如何分析场景、问题和需求?

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编辑导读:审批功能在B端产品中是一个常见的功能,本文作者从一个纸质化审批场景出发,通过借阅审批功能,对如何分析场景,场景问题,最终提炼转化为产品功能需求进行了分析和探讨,与大家分享,希望对大家有所帮助。

首先要想的是:与传统的纸质化审批相比,线上的电子化审批有什么优势?能解决传统的纸质化审批中的什么弊端?这里想先给大家讲述一个场景。

01 纸质化审批场景

现银行一笔不良贷款需要紧急立案追回,立案时需要提供客户贷款的相关的材料,负责人小王花了小半天时间填写打印档案借阅审批单,去找相关领导审批。

首先,他去找网点主任进行审批,但网点主任下午被某企业老板约出去谈事情。没办法,第二天小王才找到网点主任进行审批,之后他又拿着材料去找分管领导审批,可领导出差了,需要两天才回。

两天后,小王终于完成了相关手续的审批,然后到档案管理员那里领取材料,在档案管理员的带领下,小王和档案管理员在档案室翻了十几分钟,才找到材料。

但忙完都已经是周五下午了,去法院申请也来不及了,而周末法院也不接待,那就只能下周一去处理相关事宜了。可这么一耽搁,将对追回贷款带来不必要的风险。

从以上场景我们可以分析出,传统纸质审批带来的几个问题:

  1. 审批都需要填写打印审批单,过程繁琐。
  2. 领导往往是很忙的,就造成了审批过程中意外因素非常多,那就造成了审批周期往往很长,而且不可控。
  3. 档案管理无序,找寻起来无头无脑,增加难度。

02 线上借阅审批流程

同样,我们先看一下平日里,通过线上的方式借阅审批的场景是什么样的。

现银行一笔不良贷款需要紧急立案追回,立案时需要提供客户贷款的相关的材料,负责人小王马上在系统填写申请列表,两分钟不到就提交审核,因为时间比较紧,给相关领导打电话告知一下原由,不到半小时审批流程就完成了。

小王马上到档案管理员那里领取材料,通过系统资料查到档案柜档案盒编号,快速的找到相关材料,第二天小王就去了法院办理相关事宜 (以上情景,审核流程只花了半个小时)。

那么电子化的借阅审批是具有什么样的优势呢?

  1. 借阅者可一键发起申请,申请借阅的时候就不需要填纸质单了。
  2. 整个审批流程线上化了,打破了空间地域的限制。审批不需要当面签字了,审批的形式可以通过PC端、移动端等多种方式。如上述场景:网点主任外出,但因事情紧急,临时用手机操作一下就完成审核;网点主任出差在外,也可通过随身携带的笔记本或者手机进行审核。如此一来灵活且大大缩短了审批时长,整个审批时长不过半小时,不会因线下审批的不稳定因素而耽误事情,增加不必要的风险。
  3. 档案因为在系统有序归档了,可直接从借阅信息中找到编号,直接对号拿出即可

03 “电子化借阅审批”的功能

介绍完上述场景,就到了我们设计产品功能的时候了。从上述场景中结合实际的线下借阅流程,我们将整个电子化借阅审批模块看成借阅申请和借阅审批两个部分。

1. 借阅申请

整个借阅申请简单来说可以看成两个部分,信息列表+操作。对于借阅者来说,他需要从信息列表中得到这些信息:这个档案基本信息,通过基本信息我能找到我想要的、以及这个档案当前的状态。

通过这些信息借阅者做出决策,快速的发起申请操作,而且因为字段信息都有了,也就不需要像线下一样花半天时间填纸质单。如果列表数据多的话,为了进一步提升效率,可以在顶部添加本地筛选条件和搜索功能。

2. 借阅审批

当借阅者发起申请后,流程就进入审批环节。整个借阅审批我们细细的拆开来看,有这么几个功能:字段信息列表、操作(审核操作、查看详情、指定领确人、借阅确认)、审核进度条、审核记录、数据排序、分页功能。

那么我们一点点来分析:

(1)字段信息列表

这里的字段信息列表和上述借阅申请的目的是一样的,只不过这里需要考虑多个角色,因为这个界面的查看者是所有角色(申请者、审批者、档案管理员)。在设计这块的时候,我想了两种方案:是所有人看一个相同的界面,还是不同角色看不同的页面。

前者开发在开发的时候就不需要另外做处理,节省工作量。而后者所看的页面字段就是为了他们定制的,剔除一些无关字段,比如:审核者就不需要关注档案柜编号,档案存放位置的信息,但对于档案管理员来说却是非常关键的信息。

最终我采用了折中的方案,信息列表部分展示的所有角色都关注的重点信息字段,详细信息可以通过点击查看详情查看。这么做还有另外一个原因就是考虑到借阅理由字数在一定范围内不确定,如放在如上图的列表中,会造成表格排版不整齐。

(2)查看详情

将所有的信息字段放在查看详情中,这么做一是列表能够展示字段数量有限,还有一个原因就是可以展示字数多的字段,不会造成排版错乱。

(3)审核操作

通过线上的审核功能,审批者就可以方便的进行审核,不需要通过面签的方式。也打破了空间地域限制。审核者想要了解的信息也可以在审核页面进行查看进行审核。

(4)指定领确人

指定领取人功能是考虑到实际情况中,因为某些原因申请者往往不能及时去领取材料,而造成审核失效。这时候就可以在审核通过后,指定领取人进行代领。

(5)借阅确认

这一步是为了材料的安全考虑,档案管理员负责把关借阅的最后一环。与领取档案者当面确认并将材料交付,并将一些备注信息填写留存记录。结合线下台账的方式,可以帮助档案管理有效的跟踪到档案的去向,更好的维护档案资料的安全。

(6)审核进度条

借阅这可以通过审核进度查条看当前进度,如遇到上述紧急的情况,就可以通过电话等有效方式通知相关审核者,快速完成申请审批流程。有效的处理紧急事情

(7)审核记录

每次审核需在系统进行记录留存,方便回溯。如果需要查看,可以方便用户及时查阅

(8)数据排序

排序是将最新的一条数据置顶,方便相关角色能及时关注到。而且从使用场景来说,用户新提交的一条申请,肯定是希望能很’轻松’留意到,而不希望在页面中一顿寻找。

(9)分页功能

分页功能主要是为了展示多数据的情况,这个功能是后台列表中极其常见的功能,所以这里就不过多阐述了。需要的注意的是下图这种做法可能会带数据泄露的风险和增加数据库的压力。因为开发再看到这样的原型设计,可能会将数据一次性从数据库中全部取出。

如果整个系统的分页功能都是这样的,而且又频繁取的话,是可能将数据库干趴的。还有就是这种情况下如果有的报表功能的在这里又配备导出功能的话,那导出时会一次性将所有数据导出,从而造成数据泄露的安全隐患。

当然如果是有经验的程序员一般会把好这道关卡,但还是需结合实际情况减小不必要的风险。

04 总结

最后,我们把上面的描述总结一下:从发现问题,到结合场景分析问题,再根据分析出的结果来设计产品功能。

就比如用户填写纸质单觉得费劲,我们就分析下纸质单的作用是需要传递一些信息给审核者以及这是一种发起审请的形式,承载了审核过程的证据,领取档案的凭证。

那么在系统中我们就可以围绕这些分析出来的结果对应在系统中设计替代品,既能达到预期效果,又能解决用户的痛点。

05 结语

《刻意练习》一书中有这样一个观点:杰出并非一种天赋,而是人人都可以学习的技巧。分享的内容,是一次功能设计的过程,完整的写下来,对自己来说既是复盘也是一次刻意练习的过程。

愿你我在产品的道路上越走越远,不觉得枯燥。

 

作者:Shaw;微信公众号:季冬分享馆

本文由 @Shaw 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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