用户协议模板管理的具体设计

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编辑导读:在使用一个新的产品之前,大多数产品都会要求我们勾选一项《用户许可使用协议》,才能继续使用。不同的平台协议内容各不相同,产品更新迭代之后,有一些协议内容也会重新变更。那么产品是如何管理这个协议的呢,具体的模板是如何设计的?本文作者从自身工作实践出发,对用户的协议模板管理功能展开了分析,与大家分享。

前言

如果你没事,我们用产品视角去逛逛美团。

从注册一个账号开始逛起,美团首先会要求我们同意《美团点评用户服务协议》、《美团点评隐私政策》这2项协议。

买买买够了,我们想要成为美团的商户,则还需在注册商户的时候同意《美团点评商户服务协议》。

我们再去看看淘宝,在注册的时候就需要用户同意《淘宝平台服务协议》、《隐私权正常》、《法律声明》及《支付宝及客户端服务协议》这4项协议。

这种现象在各种产品中其实非常常见,不同的产品由于涉及的范围不同,需要用户签订的协议也是不同的。但共同点是,不论要求用户签署几份协议,也不论要求用户签署什么样的协议,一款产品通常都是有多种协议同时并存的,由此就提升了我们管理协议的难度。

我们在看到不同种类的协议时,首先能找到的不同在于协议内容不同。除此之外,深层一点可以看出协议的签署场景不同。最深层的,则是不同协议拟定或修改时,需要参与或审批的人员不同。

而协议模板管理,则正是通过类型管理、版本管理、协议流程管理等众多功能,实现对不同协议模板的精准化管理。

今天我们就来讨论下用户的协议模板管理功能。

解析协议模板管理功能设计

为了实现让协议模板更为灵活的目标,我们先整理一下到底需要些什么样的功能。

我们按功能属性进行拆分,可以将协议模板管理拆成以下几类功能:

我们来分别聊一聊每个功能的设计。

1. 类型管理

协议模板是明确规范用户及平台权责的具体条款,那么协议类型就是用来说明协议约束的内容范围。

以淘宝约束商家的一系列协议为例。

淘宝对于商家是有一系列协议约束的,例如《市场管理与违规处理》、《消保及争议处理》、《信用及经营保障》、《营销活动规范》等。

我们仔细来分析一下这些协议:

  • 《市场管理与违规处理》:用来约束商家不可以在淘宝售卖违禁商品等;
  • 《消保及争议处理》:用来在商家和买家对买卖发生纠纷时,保障消费者权益和约束商家的处理行为;
  • 《信用及经营保障》:用来约束商家的信用分计算规则,以及信用分可获得的平台服务;
  • 《营销活动规范》:用来约束商家在淘宝上进行的营销活动范围,以及营销活动中违规的场景。

通过以上4个协议可以看出,这些协议都是对商家在经营店铺产生的相关行为进行约束,都是跟直接业务相关的,所以都属于业务类协议类。

常见的协议类型有服务类协议、隐私类协议、授权类协议、业务类协议4种。

将用户协议区分为不同的类型,可以方便产品管理自己的协议时,能迅速找到需要查询的协议。

例如当产品需要在所有的隐私类协议中都增加条款,列明获取到的用户每项信息所使用的用途。

这个时候,我们就可以通过协议类型,找到所有隐私类协议,对其增加条款内容。

通过这个方式,可以让我们在对某类协议模板进行调整时,不会遗漏部分协议,从而避免人为失误而产生的产品风险。

在协议模板管理中放入类型管理,能够方便产品快速查找到自己所需的所有协议。这个功能能有效区分每个协议模板的用途,同时也便于其他附属功能灵活配置。例如固定不同类型的协议模板的添加流程、必填参数等。

2. 协议条款管理

协议条款管理通常用来管理每个用户协议模板的具体条款,即协议范本功能。

当公司到达一定规模时,我们的法务团队通常会有很多人, 这个时候就会产生团队人员质量良莠不齐。

这时法务去对现有协议进行修改时,可能会因人员本身能力不足及手误等原因修改了核心条款,导致产品风险。

这个问题虽然可以通过审核等其他方式进行多次确认,但一则耗时耗力,二则无法保证人为疏漏。

这个时候,我们可将协议范本区分为核心条款非核心条款

  • 核心条款:通常是某个类型协议的主要条款,是协议的必备内容。例如电商的用户协议中,买卖双方违反交易的责任划定和处罚即为核心条款。
  • 非核心条款:通常是某个协议普通条款,也是非必要条款。通常可由协议双方自主提出增加,或是根据双方意愿进行调整。例如电商平台和商家产生纠纷,双方打官司时管辖权在甲方或乙方所在地等。

其中核心条款可由公司比较资深的法务进行编写,编写好后仅将修改权限保留在公司核心法务手上。非核心条款则可以开放地更广泛,以提升公司应变能力。

在其他普通法务新增或修改协议模板时,核心条款可直接进行引用,但是无法修改。非核心条款则可根据当时的情况进行修改。两者结合,则可避免不够资深的法务由于能力不足或手误修改了核心条款的情况。也可以大大减少普通法务拟定新协议的时间。

3. 版本管理

版本管理则是用来管理每个协议模板的历史版本。即协议版本管理功能。

协议版本管理是管理某个具体协议模板的版本。在所有的协议模板进行新增或编辑时,都需要对其留存一份快照,并修改一个版本编号。

例如某产品刚刚上线时,第一份《隐私协议》,这即是《隐私协议》V1.0。后来在国家的要求下,需要将用户隐私收集后所用的功能明确列明展示给用户。法务对《隐私协议》进行更新,新增部分详细说明,这时更改之后的协议模板即是《隐私协议》V1.1。

这个功能更多地是为了法务的同事而设的。对于一款成熟产品而言,从初始验证市场,到产品有相当大的规模,是经历了很长一段时间的迭代和波折的。这段时间内,产品的协议一直随着业务的变化而产生变化。

正如同新入职的产品,如果能够得到过往该产品的PRD,可以更快地了解产品的历程,以及更好地规避以往产品发生过的问题。

对于法务也是一样,新接手的法务可以通过以往各个版本的协议,结合产品迭代情况,了解到产品的发展历程以及历史过程中遇到的问题。由此也能更快入手,在进行后续协议迭代的工作中更贴近于业务发展,避免反复出现历史出现过问题。

4. 协议审批流程管理

协议审批流程管理主要是对新增或修改各类型协议时的审批流程进行管理。

例如一款电商产品需要新上线商家直播功能。

原本商家只能通过详情页展示商品,我们只需要约束商家商品详情介绍的真实性以及内容的合规合法即可。但是在上线直播功能后,我们就多了些额外需要约束的内容。例如商家不得夸张介绍、展示过程中不得出现违法违规语言、乃至不得展示其他平台二维码等各种内容。

这些都是因为新功能而衍生出对于用户新的约束内容。

在这个过程中,涉及到至少两个部门内部及相互的对接。首先由产品提出新功能,并给出新功能的相应介绍,可包含功能点、用户使用流程、原型图、操作说明等。再由法务内部进行协议的修改及内部审核确定。最后交回给产品确认协议改动点与产品新功能一致。

通过固化协议模板修改流程,能够更好地确保业务与协议的一致性,避免因多个人不同的理解而导致的产品法律风险。

总结

协议模板管理是用户协议管理的一部分,有该功能可以帮助我们在多版本用户协议共存时能更好得维护用户协议。

按照功能属性进行划分,可将协议模板管理拆分成以下几类“类型管理”、“协议条款管理”、“版本管理”、“协议审批流程管理”。

  • 类型管理中常见的协议类型有服务类协议、隐私类协议、授权类协议、业务类协议4种。这个功能能够方便产品快速查找到某个类型的所有协议。
  • 协议条款管理通常分为核心条款非核心条款,将两者权限区分分给不同的法务,可避免在新增或修改条款时因人为因素而产生的产品风险。
  • 版本管理是对协议模板的现有及历史版本进行保存管理,该功能可便于我们迅速了解每个协议模板的迭代情况及每个历史版本内容。
  • 协议审批流程管理则是固化协议模板的修改流程,连接产品和法务部门,确保协议条款约束的内容与业务一致。

从产品的角度上,可以根据目前的需求,抽取部分协议模板管理功能,后续再进行迭代完善。不必强求一次完成整体框架。

 

作者:蜂蜜乌龙茶;微信公众号:产品旅程

本文由 @蜂蜜乌龙茶 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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  1. 有协议框架模板吗?

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