五个方面,介绍CRM系统中“商务环节”各维度功能设计

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今天给大家分享一套CRM系统中,商务模块的相关设计,当前设计中,以商务视角展示了其对项目中出现的问题如何处理、项目执行过程中的各环节跟踪等相关功能。由于篇幅问题,当前文章中,对CRM系统仅展示了商务环节,并未提及当前功能相匹配的其他信息产生模块,等以后有时间,再将整套系统为大家进行展示,如果各位看客感兴趣的话。话不多说,我们先看一下相关内容。

一、客户档案

商务角度下,当前模块最主要的功能就是其用来对客户关系管理的工具,这也是CRM系统必备的基础功能,这方面内容不用多说,我已将客户关系状态全部标注在原型中,方便大家查看。

1. 客户档案列表页

2. 客户当前详情页

在客户档案卡中,除了记录一些用户的基本信息、交际历程、待办等事项作为必备数据以外,还增加了与当前联系人存在直接关系的机会、回款、合同等相关模块。(商务人员与客户的对应关系是1对1的,这点不容分说,就像是保密档案一样,在当前客户具有所属商务的情况下,其余商务是无法看到当前用户的所有信息)

  1. 机会:这套平台中存在市场机遇挖掘与录入的相关功能,一些机遇被录入至系统中后,可以按照公司名称、人员信息(弱关联与强关联)的形式进行挂靠显示,以保证所录入的价值信息可以获得最高的体现。商务人员看到相关机会后将会增大多项目的合作机会,对所录入的机会进行认领及创建机会任务,创造更大的利益。
  2. 回款:与当前客户信息有直接关系的项目,其所有的汇款信息及趋势图都会在当前页面显示,共商务人员进行查看及管理。
  3. 合同:同理,商务针对当前客户的所有合同,包括合同进展、执行情况、执行环节等信息均可以在当前页面进行显示。

3. 合同信息

在客户档案中,可直接查看在当前客户下所有的合同状态,在交互方面的体现,为当前页面进行页内弹窗的形式进行。

合同信息可以更好的协助商务人员对合同进展情况进行了解,如合同签署信息、交付时间、合同内部执行环节状态、甚至是财务、发票、回款等相关信息,商务人员不用在去其他页面进行综合信息整理。

二、项目执行跟踪

大多数商务人员除了与甲方进行商谈,拿到最终合同外,还需要对所交付内容、及项目执行进展与甲方进行沟通交流,以保证提供最优的服务,创造企业或个人的优秀口碑。所以项目执行跟踪模块可以很方面的提供商务人员项目执行信息,而不是在企业内部对各零散部门逐一进行信息确认。

同理,要想集合各部门信息与一个模块中,也需要各部门对当前平台信息进行及时的维护。这部分信息除了对商务人员有效外,还对企业内部所参与的各部门及人员存在价值。我仅对商务人员模块进行展示,不代表其他环节部门不需要当前内容,还请注意。

我们可以看到,列表中以项目名称为维度对环节、需求类型、负责人、执行周期包括状态信息进行综合展示,通过此类信息已经可以明确各项目进展情况。

项目跟踪:详情页

项目执行跟踪详情页中,拥有更加细致的信息,包括合同、项目进展环节、各环节状态进行展示。

合同信息:以当前项目所属合同为目标,展示其相关情况,并将合同作为独立内容单独分配状态,外加合同签署时所上传的合同文本信息等。

项目信息:对当前项目在企业内部所牵涉的部门进行周期性管理,且赋予各部门独立状态,使商务人员对内部项目流转及各部门信息均有总体上的了解。商务人员是企业外部信息最了解的人,如再加之企业内部信息,便可更好的提升其余客户交谈的资本,而不是回回都要拉着客户与内部负责部门进行信息沟通会。

需求确认:需求确认是一个独立模块,旨在各业务部门,对当前项目的执行、设计等环节存在疑问,使用邮件或电话不能很及时的得到精准答案时,需由问题来源部门对其商务发起需求确认信息,待商务人员信息确认后,即可对需求确认信息进行回复,就相当于是企业内部将工单分派至当前商务人员一样。那么当前问题的确认次数指标,是考核商务人员是否完全解答了各部门的问题,如果确认次数过高,那么当前商务人员有可能是因为能力问题,受到当前部门的提醒或惩罚。项目能够顺利完成,绝不是与商务人员一点关系没有。

注3:商务人员对产品、技术等方面的能力薄弱,所以有很多问题都无法直接回复,需与需求方进行沟通后才能得到相应答案。反向思考,产品或研发与商务沟通后,却无法快速得到相应解答造成项目延期交付,此部分责任不好拆分,所以使用当前需求确认模块,便可有效的管理相关问题。

项目跟踪:成本核算

项目跟踪中,成本核算模块用于让商务人员清晰的了解当前项目的成本构成及支出构成的简单页面,这部分信息也在商务人员创建合同时同样存在,旨在让商务人员了解项目成本状态,使其在与客户进行合同签订时,能够在有限的条件内,扩大企业受益的金额,明明白白做事。

三、需求确认

这就是“项目执行跟踪”模块中所提到的“需求确认”功能,商务人员可在当前模块下集中看到其所属的所有项目中,企业内部各环节均出现了怎样的问题,从而为了推动项目进展,而积极解决相关问题,提升项目效率。

可能有些人觉得需求确认页面中,是否需要显示项目信息、最近拜访计划,项目联系人等相关事项。这些内容其实都是在为商务人员在何时向甲方人员提问所做的准备,如有些问题可能电话说不行出,那么最近拜访计划将可让其查看到近期是否有见面的可能性,能否利用当前见面进行一些问题的解答,而不是让商务直接拿起电话就开始问问题。

四、项目运行监控

项目运行监控模块,是为了满足一些投放、拉新、活动推广这类互联网需求的项目,使商务人员可以实时了解项目执行进展,对项目执行结果有一个综合性的预期,或使商务人想更多的办法可以达成这次项目目标中的结果。

详情页中,各项目信息、项目历程、监控信息、执行结果进行全方位的跟踪。如项目历程,投放类项目在何时进行了哪个平台的投放,上线及下线时间均有所标注,使商务人员可以实时反馈至用户,已经进行了哪些平台上线,可以查看哪些平台的广告素材了。将信息流程规范化,使平台中商务人员获取一手资料,可以使其在某些时刻立于不败之地,对于企业是有好处的。同时也可以对项目进展进行留痕,对日后总结、追责,都是很有必要的动作。

五、合同管理

我们来说一说合同管理,在合同管理管理功能汇总,每个商务人员可以以合同为维度对整个合同的执行进度、环节、状态有个整体的了解。可能有人说,有了项目跟踪模块了,为什么还要对合同进行跟踪。其实在跟踪这个动作上,功能是相同的,只不过合同模块最主要的功能是对合同信息的管理与记录,我们来看一下相关功能。

1. 合同信息

我们来说一说合同管理,在合同管理管理功能汇总,每个商务人员可以以合同为维度对整个合同的执行进度、环节、状态有个整体的了解。可能有人说,有了项目跟踪模块了,为什么还要对合同进行跟踪。其实在跟踪这个动作上,功能是相同的,只不过合同模块最主要的功能是对合同信息的管理与记录,我们来看一下相关功能。

2. 合同创建

在合同创建之初,就可以对当前所交易的产品设备或服务进行盈亏查看,提供多功能工具至商务人员,有效提升其合同价值或谈判技巧,如在某一物品上降价至赔钱,在另一物品上加价至赚钱。有些时候不应该所有事情都瞒着商务人员,公开透明的信息会更有利于商务人员创造更大的价值。

#专栏作家#

王荣,微信号公众号:PM_magic,人人都是产品经理专栏作家。10年产品,专注互联网后台产品设计,主导电商后台核心业务搭建,多套0到1平台设计、概念落地、多类型系统设计经验。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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