基于aPaas语境下关于工作报告套件的思考

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编辑导语:本文通过总结分析windows端飞书汇报、windows端钉钉日志、企业微信汇报三款产品的基本特征,提出对工作报告可优化、提升的路径以及对工作报告的思考及产品架构。适用于不知道如何选择与运用工作报告产品的人群阅读。

本文采用归纳总结的方法,选取市面上通用、常用的三款产品:windows端飞书汇报、windows端钉钉日志、企业微信汇报,对这三款产品进行解构、分析,找出这三款产品的共性、特性、亮点和缺失处。在此基础上结合作者自身经验,用户必要、常规、特殊需求,以“组织”、“连接”为关键词提出作者浅显的见解,关于工作报告可优化、提升的路径,对于工作报告的思考及产品架构。

本文分为三个模块:工作报告套件化的背景、对上述三款产品的分析、关于工作报告套件的思考。

工作报告套件化的背景分为工作报告的作用、工作报告套件化的必要性、工作报告套件的用户及用户基本需求;对上述三款产品的分析包括对各个产品工作汇报性质模块的亮点和憾点,总结其共性、特性,找出可以提升的地方;关于工作报告套件的思考分为产品与组织的关系、产品架构。

一、工作报告的背景

1. 工作报告的作用

工作报告的作用分为员工层面的作用和组织层面的作用。

(1)员工层面的作用有总结反思作用、借鉴学习作用、向上管理作用。员工可以在写工作报告的过程中回顾总结一定时间内工作的经验,在这一过程中得以反思提升自己,同时也可以看其他人的工作报告和回顾历史报告,与组织内成员互相借鉴、学习,借鉴历史经验、在周期内自我比较。工作报告对员工而言也有向上管理的作用,使得管理人员知悉近期的工作情况、工作成果和工作计划。

(2)组织层面的作用有监督考核作用和记录作用。要求填写工作报告是对组织各级员工的监督,考核近期员工的工作情况、工作成果,将组织内成员的工作报告记录、留存下来,对组织的积累是有积极意义的。

2.工作报告套件化的必要性

(1)对没有独立工作报告系统的组织而言,使用场景和流程大抵分为两类:一类是线下书写、由专人统计整理并提交给管理人员,另一类是通过填写PPT、邮件等形式填写并提交给管理人员。

对于第一类而言,流程繁琐、未形成模板化且由于书写会花费大量时间,不适用于周期性短、频率高的日报、周报,第二类虽形成了模板化,线上打字填写取代了纸面书写,在流程和效率上有所提升,但整体流程仍是自下而上的单向流程,无法及时得到反馈,且报告内容、对于报告的评价并不透明。此时有一个能够缩短流程、提高工作效率、透明度高、互动性强、畅通反馈渠道的汇报系统显得尤为重要。

(2)使用工作报告的组织分为三类,一类是有自研能力、自主研发工作报告系统的,一类是有自研能力、结合各方面考量不自主研发但有这方面需求的,还有一类是无自研能力和经费、需要工作报告系统提升工作效率的。为后两类用户提供工作报告套件不仅有助于将这两类用户吸收进来,为未来的商业化提供用户支撑,也有助于为产品生态带来新的活力。

(3)套件是被包含在产品之中,但与产品脱钩后又不影响其使用性质的产品类型。组织架构是每个企业的基本属性,任何企业都存在组织架构,而产品套件化可以保证与组织架构保持一个低耦合的状态,在组织架构面临调整的时候套件化的工作报告可以先组织架构的调整而行,保证工作目标是按照最新的组织架构进行对齐,汇报制度能够先组织架构的调整而确立,不受到客观因素的干扰。

3.工作报告套件的用户及用户基本需求

(1)工作报告套件的用户为无自研能力的企业、部门、个体,有自研能力自研经费欠缺的企业、部门、个体,有自研能力而不自研的企业、部门、个体。

(2)工作报告套件用户基本需求组织的需求、配置人的需求、汇报人的需求。

  • 对于无自研能力和有自研能力而不自研的组织而言,信息的传达是准确的、全面的、真实的,交互的渠道是畅通的、透明的,对组织的意义是积极的,是具有留存和记录价值的。
  • 对于配置人而言,配置的流程是清晰的,操作是简易的,模板大都是通用的、少部分是可定制化的。
  • 对于汇报人而言,既定模板的填写内容是大同小异的,反馈是及时的,互相之间是有借鉴意义的,重大事件是能够向上汇报的。

二、三款产品的分析与思考

1. 飞书

(1)亮点

①灵活性:飞书的汇报规则管理模块对重复频率、提交次数的规则在保证最大规范化的同时保证了一定的灵活性。以飞书的用户拜访和员工关怀为例,对于特定公司来说,用户拜访和员工关怀不一定是周期性的,而是在特定情景下触发,跟时间并无关系,通过调整重复频率和提交次数保证了不同用户使用时的兼容性。

再又如飞书作为多国家多地区使用的产品,汇报的提交与提醒是可以跟随所在国家的法定节假日自动调整的。

②自动化:汇报任务会随着部门和群聊进行同步,飞书操作员工入职、群成员发生变化时,会将所建的汇报任务随部门同步给指定员工,自动化的设定使得管理员不需要重复性地操作同一件事。

③效果回收:导出的内容除了汇报规则的数据外,还包括评论数、点赞数、互动内容,即上级对下级、员工间互动的数据,这份数据的导出有利于对工作效果的回收和对数据的再次利用。

④数据的可追溯性:汇报各模块历史填写内容是保留的,且都是可见报告的人员可见的。

⑤充分考虑用户使用场景:日报和周报制度是大多企业都具备的,飞书将日报与周报单独择出来,可覆盖大多数场景;又比如用户拜访导入上次汇报,由用户自主选择是否导入,既考虑到了流程型的用户拜访,又考虑到了非流程型、偶发性的用户拜访。

⑥给用户的安全感及隐私性:会让用户知晓是实时保存、会告知用户保存时间,上传图片可添加水印。

(2)憾点

①管理后台数据的导出覆盖面欠缺和流程复杂:

数据查询的精度可以覆盖大多数的场景,但在导出时没有提供给用户另一种选择,即在查询后的结果进行有选择的导出,在这种情况下数据不是直接可以的,而要求用户在系统外对所导出的数据进行二次处理。

后台导出的流程为数据查询——生成导出记录及下载链接——在导出记录模块下载,增加了用户的操作流程,然而前台的查看报表和导出却是将生成导出记录及下载链接——在导出记录模块下载合并为一步处理。

②飞书在将日报与周报单独择出来的情况下,要求用户填写完成后需要跳转至汇报模块进行查看与编辑,尽管在页面上已做好了指引,但所见不为所得,在业务上显得有一些割裂。

③填写周期、填写人员在同一规则下存在一刀切的倾向。在实际情况中,上级会考核、评价下级的汇报,下级的汇报对上级填写汇报有一定的参考作用,在此背景下采取一刀切的方式,所有要求填写汇报的人员必须在相同的时间段完成显得无法满足实际使用场景。

④消息推送过于密集:存在关联的操作都会对相关人员推送消息,在导致重要信息被覆盖的同时也会影响处理人的心理(抵触-接受-麻木)。

⑤评价维度的欠缺:评价维度的欠缺受客观因素的影响,评价维度的引用加强了工作报告的考核属性却又受到客观因素的影响。一方面需要考虑到评价模块的可见范围、评价维度如何保证是通用的、评价维度组件如何支持定制化,考核属性的加强是否会影响到当前工作报告活跃的互动性,另一方面又需要考虑到数据的敏感性,组织的员工的考核数据对于组织内部是相当敏感的,如何保障数据的安全并使得用户信赖显得尤为重要。

⑥bug:日报填写完成后,再次点击日报不是查看日报详情页,而是会跳转到其他未完成报告(每日健康情况上报)中;各模块历史填写内容,点击查看历史填写内容,该模块的时间为历史时间,但历史时间与历史内容的对应关系却紊乱了,历史内容没有显示在该模块,而最新的填写内容与历史时间相对应,且仅存在这一条数据。

2. 企业微信

(1)亮点

①用户选择及垂类深耕:

企业微信的默认汇报模板分为日报、周报、月报、销售业绩、营业报告、拜访记录、销售单、邀约到访、店面检查表、汇报。

从默认模板可以看出,企业微信汇报除日常通用的日报、周报、月报外,其重点在于销售性质的企业或部门和具有线下分布式门店的企业或个体,这两类性质的企业均具有重线下而非线上交互的特点,在此基础上这类企业自然不可能花费过多地成本自研、购买数字化服务,企业微信对于这两类垂类的选择不可谓不精准,且与企业微信2020年度发布会上重点介绍的生态合作方面相契合,“数字化进程最快的是零售与服务行业、教育行业、政务行业的解决方案与实践案例。”

②统计和导出服务直达:

企业微信汇报把统计单据作为一个模块本身就是一个亮点。

数据导出直达与提醒,企业微信的数据导出涉及到多端交互,点击导出时发送消息提醒的同时会在移动端和PC端都导出一份文件,点击直达不需要多余的操作。

③对用户的友好度:

模板配置时。对于消息通知的配置,在通知上给予用户选择,可选择批量处理,也可选择提交时则通知被汇报人;配置完成前的预览,对于预期产出效果的展示与告知,给予用户安全感;对于控件的选择,控件名称不允许重复,在用户保存配置时有利于帮助用户找出配置项的问题。

提交报告时。会对组件的内容进行识别,与组件本身的属性进行对比,例如在数字框中输入了非数字的符号,则不允许提交且进行提示“请输入正确的{组件标题}”;时长以小时为单位时,会提示请假时长的相应情况,充分考虑到了使用场景。

特色功能“置顶”,可以帮助用户专注于填写报告。

(2)憾点

①可配置性上:

对于主打零售与服务行业的微信而言,所提供的销售单模板无法作为通用的模板,需要用户自主进行不同程度的定制操作。

各个组件相互独立,未能在支持定制化的基础上给予一定的整体化、模块化配置。这也是我认为汇报对于主打零售与服务行业的企业微信来说的一大败笔。例如一个门店的销售品类,在一定时间内是不会有大幅变动的,则在此基础上可以让用户选择销售类型时,将常规通用字段填充进去,在此基础上进行少量的调整即可,而在企业微信的销售单里,用户需要一个一个地进行填充,对于该门店而言,极大的降低了工作效率,无法及时的进行记录、反馈、效果回收影响了后续可能的流程。

②在模板配置的难度上:

首先企业微信要求用户必须在移动端上配置,移动端屏幕较电脑屏幕相比小、页面信息量大而庞杂、手指操作不够灵活,规则配置起来困难。

其次是交互复杂,对于交付使用的配置者而言,在微信生态用户覆盖面极广、汇报聚焦于零售与服务行业的情况下,应当考虑到用户对于数字知识的了解程度是层次不齐的。

③容错性上,例如企业微信的报告提交后便不可修改,不给用户试错的机会。

3. 钉钉

(1)亮点

①对于用户的选择上。一方面钉钉大张旗鼓地宣传疫情下为政务、教育行业提供服务,获得大众的好感;另一方面设置业绩日报、客户经理日报为默认模板,就连控件也专为销售性质的企业提供独立的“我的客户”控件,在提供定制化服务的情况下提供通用的服务,深耕于零售与服务行业。

②产品架构清晰。后台模板配置页面从左到右分为控件区、编辑区、规则设置区,看上去一目了然、十分清晰,前台将决定报告可见性的功能单独置于更多模块,保证整体清晰度的同时方便之后进行拓展和增加定制化的内容。

③产品的可扩展性。在后台设置API模块,方便有自研能力的用户进行接入、扩展。

④与整体的连接。钉钉的日志系统与整体保持着关联,一方面与组织架构打通,选择汇报人时除了选择人和群聊外,还可以根据组织架构或组织内成员角色进行选择;另一方面从我的客户模块可以看出能够获取客户信息,是与客户关系管理系统有一定的联系的;在文件的处理上还与钉盘进行联系。

⑤对于流程的精简。第一次使用的操作流程为写日志-查看-选择写什么样的日志,且可以随时切换模板,用户再次使用时会自动进入上次模板,只有一个步骤,写日志。并且钉钉日志所有模板都支持导入同模板规则下的上一篇日志。

⑥合理的权限管控和权限下放。配置权限集中在管理员上,报告的可见权限由提交人在填写日志时自主选择。提交人可选择报告是否允许接收人以外的员工看见,该功能体现了除管理员外的至少三种角色和对应的权限,提交人、接收人、其他(由提交人决定其他类型员工是否可见,由员工决定是否仅允许自己转发)。

(2)憾点

①规则模板。根据钉钉专门将API作为一个独立模块可以看出,钉钉是鼓励有自研能力的用户自行接入的,对这方面的用户有一定的倾向性。这也就导致了钉钉的默认模板数量少,仅有日报、周报、月报、业绩日报、客户经理日报5种类型,相较而言颗粒度粗,可以满足通用的记录与汇报需求,在特定需求上需要用户自定义模板。通过API帮助用户实现更加定制化的内容。将支持接口对接作为独立的模块是一大亮点,但如果主观意愿上更倾向于有自研能力的用户因此丢失了无自研能力的用户,显得有些遗憾。

②操作简易性上。尽管钉钉的模板管理模块在架构上较为清晰,但是操作起来不够简单。配置模板是一件事情,钉钉拆成了三件事,选择控件、编辑控件和模板、设置控件的属性,流程上没问题,内容存在割裂,有一定的学习成本且缺乏操作指引,对于缺乏这方面经验的用户特别是对于大部分非互联网小微企业而言使用起来相对困难。

4. 总结

(1)共性

①帮助用户连接了人与人、人与组织,且都是重互动的。无论是对于汇报群聊的选择,还是可以与其他参与评论的人进行互动,又或是在表情、评论、说明上鼓励@同事一起讨论,都是为了帮助用户营造一个活跃、良好的氛围。

②三者都给定了默认的模板及规则,且都是可配置的,在满足通用需求的同时提供个性化的服务。

③都是套件化的工具,尽管钉钉与客户关系管理系统存在联系,但都是能够保证在与其他内外部产品脱钩的情况下独立使用的。

(2)特性

①在用户的选择上。企业微信更注重于零售与服务行业,为其提供了许多规范化的默认模板;钉钉则在此基础上支持API接入,倾向于获取有自研能力的用户。

②在较具特色的功能上,企业微信的统计模块与导出支持多端直达的特性是飞书和钉钉所欠缺的。但在用户的友好度上,企业微信略显不足。例如,钉钉和飞书都会在用户填写内容时告知用户,内容将被实时保存给予用户安全感;企业微信的报告提交后不可修改,不给用户试错的机会,容错率低;钉钉和飞书在导出时都可以选择已删除模板导出,保证了数据的可追溯性;钉钉和飞书的客户拜访记录都可导入上一篇,减少用户的重复性工作。

③在与组织的连接中,飞书和钉钉较企业微信有了一定程度的提升。飞书的默认规则模板360度绩效评估为汇报赋予了考核的属性,这意味着使用飞书的用户在纵向上有了更深层次的连接,而不仅是停留在相同层级的互动上。而钉钉将建立深层次连接的方式通用API模块交还给了用户。

(3)小结

上面所说的共性、特性、亮点、憾点,特征都是十分显著的,易找寻、易学习、易优化的。与其“鸡蛋缝里挑骨头”般地找寻问题,我更期望结合“组织”、“连接”关键词在当前基础上进行升级,也就是下面的关于工作报告套件的思考。工作报告除了记录、汇报和互动之外,要提升组织,还应提升纵向的联系,比如下级对上级的报告,上级对下级的考核,这在当前是不具备的。一是受困于客观条件的限制,考核数据当属于极度敏感数据,用户很难相信产品会给予这方面的保障;另外则是考核的维度难以标准化、通用化,要解决这些问题,还得深究产品与组织的关系。

三、关于工作报告套件的思考

1. 产品与组织的关系

(1)产品与外部组织的关系。用户选择产品时,更倾向于好用、易用、安全的产品。能够提升效率的产品才会吸引用户、留住用户,保证用户数据安全的产品则会增加用户的认可度,持续留存。

对于工作报告来说,首选要做到的就是缩短用户的使用流程,不论是写报告、评报告还是配置模板;其次是要保障使用的简易性,简单的配置是基础;再是保障数据的安全性,这也是提升产品与外部组织连接的重要手段,要消除用户对产品安全性、隐私性的不信任感,可以为用户提供一个专门用来存储敏感数据的“黑箱”,只有用户才有打开箱子的钥匙,或是允许用户自行接入其他功能。

(2)组织内联系。组织内的联系分为横向的和纵向的,横向的联系在于成员间的互动,纵向的联系在于上下级间的互动。当然还包括了聚合了各个职能个体的组织间的联系,这在以工作和考核为导向的工作报告中是不必要进行讨论的。

对于工作报告来说,加深纵向的连接,需要加强工作报告的考核属性。首先是保障数据的敏感性,需要进行清晰的角色划分,因此可分为可提交报告、查看、评论他人报告的报告人,除查看、评论外还可评价他人报告的评价人及管理员。其次是考核维度的标准化,可配置化;考核维度一定是清晰的且相互对立的,可以使用数字、单选等组件及文本组件作为对评分的补充,使之形成通用考核模板。

2. 产品架构

工作报告是特定人在特定情景下的汇报。部分汇报对时间有要求,部分汇报对时间没有特定的要求,故以时间周期进行划分,可以分为周期性汇报和周期性界限较为模糊的非周期性汇报;以功能模块划分则可以分为写报告、看报告、评报告、管理报告。

 

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