电商后台系统:采购管理

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本文对电商后台系统中的采购管理部分进行了分析介绍,对每个步骤模块进行了说明,希望通过此文能够加深你对采购管理的认识。

了解什么是供应链?

供应链:“围绕核心企业,通过对信息流,物流,资金流的控制,从采购原材料开始,制成中间产品及最终产品,最后由销售网络把产品送到消费者手中。它是将供应商,制造商,分销商,零售商,直到最终用户连成一个整体的功能网链模式”。

了解采购处于供应链的哪个环节?

电商的采购是由采购业务人员向供应商发起商品的订货的流程,基于采购,才有后续关于供应链入库、退货、销售等等业务,所以说采购是自营商品开始运营的源头业务。

什么样的电商企业需要采购业务?

现在基本主流电商企业像淘宝、拼多多,并不像传统企业那样自己生产产品,那平台商品哪里来?一种是商家来平台开店就是POP模式;另一种就是从供应商那里采购到平台自己的仓库,货权都是平台自己的,就是自营模式;自营业务才有采购,相当于负责了企业的第一利润源泉(第一利润源泉:原材料;第二利润源泉:人力成本;第三利润源泉:物流系统),其重要性不言而喻。

采购管理从大的方面我们可以分为:执行层、策略层和战略层。

  • 采购管理执行层,有些地方也称为”小采购“,主要由采购员组成,职责包括下采购单、跟单、催单、结算等相关的执行操作。
  • 采购管理战略层,也可以称之为”大采购“,也就是对供应商的管理,包括供应商开发人员,负责供应商的寻找、签约、合同管理、样品领用等;质量监督人员,负责供应商的货品质量、价格、到货准时率、售后问题等相关的绩效考核。
  • 采购管理策略层,也就是通过数据来驱动智慧采购,包括销量预测、采购建议、自动补货等,主要帮助采购人员做决策,包括哪个商品什么时候需要采购,需要从哪个供应商以什么样的价格采购,需要采购多少数量等,以提高商品的现货率和减少库存周转天数,进而提高效率、减少成本。

一、整体业务

完成一次采购其实就是从哪个供应商以什么价格采购哪些商品采购多少。

所以包含了商品、价格、商家、库存 4个要素:

  • 商品管理
  • 供应商管理(自营合作模式包括:经销、代销入仓、代销不入仓)
  • 价格系统
  • 采购管理(经销和入仓合作模式的商家货品是需要运到平台仓库;不入仓的不用,货品在商家仓库,只需要提交虚拟库存到平台)
  • 库存管理

不同的公司的架构不同,本篇的采购流程主要是在采购管理系统完成,需要的基础数据都来自商品系统、供应商管理、价格系统。

接下来主要介绍是采购管理和库存管理。

二、整体的流程

采购流程,从采购计划到采退配报废执行,这是重点说下正向的流程:

  1. 采购部销售目标制定后,会制定对应的采购计划。采购部根据采购计划下采购申请。
  2. 代销不入仓的商家,走库存提报的流程,加减虚拟库存。
  3. 代销入仓/经销商家,由采购部门向商家下采购申请单。
  4. 采购部门管理层需要审核采购申请单。
  5. 审批通过后,如果需要把货铺到多个仓库,则需要根据单品在各大区仓库的历史销量进行采购分仓,生成多个采购单。
  6. 生成的采购单据流转至供应商门户,由供应商操作发货,运输方式可选择是干线或者非干线。
  7. 若发货方式为干线,由公司干线分配配送方式为干线还是集货,直送直接送货入库。集货先入集货仓,然后再分仓入库。
  8. 选择为非干线,有物流公司或者快递送货入库。
  9. 最后是货到仓库,仓库人员操作入仓,平台更新库存数据。

三、原型

1. 创建采购申请单的界面

重点信息是确定供应商、仓库、商品、采购量和价格。

2. 采购申请单的列表页面

管理和查询单据。

3. 采购分仓

7大区域:按照全国地理位置划分的7大区域,华北、华东、华南、华中、西南、东北、西北。

大区仓:每个区域下有对应的仓库,如果用户订单地址属于该区域,仓库会优先发货。

我们要计算的是全国7个大区仓,每个仓应该分配多少采购量:

大区占比:是结合算法预测模型算出该单品在7个大区的销量占比。

该仓单品分配采购量=(总采购量+单品在所有大区仓剩余库存)*大区占比-该仓所在区域的单品的剩余库存

举个例子:喵哈哈钙奶,采购量1500

4. 供应商发货界面

确认采购单并且确认发货的数量和运输信息。

采购管理系统层面是执行层,更多通过流程整合、交互的优化来帮助买手/供应商效率。

5. 库存管理

备货:

采购是库存的源头,采购量是关键,关系到库存管理(不能多采,否则会呆滞)、前端的销售业务(不能少采,否则会缺货),因此备货计算在整个采购业务中非常重要。

采购量的确定常见一般2种方法:人工备货(用户根据自己的经验手动创建)和智能补货(用数据驱动智慧采购)。

介绍下补货模型:

提前期,即采购下单到商家运输货物到仓所需的时间。

安全库存,即采购下单到商家运输货物到仓期间卖出去的库存。当可售库存低于这个库存的时候,必须要进行补货,否则就会断货。

日均销售,预测商品未来的日均销量。

补货量=期望商品售卖的天数*日均销售*大促系数+预计到货期间消耗的库存 -可发库存-在途库存

举例:

期望销售天数:58天

计算得出补货量=58*69*1+29*69-529-0=5474

库存管理,还有一部分是库存健康管理,包括在途库存、滞销库存、效期管理等,且听下回分解。

 

本文由 @GoldenMeng 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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评论
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  1. 坐等大佬的滞销库存管理

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  2. 想了解一下缺货管理?如何预防缺货?缺货预防和解决方案等?请问一下相关的,谢谢

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    1. 看你们怎么定义缺货,缺货反过来就是有货率的高低。
      如何衡量有货率?
      分2个层面 ,前台销售层面的缺货,有时候是业务为了打节奏,扣减了库存,其实已经后台是有货的;后台缺货,就是仓库没货,需要向商家采买。
      前台有货率:点击页面有货次数/全部点击
      后台有货率:有可发库存天数/入库总天数
      整体后台有货率:累计无可发库存天数=0的商品数/所有商品数

      我个人的思路:

      1、先把指标可视化,比如有货率报表

      2、监控报表,设定合理的阀值,给出预警。预警的方式可以是企业IM或者邮件。

      3、分析数据,看下问题比较严重的部分,分析原因。

      4、对产生缺货的原因 制定相应的方案。措施包括产品层面 ,提供系统支持; 业务层面比如纳入考核,推动业务关注。

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    2. 从供应链的角度如何预防缺货呢?比如更严谨的补货模型、更短的供应商交期

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    3. 补货模型我们也在探索 你什么是怎么做的 ?

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  3. 想了解下价格系统 ;-)

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    1. 具体是价格系统哪个方面?价格系统内容蛮多 :smile:

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    2. 你说的这个价格是 采购价 还是销售价呢?我想了解下采购价你们是咋管理的 哈哈

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    3. 包括采购价和销售价。采购价的来源可以是供应商提报或者业务帮忙提报;采购报价重要的信息包括:采购类型(采购基准价和采购促销价),价格生效时间,供应商,SKu编码,机构。报价以最新的生效时间为准。
      在下采购申请单时候,用供应商、SKu编码,生效时间从价格系统种匹配相应的报价。

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    4. Soga 那跟我们做的差不多 现在主要还是相当于人工在维护 我在想这块有没有可能实现自动定价的机制 但是这个价格涉及到跟供应商的沟通 就不好做或者没法做

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    5. 还想了解下,销售价的管理,这块我感觉可以做的东西比采购价要多得多 定价模型就很重要了 :smile:

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