后台管理系统:如何设计图库功能?

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后台管理系统中的图库功能是指存储素材及对素材进行规整,利用好这个功能能极大的提高运营人员的工作。本文作者分享了自己在设计图库功能过程中的产品思考和相关步骤,供大家参考和学习。

一、功能说明

图库功能应用于SaaS产品的后台管理系统,功能面向对象为产品的运营人员。这类人员在产品运营过程中,存在同一图片反复上传的情况,要从众多素材中找到并重新上传素材,操作繁琐低效,甚至经常出现找不到对应素材的情况。图库功能通过存储及管理素材,帮助运营人员快速找到并使用素材,提高运营人员工作效率。

案例场景1:运营人员小明接到Leader通知,要求在2周内每天更新相同主题的文章。小明在前五天顺利完成文章上架。五天后,小明编辑好文章准备上架时,发现找不到之前的封面图了。为了在规定的时间内推送文章只能迅速找设计师大白再拿一次图片,还被大白diss一顿。事后,小明将这个情况反馈给产品同事老J,他分析可能是小明不小心删掉图片或是资料太多忘记图片存放位置,且发现此类问题在运营工作中会高频率的出现。最终,老J为小明设计了图库功能帮助解决此类问题。后续小明推送文章时可以直接在图库中快速选择对应图片,效率大大提高!

二、问题及解决方案

问题描述1:运营人员每次需更新1~3个主题内容,每天更新的主题相对稳定,因此内容封面、海报等素材会保持一致。尽管更新的素材相同,但每次都需要重复上传。

解决方案:图库存储素材,遇到相同主题时,运营人员可通过图库快速完成素材上传。

问题描述2:大量素材情况,运营人员如何快速找到想要的素材?通过对素材进行规整分类确实是可以解决此问题,但需要花费大量的时间和精力,还要求操作者对素材存放位置十分熟悉,特别是遇到岗位人员流动频繁的情况,“素材存放位置“等经验性工作是很难交接清楚的。导致接手人员短时间内没办法快速上手,给公司带来额外运营成本。

解决方案:图库功能将历史素材集中存储,允许运营人员定义标签及给素材打标签,支持按标签进行分类、检索等图片管理功能,能够让运营人员在短时间内对历史素材的分类进行集中了解并快速上手,缩短素材了解的时间,节约成本。

三、实现思路

这里将图库功能拆分成四个功能:上传功能、图片压缩、存储功能、图片管理。

1. 上传功能

上传功能:指用户通过各种渠道、方式将图片信息存储到图库。上传功能又分为默认上传和主动上传两种方式,默认上传指运营人员将图片上传至后台管理系统时,系统自动将图片存储到图库,也就是说使用图片的同时自动存储图片;主动上传指运营人员直接将图片存储到图库。

图1:公众号后台图片上传

两种上传方式的流程差异见下图2:

图2:流程对比图

从应用场景上看,默认上传主要应用于当前时刻有使用图片的需求,对于图片的存储属于额外需求;主动上传使用场景为用户主要需求为存储图片,目的是在之后的工作中快速找到并使用。配合图库管理功能,能够较好的满足素材管理需求。两个不同功能可以满足不同场景的不同需求,最终达成的效果都是通过一次性的上传并存储,来解决长期上传相同图片的重复性工作,从而提高运营人员工作效率。

表1:优缺点对比

2. 内存压缩

案例场景2:小明上传新图片时,系统提示“图片过大,上传失败“,只有低于500k的图片才能上传。小明需要压缩图片并重新进行图片上传,当天的工作效率受到影响。询问老J设置图片内存的原因时,老J表示如果图片过大,会影响页面加载速度。

图3:公众号图片上传限制说明

针对这个问题,需要在上传功能的基础上增加 内存压缩 功能。内存压缩功能是指上传图片时系统将不符合大小要求的图片自动进行压缩。可大大节省人工成本。

3. 存储功能

当运营人员需要找历史图片时,只需要到图库中查找。图库展示分为两块:常用图片、默认图库。其中常用图片是指使用最高次数最多的前5张图片,并展示在图库顶部;默认图库:展示全部存储在图库的图片,且按存储时间逆序展示。

图4:公众号图库分组功能

通过图库的存储功能,可以满足两个需求:1、通过存储历史上传图片,避免了因此素材丢失造成额外工作;2、区分常用图片及默认图库,帮助用户快速找常用图片。

4. 图片管理

图片的上传、处理、存储及展示,基本可以实现图库功能的闭环。但是在日常工作中上传素材量极大,仅将图片素材上传但不对素材进行归类也是导致工作效率低下的原因。

图5:公众号后台图库管理

案例场景3:在图库功能上线6月后,小明接到需求:要求第二天更新一篇文章。小明准备内容时发现需要用到历史上传的素材,由于历史素材量已经积累上千条,小明无法快速找到对应的素材,他希望大白能直接将素材再次发送给他,大白由于自身工作原因回复小明自己去找历史记录。小明只有自己多花一个小时的时间在已经存储了1000多张图片的图库中寻找历史素材,导致当天其他工作输出受到影响。

从小明的案例中可以发现:由于时间积累存储的图片量会增大,如果不对图片进行有效管理,会带来额外的查找成本,甚至比重新设计成本更高。

因此图库除了要包含上传、处理、存储及展示功能,还需要有对图片的管理功能。图片管理功能主要是帮助运营人员从大量素材当中快速找到想要的图片;包括支持自定义标签、对素材打标签及通过标签进行检索等功能。自定义标签及对素材打标签的功能组合能够帮助运营人员搭建一套熟悉和适合自己的分类体系。而标签检索功能则能够更好的匹配运营人员所搭建的分类体系,功能之间的相互配合能够帮助运营人员方便快捷的找到对应素材,有效的提高运营人员的工作效率。

四、总结

图库功能是后台管理系统中非常小的一个功能,但利用好这个功能首先能极大的提高运营人员的工作,同时也能够给公司节省人力及沟通成本,从而间接提高公司利润。

回顾图库功能的整体实现过程,可以发现整个功能都在围绕提高运营工作效率这样一个最终目的进行设计。作为产品经理要避免的一种情况是陷入功能本身,纯粹为了功能而去做功能,忽略最终想要达成目的。因此产品经理在产品设计的关键节点时需要时刻进行复盘,思考每个阶段是否真的做到了在围绕最终目的进行功能设计。

另外,产品设计一定要结合场景需要来提出解决方案,以福特公司“想用一匹更快的马”为例,在福特公司老板以加快城市转移为背景的前提下,产品经理应提出的解决方案是“以车辆代替更快的马”,这样能更好的解决问题。但是如果场景变换为赛马场,则产品经理应提出的则是“提供一匹更快的马”。从这个案例就可以看出不同的场景解决方案是完全不同的,产品经理必须依据场景为用户提供合适的解决方案。

最后,再说说产品的迭代,很多产品经理是以功能上线作为项目完结。其实不然,功能上线不过是一个开头,产品经理应该对功能建立相应数据监控指标,通过对运营数据分析定位产品/功能的优缺点,将优点沉淀为自己的能力,针对缺点进行迭代优化,这样才能在项目中收获自己的沉淀与成长。否则每次项目上线,也仅仅是一次经历而已,甚至算不上经验。

 

本文由 @Jarrett 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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