【人事行政】OA-薪酬自动核算及发放

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编辑导语:在人力行政模块,免不了需要对员工的考勤及其薪资进行计算。要是公司规模大,那么这样人工算下来还是比较麻烦以及费时间的,还容易出错。本文针对这一待改进之处,分享了一套流程,可结合OA自动核算工资功能,希望对你有所帮助。

最近笔者在行业QQ群中看到有询问人力行政模块的工资自动核算如何设计,今天翻出了几年前为公司设计的原型图,希望能够为有需要的同学提供一些参考。

随着办公协同Saas工具商业市场的日趋成熟,出现了很多能够帮助人力资源部门辅助自动计算工资的应用,例如钉钉中的“智能薪酬”“智能工资条”“万能工资条”等等,这些应用目前大部分可以提供试用期,能让需求方了解大概功能,有可能实施过程中需要按照工时另行收费,对于人事制度相对简单的公司来说,是不错的选择,但如果制度规则比较复杂的话,部分创业公司(经费紧张)可能会考虑自研HR系统。

自研的优点在于人事制度中的规则可以随意进行定制化设计,缺点是属于人力成本需要长期投入,从研发项目管理来说,并不能直接变现,所以随着后续功能的不断增加,需要产研人员一直投入,考虑研发人员的流动性,可维护性也会打大打折扣,所以最终如何选择对接Saas应用,企业可以根据自身的发展阶段和需求点进行评估,今天以自研角度提供给大家参考。

首先我们需要思考薪资实现自动化核算,人事薪酬岗位需要核算哪些内容:考勤核算、排班核算、调薪后的基础工资信息、绩效工资、包括一些没有走系统统计的奖励,如季度奖励、兼职工资、现金发放等低频内容。

如果公司人员不多,比如50人以内的话,使用Excel即可完成,但如果公司规模已经到了200人以上,工资场景逐步增多,继续使用表格的话,会增加薪酬人员工作量,统计核对工资数据可能至少需要花费3天时间,甚至更长,重点是容易算错工资;涉及到的模块字段与功能点如下:

这其中人员考勤、薪资福利是本文的重点,也是难点;相比之下,绩效考核、银企直联、调薪列表、3大统计表(公积金、社保、工资)对于薪酬人员来说不一定是刚需:

绩效考核:很少有公司能把绩效的整体功能设计好,一般都是用表格代替,最后核算时,由薪酬人员手工录入或导入;并且公司若开始规划绩效功能与工资核算结合的话,说明OA系统已经趋于完善,工资核算的问题应该已经解决了(按照需求优先级划分);绩效考核的设计如读者有需要,会另起篇幅做详细介绍。

银企直联:主要用于财务发工资使用,避免出错和自动发工资提效的问题,对薪酬人员核算工资用处不大,本篇不做详细介绍,去银行开通此项业务和自己的OA系统对接即可,笔者所在的公司人员已超过1000人,从2013年就已实现工资自动发放,结合OA自动核算工资功能,从薪酬人员开始核算工资到财务工资发放到账,2天内即可走完所有流程。

调薪列表:辅助功能,使用表格导入覆盖人员基本工资信息也可以,对整体核算工资提效作用不大,即便是成熟的系统,也只是取这里调薪后的基本工资代入当月工资进行计算,不是很复杂。

3大统计表:用于财务或者薪酬人员做分析使用,对核算工资提效用处不大。

一、人员考勤

考勤的难点在于排班的多样性以及对应班次补贴的规则,如人事制度中多次打卡的以哪一次的打卡记录为准?转正前与转正后如何定义?工资如何分别进行核算?这里建议有条件的公司使用钉钉推出的智能考勤硬件系统,将打卡数据对接至OA考勤系统中,可免去人为导出数据,提高人效。

排班中涉及到倒班的,如行政班8:00-17:00,夜班16:00-24:00,通宵班22:00-8:00;同时结合《劳动法》中相关规定:平均每周工作时间不超过四十小时的工时;需分别配置夜班补贴和通宵班补贴金额参与工资核算。

在设计加班流程申请时,校验审批中的流程加上已完结的流程总小时数,每月不得超过36小时,超过36小时的加班禁止提交流程;允许员工申请时,选择加班补偿类型,但需要确保法定节假日是不允许调休的。

工作日、节假日、法定节假日三种加班情况的日均工资如何计算:

  • 日工资=基本工资÷21.75
  • 平时加班:基本工资÷27.5*1.5
  • 节假日加班:基本工资÷27.5*2.0
  • 法定节假日:基本工资÷27.5*3.0

定义什么时间算迟到、旷工、缺卡以及需要分别配置对应次数和分钟范围的扣除的金额,示例如下:

如何将公司人事制度政策进行正确的解读,以及转化为功能,需要产品、人事、项目经理、测试人员需要多次组织会议讨论,识别其中比较模糊的概念,各相关方必须做到对功能定义的理解保持一致,功能边界一定要清晰。

二、薪资福利

薪资核算难点在于对2019年1月份起实施的新增6项专项扣除的理解和掌握,一般情况是人事可以理解政策,但能力不足以将政策转化为系统功能;产品需要起到承上启下的作用,在充分理解新个税的同时,结合《个人所得税预扣率表》,提供数据案例输出需求文档给到研发:

所列举的案例(如上原型图中黄色区域)一定是需要让研发人员可以理解的,也可以作为后续测试环境的测试用例使用,校验业务逻辑的正确性。

这里比较考验产品经理逻辑的严谨性和测试人员的测试功底,因为个税的范围区间比较多,所以测试用例需要至少使用到7种场景以上,每个个税区间都需要测试到。

另外工资核算表种的每个字段需要定义运算符号为”+”还是“-”需要和薪酬人员达成理解上的一致,并要求薪酬人员按照公司实际情况,罗列出所需字段计算的公式,例如“实发工资=基本工资+绩效工资+季度奖励-考勤扣款+补贴小计……”

总结:

发放薪资工作岗位比较敏感,对薪酬人员的工作责任心要求极高,并且经常接触公司高收入数据,难免会产生一些心理落差,给人“钱少事多责任大”的感觉,有系统功能加持的话,能一定程度上减少薪酬人员的部分工作压力。

 

本文由 @溪枫 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自 Unsplash ,基于 CC0 协议

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评论
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  1. 大牛,还有更新吗?可以加V吗

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    1. 看同学比较关注哪方面的内容~

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  2. 好详细啊,赞

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    1. 谢谢~

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