如何设计进销存系统的财务模块(2)——对账与报表

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编辑导语:进销存系统是为了对企业生产经营中进货、出货、批发销售、付款等进行全程进行(从接获订单合同开始,进入物料采购、入库、领用到产品完工入库、交货、回收货款、支付原材料款等)跟踪、管理而设计的整套方案。接下来,本文作者为我们讲解了如何设计进销存系统的对账与报表。

接上一篇文章《如何设计进销存系统的财务模块(1):成本与记账》,整体财务中心模型如下图,本篇主要讲述对账和财务报表。

1. 对账

对账是企业与供应商或者客户对清楚某一段时间内双方发生的业务往来。

1.1 与供应商对账

1.1.1 结算周期

与供应商的对账单按照合同的结算周期生成。

1.1.2 对账单据

这里会根据商品性质区分不同的单据来跟供应商对账结算。

经销商品由于入库后货权即转移,一般会对结算周期内已入库的采购单、已出库的采退单、已确认的费用单进行对账;代销商品是售卖后货权直接从供应商转移给客户,一般是对结算周期内已出库的销售订单、销售退货单进行对账。

如果是本公司代供应商保管的商品,还应根据合同,对仓库内发生的盘盈亏、报损进行对账。

举个例子:与供应商签订的经销合同结算方式为月结,6月1号会自动将5月出入库的单据生成对账单。假设5月发生的所有经销业务如下表,6月1号的账单初始金额为100-22+180=258.00。

若企业与供应商还签订了返利条款,基于含税进货额返利1%,则企业应从供应商处收取的返利为:258.00*1%=2.58,那么最终对账金额为258.00-2.58=255.42。

注意对账的同时会核对供应商开来的发票,发票可能会有蓝票、票折、折让多种方式,根据业务的需要决定系统是否要设计发票录入的功能。

1.2 与客户对账

1.2.1 结算周期

与下游客户的对账单也按照合同的结算周期生成。

1.2.2 对账单据

一般会对结算周期内已出库的销售订单、已入库的销售退货单、已确认的费用单进行对账;如果是大客户,一般也会签订一些给客户的返利条款,在对账时根据条款的基数和比例计算应返费用即可,逻辑与跟供应商的对账是一样的,只是角色互换一下。

2. 财务报表

2.1 进销存报表

进销存报表的内容,是根据“期初+本期发生=期末”这个公式制定的,维度可以根据企业的需要自定义,主要包括:

  1. 期初库存数量、期初库存金额;
  2. 本期入库数量、本期入库金额、本期出库数量、本期出库金额;
  3. 期末库存数量、期末库存金额。

期初和期末还是比较好理解的,本期发生这一项,不同企业可能会有不同的要求,并不一定所有的入库都会记在本期入库、所有出库都会记在本期出库。

例如:采购入库会记入本期入库,调拨的出库和采购退货也会记入本期入库,但是会记负数;销售会记本期出库,销售退货也会记本期出库,为负数。

一般金额会同时记含税和去税,财务只用去税金额做账。

这时可能会带来税差问题,也就是说期末去税金额根据“期初+本期发生=期末”这个公式计算出来,是不成立的,有两种办法可以解决:

  1. 如果成本采用的是移动加权,在成本移动时直接用去税金额移动;
  2. 如果成本是用含税金额移动的,在出报表时,可以增加一个税差金额作为调整项。

2.2 销售收入/成本报表

这份报表是将当月销售的每个经销商品的收入、对应销售的成本进行统计并展示的报表,可以据此来计算商品毛利,是非常重要的经营管理报表。

可根据需要按照不同维度区分:例如分为明细报表、仓库汇总报表、商品汇总报表、订单汇总报表。

统计单据&节点

  • 销售订单出库
  • 销售退货单入库
  • 销售订单/退货单关联的差异单出/入库

收入金额是订单/退货单上的金额,例如销售单S001中,一瓶可口可乐销售时的单价是5,销售了4瓶,则这个订单这个sku对应的收入为2.5*4=10。

成本的取值:可参考上一篇文章中讲的移动加权计算成本的方法,销售订单出库时成本不产生移动,也即出库时,当前仓库中这个SKU的移动加权成本是00,那么这笔订单中这个SKU的销售成本就是2.00;销售退货单入库时的成本取关联的销售订单SKU出库的成本,入库后成本移动。

第3点的例子中,这个订单这个sku对应的成本为2.0*4=8。

2.3 应收账款报表

2.3.1 应收账款余额报表

提供未核销的应收账款的明细记录,下图提供了明细余额报表的参考模板,可根据业务需要,额外提供客户维度的汇总余额报表。

2.3.2 应收账款核销

提供已核销的应收账款的核销记录,下图提供了明细核销报表的参考模板。

2.4 应付账款报表

2.4.1 应付账款余额报表

提供截止当前时间或某一时间点的应付账款明细,其实就是采购单、采购退货单等业务单据的金额。

2.4.2 应付账款供应商余额报表

提供截止当前时间或某一时间点的供应商余额的汇总,提供实时查询的功能和每天跑一次报表的功能基本能够满足所有需求。

2.4.3 应付账款核销记录报表

提供截止当前时间或某一时间点的核销记录,下图提供了参考模板:

2.5 预收账款报表

2.5.1 预收账款余额报表

提供未核销的预收账款的明细记录,下图提供了明细余额报表的参考模板,可根据业务需要,额外提供客户维度的汇总余额报表:

2.5.2 预收账款核销报表

提供预收账款被核销的明细记录,下图提供了明细核销报表的参考模板:

2.6 预付账款报表

2.6.1 预付账款余额报表

提供未核销的预付账款的明细记录、供应商维度的余额汇总,下图分别提供了明细和供应商余额的参考模板。

预付款可能不同公司会有不同的管理,例如需要作为供管同学下单的参考,或者根据已经入库的商品核对真实的预付款余额等,为了应对不同业务的需要,预付款可能需要多个字段,根据不同节点记入不同的金额变动。

 

本文由 @安妮 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Pexels,基于 CC0 协议

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