系统产品的设计 | 红冲与单价调整

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导语:产品及系统的规划与设计过程中始终会考虑实际生产环境中的异常场景,这样会增加系统复杂度,虽然有时可以通过简化流程来降低出现异常的概率,但很多时候都是无法避开的;本篇就简单梳理下红冲单与价格调整单方面的内容,希望对于相关系统产品的设计能够有所启发。

一、红冲单

红冲这个词我们并不陌生,在ERP系统中采购模块中一般都会有红冲单,在财务发票管理中也会有红字发票、蓝字发票等,这些属于红冲。

红冲通常指会计中的红字冲减,会计中负数(冲减)一般用红字表示.所以在单据及报表表格中有红冲一说,指数据的减少。

这里简单说下采购红冲的处理流程,采购红冲包括「数量红冲」与「单价红冲」两种。

1. 数量红冲

采购的流程是“采购订单->供应商确认并发货->采购到货及质检->收货入库->产生库存”;这里涉及采购PO单、采购发货单、质检单及验收入库单等几种单据。

仓库在收货过程是按实际到货数量进行入库操作的,由于某种原因可能会多收或少收,出现账实(系统账上数量与实物)不符的情况。

场景1-少收:

采购单上商品A,订购100件,供应商实际发货110件,仓库收货时系统按100件做了入库操作,这时会有10件的差异。

对于这10件商品,如果不需要退回给供应商,可以通过创建一张虚拟采购单来进行收货关单操作,保证账实相符。

有的同学可能会说也可以创建盘盈单保证库存数量的正确性,但盘盈的财务处理一般是做为其他收入的,且还需考虑这10件商品的供应商归属,以便后期与进行供应商库存对账和应付结算等工作,所以不建议用盘盈单。

盘盈单一般是库内管理过程中,无法找到商品盈余原因,在系统盘点时所进行的一种操作。

红冲与单价调整

这里与正常的采购单流程没有区别,只是数据上的流转,没有实物上的入库操作,如果是经销,此数量红冲单会进入到结算单中。

场景2-多收:

采购单上商品A,订购100件,供应商实际发货90件,仓库收货时系统误按100件做了入库操作,这时会有10件的差异。

这种场景在实际业务中是比较常见的,账上库存比实物多了,可以通过盘点进行盘亏处理,但同样面临着财务如何处理及后期结算的问题。

如果是经销模式,盘亏单如果不视同销售,那么结算单中就不会扣除少的这部分数量,应付便会增加,此时便可以通过红冲单做调整,流程如下。

红冲与单价调整

这里也只是数据的流转,不涉及实物的出库,如果仓库没有经过盘亏处理,那么账上库存是满足扣减的。

数据红冲单不仅是针对数量的调整,对于库存成本也是有影响的,以移动加权计算为例:

最新移动加权价=(库存数量* 当前移动加权价)+(出入库数量* 出入库单价)/(库存数量+出入库数量)

采购入与采购退如果参与移动加权价计算,就会出现当前库存移动加权价的变动,对于此部分可以查看公众号中此篇文章“负库存与差异”,里面有较详细的分析。

2. 单价红冲

单价红冲是指采购单的商品单价多或少,需要进行二次调整,对于价格的多或少的处理流程类似,都会产生库存金额差异,也会影响库存的移动加权价,流程如下:

红冲与单价调整

单价红冲主要是针对原入库单商品生成虚拟的采购入库、采购退货单即空进空出单的过程。

红冲价有可能大于原采购单价,也可能小于原采购单价,红冲单处理时库存数量也可能大于或小于红冲单上的商品数量。

红冲单处理后,库存的数量不会发生变化,只是库存成本会发生调整,以移动加权为例,为了规避以上库存不足的情况,我们可以先做空入,再做空出操作,计算公式遵循上面的移动加权计算公式。

但上面仅是保证了数量的准确性,对于库存金额为负也需要关注,这就是负库存(金额)的异常。

举例如下:

红冲与单价调整

当前库存数量10个、金额1200元,采购空入数量20个、金额1000元,采购空出数量20个,金额2400元。

库存数量变化:10+20-20=10,没有变化。

库存金额变化:1200+1000-2400=-200,经过单价红冲后库存金额为负。

基于此,可以参照以下流程进行设计:

红冲与单价调整

这种方案是系统生成单价红冲差额,由财务月末调整存货,当前库存不参与成本调整,这样的弊端非常明显,商品成本价没有及时调整,后续销售时的毛利统计、分析都会不准确。

针对这些,在单价调整时要参考当前商品库存数量及金额,进行设计,可以针对商品按当前的库存数量和成本价做空出,然后再做空入,但无论哪种都有其不足,先进先出成本法也会有原批次商品已经出库的情况。

对于库存金额为负好像是没有更好的解决方案了(虽然以上的例子是比较极端),这时我们可以在源头进行控制。

  • 单价红冲单的时间限制,针对原采购单不能没有限制,要控制一个合理的时间。
  • 单价调整的原因及调整比例限制,譬如单价调低不能比原价过低,否则前期采购审核就形同虚设了。
  • 是针对原单的价格调整,还是针对当前库存的成本价调整,原单调整如上面的例子,库存调整则是针对当前库存数量、成本价的调整,即库存空出,再做单价红冲单的空入操作。
  • 采购审核、复核机制,尽量避免价格的问题。

二、价格调整单

在价格管理的梳理时介绍过,商品价格管理主要有采购基准价、采购促销进价、商品销售价等调整。

采购促销进价低于采购基准价,在商品采购时商品的价格获取逻辑为先获取促销进价再获取基准价,促销进价一般是系统根据规则生成的,然后通过价格调整单的方式进行审核、生效。

这里列举一个促销进价的调整公式供参考:

促销进价=促销售价-(促销售价* 最低销售毛利率)

这里的促销售价可以是商品销售价也可是商品搞活动后的折后价,一般在商品进行设置(在购物流程中根据活动计算的价格不予考虑)。

销售毛利率是根据移动加权成本和促销售价预估设置的,有经验的采销人员会针对品类、商品进行毛利率的估算并设置,在后续创建促销活动或采购时都会参考。

红冲与单价调整

设置商品A的最低毛利率为20%,调整前商品毛利率为:(120-100)/120=16.6%;调整后商品促销进价应为:(120-120* 20%)=96,注意,促销进价不能高于移动加权成本价(如果是先进先出,则要单独计算在库商品的平均成本价)。

对于商品售价是通过比价系统来进行的,这同样要考虑毛利率,不能因为价格战而使公司有损失。

比价系统是利用爬虫技术在多个竞品获取的商品价格,然后进行优势、劣势的分析,参考最低毛利率计算出合理的价格。

红冲与单价调整

以上是针对促销价和销售价的调整说明,在原来的公司当店庆等大促节日(如双11)时,采销部会与供应商谈判后将当前库存商品通过单品直降或满减、发送优惠券方式等进行售卖。

此时一方面要提前通过调整促销进价的方式控制进货成本,另一方面对于积压库存成本的降低处理,此时一般也是通过价格调整单进行的(与上面的单价红冲类似),流程如下。

红冲与单价调整

根据单价红冲单,针对当前库存的商品做空出空入,使库存成本调整为最新的成本,因为是针对现有库存的调整,所以在做单价红冲单时一般需要锁定库存,防止库存的变化。

三、写在最后

以上是针对红冲和单价调整的简单梳理,系统的复杂主要是针对异常情况的处理,在供应链相关业务模块的产品设计时要考虑财务的影响,将数量、金额计算正确是关键的,保证数据流的完整,也便于问题的追踪。

最后感谢您的阅读!

小插曲

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倔强的大萝卜,公众号:倔强的大萝卜,人人都是产品经理专栏作家。较早的互联网电商行业从业者,有过多家电商公司的工作经验;撸过代码,10年以上的团队管理经验,目前的学习方向是供应链及业务构架等。

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题图来自Unsplash,基于CC0协议

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