费控篇:第一次对接财务系统,产品该如何做?

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编辑导读:费控系统是什么呢?简单来说,当我们出差回来,垫付的交通费酒店费等需要报销时,用到的就是费控系统。本文作者从自身工作经验出发,介绍图书采购系统和费控系统对接的全流程,希望对你有帮助。

大家好,非常开心和大家分享与财务系统对接的经验,同时作为一次产品复盘思考,从自己的工作流程中总结出一些经验与财务特殊场景分享给大家,希望能为和费控系统对接没有思路的小伙伴提供一些帮助~

我这次主要负责的是一个集团内部B端的图书采购系统,即目标用户群是集团内的各部门人员。本文也主要介绍的是图书采购系统和费控系统对接的全流程。

01 先聊聊费控系统

第一次接触费控系统的小伙伴一定一脸茫然,很好奇费控系统是什么?费控系统能做什么?费控系统和我有关系吗?

1. 何为费控系统

简单举个例子,比如需要出差谈合作,酒店住宿费和交通费用自己先进行垫付,那么这些钱怎么进行报销呢?通常费用报销的流程是通过费控系统来完成的。

以下是我在百度上找到的一家费控系统的功能模块截图(因为公司内部系统涉及隐私,所以不做展示),主要包含个人报销、对公付款、发票管理、第三方导入、费用标准、预算费控、报表分析、自定义配置几个模块。

不同公司的费控系统可能不同,有的公司自己研发,有的采购第三方,公司会根据自己的实际业务场景来进行模块和功能的设置。而图书采购系统对接的是集团采购第三方的费控系统,技术人员是由对方公司负责,而产品团队属于内部。

2. 费控系统的特点

其实在接触费控系统的时候,并没有明确的官方的说法来描述费控系统的特点,而本文中的特点也是我在实际接触费控过程中的一些思考总结,方便大家更清晰的认识费控系统。

1)流程线上化

通过费控系统,将原先的报销流程进行了流程线上化标准化,将原先的审批流程、单据提交流程、费控回款流程等,进行线上化的操作和流转,并且标准化操作流程,方便用户使用和追踪进度。

2)收入显性化

通过费控,流程规范化后,所有费控的流转均会涉及发票、合同、相关单据等,财务会做真实的资金流入和流出,所以会实现收入的外向显示。

3)数据集成化

所有的数据在费控进行沉淀,数据依托于费控系统,费控依托于数据进行更精细化和智能化的管理,让整个财务平台实现更高效更智能的运行。

02 对接费控前该做些什么

作为一个产品人,对接费控系统需要人力物力时间成本,也会对业务产生影响,所以在对接费控前需要反复思考。

1. 自身业务系统需求分析

本次对接费控系统的是集团内部B端图书采购系统,想要通过结算线上化的形式来实现采购全流程闭环监控。

从自身业务考虑,我主要采用5W1H1V的分析法来思考以下问题:

1)what ——用户用这个产品或功能能做什么?产品或功能为用户解决什么问题?

把该问题转化成对接费控的问题,即从用户场景出发,是否存在报销流程线上化的场景?为什么需要报销流程线上化?对接费控能为用户和业务做些什么?

报销流程线上化本质上是对原有的流程进行标准化、线上化,2种模式的切换过程中,业务老师肯定需要成本来适应,那么为什么还会提出这个需求呢?从系统的角度来实现采购全流程闭环?想要进行数据沉淀?想进行流程的标准化可追溯?想要实现收入的外显化?想要节省人力?

不同的需求目的会影响产品方案的思考和设计,也会影响对接方案的选择。

2)where——用户在哪会用这个产品或功能?

从用户场景出发,用户通过B端图书采购系统进行内部图书采购,可以采用线上结算和邮件结算两种方式,线上结算可以通过集采系统,即集采系统提供线上结算的全流程支持,也可以通过集团费控中心进行报销结算。

而我在产品思考过程中选择的是集采系统提供线上结算全流程支持的方案,即用户在集采系统使用这个功能。主要是因为直接在费控结算,会有订单无法实现闭环、无法监控回款进度、费控无法个性化关联业务,如果在实际对接的过程中,可以多去思考两种方案的优缺点和投入产出比。

3)why——用户为什么用你的产品,而不用别的?为什么需要这个功能?和其它产品有什么区别?

从产品出发, 我主要负责的B端图书采购系统,为什么用户要用该系统?

主要包含以下四个方面:

  • 目前集团内部的采购系统主要是外采,比如通过京东采购办公用品,是内对外的采购方式,而我们的业务支撑的是内对内的采购,这是比较刚需的;
  • 采购主体为图书,是我们集团内部的图书,针对内部采购可以给予对应的优惠折扣,而外部采购不能支持;
  • 结算线上化,内部采购可以通过内部结算,这个是外部采购没有的;
  • 图书采购平台化,方便销售老师上架、维护、推广商品,也方便购买方浏览、下单、结算,全部流程线上化、数据可视化,大大节约人力和确保数据安全。

为什么需要这个功能?

内部结算线上化,对供货方来说,规范结算流程、数据线上可视、数据沉淀可追溯、收入外显化,大大的节约了人力和降低风险;对采购方来说,线上结算,结算进度可控,数据沉淀方便采购老师及时追溯和查看。

和其他产品有什么区别?

我负责的B端图书采购系统具有其独特的业务场景,所以和其他产品的区别也很明显 。这个问题在这个场景下,我更倾向于将费控对接和线下结算这个方案进行对比,来思考之间的区别。

从用户场景出发,现有的采购费用回款流程是?所涉及到的业务方以及各个业务方需要提供的支持是什么?需要明确当前采购会用回款方式是什么,比如现在的是邮件来往,财务内部虚拟做账。

那虚拟做账么邮件内容是什么?需要给哪些相关人发送邮件?虚拟做账是什么?需要哪些信息才能虚拟做账?有什么优缺点?涉及到的相关方有哪些?都需要和业务老师调研清楚的,然后和线上结算这个方案来进行一一比较,从而更清晰的认识产品的价值。

4)when——用户在什么时候会用这个产品或功能?

把该问题转化成费控对接问题,从用户场景出发,是否存在费控对接结算的场景?在什么节点进行?

如果不存在,无需考虑费控对接的问题;如果存在,需要考虑在什么节点存在,比如说是购买前、购买后未确定收货前、确认收货后等,都会影响费用报销的方式。比如出差需要一定费用,有一种是预支花销,有一种是自己垫付后报销,不同的节点影响很大。

从用户场景出发,是否存在预付情况?是否存在部分支付情况?是否存在核销情况?

复杂的业务场景会让费用报销更复杂,所以需要提前确认。比如是否存在预付采用完全不同的报销类型。

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5)who——谁我们的用户群?产品或功能为谁设计?

明确产品方案的真正用户群是谁,比如我负责的费控对接全流程,目标用户是采购的内部员工,只要是在系统采购图书的员工都是我们的目标用户群,这部分用户有什么特点呢?

第一,整体对费控系统不是很了解,并不怎么熟悉结算的全流程;

第二,因为是为公司进行采购,所以希望规避风险;

第三,上班时间会很忙,时间比较碎片化,不会经常的关注你的采购系统。所以,在进行产品设计时需要考虑用户的特点进行设计。比如,简化费用报销流程、关键节点的消息通知和注重层级的审批。

6)how——用户如何使用这个产品或功能?

用户如何使用这个功能呢?一般来说,费用报销的流程是相对复杂,所以需要进行相应的引导和支持,比如安排产品培训、录制操作视频、产品设计的过程中要简单易操作、关键节点及时指引,用户可以直接在系统中对应的节点感知到该功能的出现,比如确认收货之后,出现费用报销的按钮,直接点击填写相关的信息,并提交费用报销的申请。确保整个流程的顺畅,不断层。

7)value——产品的价值?

对于我负责的B端图书采购系统来说,产品的价值主要是流程标准化、提高结算效率、数据沉淀和收入外显化。

第一,流程标准化是指原先的线下邮件结算没有相关的规范、制度来进行监测和把控,中间存在风险。

第二,提高结算效率,是指准化的操作流程,系统自动对接,自动识别很多信息,无需业务老师手动发邮件,提高了结算的效率,尤其是订单量大的时候。

第三,数据沉淀是指以前的结算全部手工粘贴复数据,然后存放在excel,如果电脑出现问题,或者员工离职,数据容易丢失,也容易出错,系统对接,数据自动沉淀最真实的数据,无需担心丢失。第四,收入外显化随着集团对各个事业部收益的要求越来越高,收入外显化可以产生真实资金的流入流出,让事业部的资产价值更可观。

2. 对接的费控系统调研

要相对接费控系统,需要了解费控系统的详细情况,以下是我在调研过程中思考的一些问题,分享给大家~

1)联系费控负责人

费控系统的相关负责人是谁?如果对接该找谁进行对接?

初次接触费控系统,可能对于找谁问问题都是一脸懵逼,这个时候我们该怎么办呢?
可以通过集团的组织架构找到财务总部的负责人/主管人员进行咨询,费控系统一般费控隶属于集团财务中心,可以咨询财务相关部门的负责人。
公司如果有类似于400咨询,找他们也是可以的。

2)费控结算全流程调研

从业务场景出发,通过费控进行线上化结算,所涉及的全流程是什么样的?各个流程的相关业务方是?费控结算需要提供什么材料?

思考业务的全流程,流程图是必不可少的。下图为我整理的一个对接费控的整体流程图,流程比较通用,如果大家有需要做费控对接的可以参考。

3)线上线下结算对比

从财务结算出发,线下和线上的报销流程有什么区别?各自的优缺点和实现成本如何?

不同公司的报销流程和使用的报销系统不同,这个需要结合具体业务来进行考虑,以下是对线上报销流程优缺点的一些示例:

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4)接口调研

如果对接,费控是否可以支持?是否有标准对外接口可以提供?

这个问题是一开始调研需要考虑的,需要找到对方的产品技术负责人,来确定对接的可能性。看看是不是有现成的标准化对外接口可以使用,这样开发成本会比较小;如果你的业务比较特殊,需要定制化,接口复用性不强,开发成本会比较高。

5)对接可行性方案调研

如果对接,可以采用的对接方案有哪些?各自的优缺点是什么?各自对接的耦合性如何?

一般在对接方案考虑的过程中,需要考虑自己的业务场景,也需要考虑对方能够支持什么对接方式。要想知道费控能够提供哪些解决方案,需要向费控系统的产品表达清楚自己的需求,包括但不限于需求产生的背景、业务系统介绍、计划对接的产品方案介绍等,在沟通的过程中,对方财务系统负责的产品,正常情况下应该比你的经验更丰富,你需要把自己的需求向对方阐述清楚,让对方给你几种方案,并确认每种方案的优劣势,结合自己的系统进行选择。

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6)对接注意事项

如果想要进行对接,该注意哪些问题?

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7)财务核算规则确认

如果对接,需要找财务老师和审计老师沟通,确认以后的财务结算方式和核算规则是什么样的?

从财务的角度考虑,不同的费用项目和费用类型,会影响财务做账的方式,也会影响审计审核的方式,而财务方面不是我们所精通的,我们需要找到专业的财务人员进行解决这个问题。

8)财务结算沟通

如果对接,线上和线下结算的并行期财务老师如何进行结算?

这个问题主要是考虑线上系统和线下结算并行使用的时候,财务老师的结算方式,这个我们也不是专业的,更偏向于提供支持,将我们系统的业务场景和财务情况明确,财务老师确定方案,我们提供技术支持。

3. 对接方案的沟通和确认

确认对接后需要和对方负责的产品经理、财务老师沟通具体对接方案的可行性以及对接如何实施,确认后开始对接。

03 对接费控中该做些什么

1. 预估项目排期

在对接费控之前需要和费控方确认好对接的方案和流程,从而让费控方给出他们的计划排期,业务方给出业务系统的计划排期,两个排期中需要联合开发和测试的需要沟通确认时间,确保项目整体规划的合理性。

费控方规划排期主要包含下面内容:

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2. 确认对接方案

在对接费控前就已经确认了费控对接的方案,为什么在这个阶段还会有对接方案的确认呢?主要是之前的方案更偏向整体性和全流程性,现在的方案会在原先的基础上针对自己的业务系统完善一些细,也可能是在中间的沟通中产生了一些需求的变动,进行方案的小幅度修改,这个过程也统称为确认方案的过程。

3. 开发进度跟进

开发进度跟进中,不仅仅要关心自己业务系统的开发进度,还需要关注费控方开发的进度,确保所有项目的进度可以按照计划进行。所以,可以采用站会或者每日在群里咨询进度的方式来进行跟进。

4. 全面联调跟进

全面联调的时候,会涉及到多方系统,中间可能会发现之前没有确定的问题,这个时候需要产品进行介入,及时联系相关人拉会议进行沟通解决,并进行会议记录,方便问题的可追溯。

5. 测试和验收上线

费控对接,所有涉及财务系统的对接需要走财务审计人员的UAT测试,所以需要注意这个测试的时间安排和进度跟进,可能会影响整个业务的上线时间。

核算规则:费控对接需要财务老师提供核算规则。

项目上线问题:财务系统相关的上线需要避开结算期,所以一开始确认项目排期的时候就需要考虑进来。

上线需要发送上线邮件,需要财务老师回复才可以上线,所以需要跟进邮件的进度。

6. 线上真实单据跟进

在测试环境和预发布环境测试没有问题,也不能够放松警惕,因为真实的业务场景可能比较复杂,需要进行线上真实单据的费用报销的全流程跟进。

04 对接费控后

及时跟进线上真实单据,查看情况,因为第三方系统对接,涉及第三方系统的风险,比如系统不稳定性、接口不稳定性、停止服务、系统迁移、对方系统业务逻辑变更等,都可能对对接的业务系统产生影响,所以需要及时跟进线上单据。

需要倾听用户心声,进行用户体验优化。

05 总结

在实际对接的过程中,可能会遇到各种各样的问题,比如对方产品和技术老师信息不同步、业务老师中间需求变更、财务老师结算期时间比较紧等,越是涉及对外合作的系统,困难程度和遇到问题的可能性就越高,但是如果提前做好规划和及时的项目管理,就可以降低风险,提高项目完成的可能,所以需要外部合作的小伙伴们一定不能放松警惕啊~

 

本文由 @榭雨潇潇 原创发布于人人都是产品经理,未经作者许可,禁止转载。

题图来自Unsplash,基于CC0协议。

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