成本等原因,导致系统个性程度比较高,不利于系统的服务积累和长期迭代,导致系统不能灵活适应业务的变化,最终只能使用完全重构方式来适应业务的发展。

平台运营思维则是从及时响应客户需求和长期完善角度,规划系统的研发,通过平台+组件的方式提高系统的灵活性和可持续性。注意这种改变需要用户一起参与。

5. 用户应用从PC端向移动端升级

随着公司业务发展对及时要求越来越高,用户需要更快、更方便地完成任务,移动端的便捷性、即时性、个性化等较PC端有着无与伦比的优势,而且手机屏幕尺寸的越来越大,网络带宽的逐渐提升,越来越多的IT系统从PC端业务向移动端升级。因此,移动端转化是合同管理信息化未来的一项重要趋势。

 

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  1. 您好,最近在跟进合同管理场景,请问“从以流程为中心向以数据为中心转化”这个怎么理解呢?

    合同管理是一个过程,从业务的角度来理解,应该以过程(也就是合同管理的流程)为中心才更贴合业务部门的诉求才是

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    1. 1.从企业合同归口部门与合同起草履行部门协助模式的角度,需要从管控(流程手段)向服务(数据分析和知识积累)转变,这是发展的大趋势,以服代管,国家的“放管服”里也有这个思路;2.大企业信息化建设的角度,流程管控工作已经是有一定基础了,多年数据积累反而没有用好,大量数据睡大觉,专业人员的隐性知识也没有积累下来;3.过程控制的理解,内部制度的明确控制只是过程控制的很小部分,通过数据分析出的风险及控制需要做的工作更多价值更大,如实时的合作商的资信变化等

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  2. 您好,我在某BAT担任合同业务的产品经理,研读了您的文章非常受用!方便留个联系方式微信交流一下吗?

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    1. 求上车,组一个群 哈哈

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    2. 留一下联系方式吧

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    3. 我的手机号是17861436872,可以添加我的微信~谢谢,期待能够向您学习到更多

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    4. 我手机号 18310717102,也烦请加下我哈,期待与大神一起沟通讨论学习,共同进步~

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  3. 这个是法智易的文案

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    1. 可能人家就是法智易的呢

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    2. 真有眼光,就是天津道本的法智易

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  4. 大家想了解企业合同管理产品的哪一方面、哪个环节、如何实施都可以,欢迎大家留言交流~~

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