跨境电商“进销存”系统之“存”

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编辑导语:进销存是指企业管理过程中采购(进)——入库(存)——销售(销)的动态管理过程,又称为购销链。企业通过进销存系统,从而随时掌握从采购到销售一系列的信息流、资金流、乃至物流,以便做出此时商业活动的最佳决策,获得最大收益。这篇文章给大家介绍了“进销存”系统的“存”,即入库管理,供大家一同参考和学习。

01 仓库的了解

电商系统中,许多业务都涉及到库存的变化,例如采购入库,订单发货、订单退货等;因此在设计库存时,只用一个库存数量去记录库存的变化是远远满足不了业务需求的,这就会产生出在售库存、实时库存、在外库存等字段信息用于记录库存的数量;

在上一篇《跨进电商进销存系统之销》也有给大家介绍到跨境电商的两种订单发货模式。传统电商与跨境电商的仓库不同点在于传统电商的仓库都处于国内,不会涉及海外仓备货的逻辑;而跨境电商企业为满足时效的需求或跨境电商平台的硬性要求,通常会有国内仓和海外仓两种存放货物的方式。

国外仓分为两种,海外自营和各大电商平台自行设置的海外仓库。例如商品想要在亚马逊平台销售,就必须提前将货物发往至亚马逊配置的海外仓库,不同的国家有不同的站点(海外仓库),也会有不同的规则,这里不作细说,统一称为“海外仓”。

02 库存管理

即商品的跟随业务的流传,在系统中所体现的变化;

  • 在售库存:总库存数量,包含了已冻结数量;(在售库存=实时库存数量+冻结数量)
  • 实时库存:实际可售卖的库存数量,防止出现货物已卖出,但用户仍可下单的情况(实时库存=在售库存-冻结库存数量);
  • 排期库存:位于国内本地仓的“海外仓位”中,对应海外排期里【已上架】到该海外排期中的所有库存;(排期实时库存数量=排期库存数量+海外计划冻结库存数量)
  • 排期实时库存:排期实时库存=排期库存数量-海外计划冻结数量;
  • 排期待发:(排期待发=备货海外仓库入库上架数量-海外计划出库发货数量)
  • 排期发出:为“海外计划出库”至“确认发出”之间的数量汇总;
  • 在外库存:备货审核通过后,商品上架前的库存数量(在外数量=备货采购数量-入库数量-采购终止数量-采购坏品数量)
  • 在途库存:排期产品出库后发往海外仓的途中,仅海外仓库有在途数量。

03 涉及库存变化的业务

由于库存数量的变化涉及太多业务,以下将从最常见的几种涉及出库、入库的业务给大家介绍库存数量变化逻辑,读者可根据自身所处的实际情况以作参考

3.1 入库

入库分为多种,其中包括产品的采购入库、订单退件入库、生产产品入库(物流合成的组装产品)、借用归还入库(涉及借用出库)等。

3.1.1 采购入库

采购入库在第一篇文章《跨境电商进销存系统之进》中也有给大家介绍过。产品的采购过程中涉及到采购前的备货申请、备货审核;而采购过程又涉及采购下单,采购在途;产品到达仓库后,流程涉及收货、质检、入库及上架。这其中每一环节的流动,都有可能涉及库存数量的变化。

但如果每一个环节都要细分去更改库存的数量,那库存管理将变得极其臃肿,且一些数量也没有参考的意义。因此采购入库的流程可以从产品上架前及上架后的角度去思考。产品备货审核通过后到上架前都统一归为“在途数量”,上架后统一归为“在售数量”,实际上架数量即为在售数量。

产品收货:由于系统操作入库时,只能与采购单号相关联,而产品又由供应商发出,不一定会帮忙将采购单号备注在产品快递箱上,因此采购员在提交采购单后,需要在系统对应的采购单中填写物流单号,系统将物流单号与采购单号相关联。产品到达仓库后,仓库即可通过扫描物流单号进行入库,生成入库单,交由质检的同事。

产品质检:质检的同事在同一批收货的商品中随机抽选一定比例的产品进行质量检测、长宽高测量等。符合要求的产品交由负责上架的同事,有质量问题的产品放入次品区并联系采购员与销售进行下一步操作。

产品上架:上架的同事通过扫描收货单,在系统中操作上架,并生成打印带有SKU及货架号的条形码贴在商品上后进行上架,此时,在售数量增加的差值即为实际上架数量。

3.1.2 订单退件入库

订单退件入库相对于其他入库较为复杂,在跨境电商行业中退货与传统电商不一样,由于路途遥远的原因,快递费甚至能比得上物品的价格,即使货物寄回来也是亏损严重。因此很多时候企业会让客户拍摧毁产品的照片后进行退款。但是有些产品因为价格较为昂贵,货物也还具有售卖的意义,就会让买家寄回到对应的海外仓中。

此处需要考虑到货物卖出的时候是由国内仓通过快递的方式寄出,但是让买家将产品退回到国内,显然是很难的,因此在这一块的库存设计中,可以考虑从盘点这一块入手,让业务员通过盘点的方式去调整库存数量。

3.1.3 生成产品入库

这里所说的生产产品并非工厂那种由原材料通过机器生产出来的产品,而是跨境电商企业通过购买零件手工拼装成产品进行配套售卖。例如笔和本子需要一起售卖,但是两个产品是分开购买的,因此在系统中需要先单独创建笔和本子两个SKU,通过两个SKU组合生成笔与本子的新SKU。生产产品时,同时购买笔和本子,货物到仓库收货上架后,再进行物料出库,将笔和本子手工拼装在一起,最后将组合好的SKU进行上架。

这个业务涉及三个主要的出入库操作,一是物料(即笔和本子)的采购收货入库上架;二是物料的出库;三是产品组装完成后进行入库上架。流程图可参考如下:

3.2 出库

设计出库的最常见的业务有订单出库、物流出库、库存借用、库存领用、库存弃置、坏品出库等;

3.2.1 订单出库

后台拉取订单后,自动冻结相应的库存数量,在业务员提交发货过程中,系统根据实时库存数量判断是否有充足的库存用于发货。例如一个SKU的在售数量为100,一笔订单下来,订单中包含的产品数量为3个,则此时的库存数量为:在售数量:100个;实时库存:97个。当产品出库后,在售数量与实时数量均为97个。当在售库存为3个,实时库存为0时,提交发货时,则会提示库存不足。

3.2.2 排期出库

与传统电商库存管理中的不同点之一。企业在采购产品后,供应商先将产品运到国内仓,由国内仓人员按照装箱规则对产品进行装箱运往海外仓,为了与本地库存进行区分,故产生“排期库存”字段信息。由于排期库存涉及到发运排期管理才能进行排期备货(即需要先在系统中创建货运排期后才能备货,才会有后续流程),因此在这里不作细说。

3.2.3 库存借用、领用及弃置

  • 库存借用:即业务员需要临时借用库存,涉及出库及归还时的入库操作;
  • 库存领用:即产品出库后不再归还,只涉及出库操作;
  • 产品弃置:即产品有质量问题,不能再进行售卖,通常为坏品弃置;
  • 库存退货:质检时发现产品有问题的,需要退回给供应商,可能会涉及入库。

3.3 盘点

只要涉及库存管理的系统,就一定会有盘点模块。盘点主要用于管理仓库实际值与系统值的差异,即仓库中盘点的库存数量与系统中的数量不一致时,需要通过盘点操作调整库存数量。

盘点通常分为周期盘点及零散盘点。周期盘点即每个月进行一到两次的全仓库全产品进行清算盘点,大多出现在月中或月末;零散盘点即随机或有计划性的对某一些产品的库存进行调整。调整中,又涉及两个专业术语:盘亏及盘盈,库存实际盘点数量小于系统中库存数量为盘亏;反之则为盘盈。

04 总结

文章中只列举了跨境电商中几个比较基本的出入库业务,根据企业对数据的掌握程度需求不同,对库存管理的要求也会不一样,读者可按实际情况进行参考。

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题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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