ERP系统解决方案之推导过程(下篇)

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编辑导语:做B端ERP系统的解决方案工程师、小白产品经理和解决方案工程师是如何推导出产品架构及功能设计的?本文讲解了ERP系统分析的一些方法和技巧,解决ERP的疑难杂症。推荐具有相关工作和学习需求的朋友们阅读。

本片适用于做B端ERP系统的解决方案工程师,或者对外性质的产品经理可以在进行ERP系统分析的时候参考,主要是从一个小白产品经理和解决方案工程师是如何推导出产品架构及功能设计的,往下看。我们大概的目录按照以下顺序推进:

  1. 术语解释(上篇内容)
  2. 产品的诞生背景(上篇内容)
  3. 行业现状(上篇内容)
  4. 痛点分析(上篇内容)
  5. 本解决方案的亮点分析(上篇内容)
  6. ERP系统的目的与价值(上篇内容)
  7. 竞品分析(上篇内容)
  8. 业务的理解(上篇内容)
  9. 功能分析(本篇内容)
  10. 项目计划(本篇内容)
  11. 项目管理(本篇内容)

一、主业务流程图

1. 采购总体流程

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2. 销售总体流程

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3. 库存管理总体流程图

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4. 财务管理系统总体功能

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二、相关技术接口

1. 采购管理系统与销售管理系统的接口

根据销售订单生成采购订单可以处理以销定购业务,根据销售订单生成原材料的采购申请单可以处理原材料配套采购业务。根据采购订单生成销售订单可以处理集团内部跨组织的购销业务。

2. 采购管理系统与库存管理系统的接口

采购入库单和采购退料单都会更新即时库存,是形成库存的重要来源。采购入库单生成的批号和序列号会更新批号主档和序列号主档。

3. 采购管理系统与财务管理系统的接口

采购系统的采购订单、收料单、入库单和退料单都可以根据业务需要生成财务应付单,将业务数据直接传递到财务系统作为确认财务应付的依据。

4. 采购管理系统与库存管理系统的接口

采购系统的采购入库单和采购退料单是入库核算的原始依据之一,入库核算后的成本价和总成本将反写到采购入库单和采购退料单上,核算完成的采购入库单和采购退料单将根据凭证模板生成相应的凭证。

在VMI采购业务中物权转移单作为入库核算的原始依据, VMI类型的采购入库单不进行入库核算。

三、销售管理

销售活动是任何企业所有经营活动的起点,对企业的技术、生产、财务、人事等各项管理都有决定性的作用。

1. 场景描述及问题

在过去:企业针对销售任务的信息查询存在管理难度大、业务处理效率低、数据冗余、报表管理等问题给企业带来极大的管理成本,为进一步提升销售活动在企业生产经营过程中的整体效率,我们引入销售管理系统对销售全过程进行有效控制和跟踪,实现缩短销售产品交货期、降低成本、提升企业经济效益的目标。

即:销售管理系统,是对销售订单、销售退货处理、客户管理、价格及折扣管理、订单管理、销售报表、经营分析等功能综合运用的管理系统,具体功能如下图所示。

2. 销售管理基本功能结构

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3. 销售出库

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4. 销售换货申请

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5. 销售明细

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6. 销售汇总

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7. 销售利润

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8. 销售业绩报表

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9. 销售看板

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10. 企业经营利润

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四、采购管理

1. 场景描述及问题

采购管理针对企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源,以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动,当前采购业务在企业里面缺乏统一管理,信息严重不透明等问题导致供应商、采购商之间的各种法律纠纷层出不穷,业务上互相扯皮的现象比较严重。

故我们需要通过引入采购管理系统来对供应商、采购商的信息进行一体化、透明化管理。

即:采购管理系统是通过采购申请、采购审核、采购入库、智能补货、历史单据查询、采购退货、采购货源管理、订单管理等功能综合运用的管理系统,对采购商流和物流的全过程进行有效控制与跟踪,实现完善的企业物资供应管理。

采购管理系统与销售管理系统、库存管理系统集成,共同构造企业内部供应链。

采购管理系统与财务系统集成,形成采购与应付应收等业务循环,有力支撑业务财务的一体化、数字化。

2. 采购管理基本功能结构

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3. 采购申请整体界面

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4. 采购订单

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5. 采购入库

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6. 智能补货界面

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7. 采购明细界面

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8. 采购付款界面

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五、库存管理

1. 场景描述及问题

库存管理是企业的基础和核心,支撑企业销售、采购、生产业务的有效运作。库存管理在物料日常出入库控制、保证生产的正常进行发挥重要作用,同时将库存控制在合理水平,为企业提供准确的库存信息。为企业快速响应市场变化、满足市场需求、提高企业竞争力提供了有力保证。

过去企业对库存的管理方式更多是停留在人工和纸质上来对企业的库存进行管理,这就会带来商品在出入库信息更新不及时、易出错、人工投入成本大等一系列问题,这就会给企业带来诸多风险。

我们希望能借助一个系统化、平台化的产品来实现高效的库存管理,进而能真正赋能于企业,真正帮助企业解决库存管理面临的问题,实现库存的数字化、一体化,降低人工投入成本。

即:库存管理主要业务包括仓库管理(出入库管理)、日常的物料的流转业务、库存控制3大部分。是通过入库业务、出库业务、调拨、组装拆卸、库存调整等功能,结合批号保质期管理、库存盘点、即时库存管理等功能综合运用的管理系统,对仓存业务的物流和成本管理全过程进行有效控制和跟踪,实现完善的企业仓储信息管理。

2. 库存管理基本功能结构

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3. 调拨出库

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4. 盘点单

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5. 创建盘点任务

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6. 任务创建

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7. 组装单

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8. 库存查询

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9. 业务期末结账

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10. 结账前检查

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11. 出库核算

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六、财务管理

1. 场景描述及问题

企业在经营过程会产生各种资金往来业务,在过去针对这种资金往来业务更多是通过手工管理的方式来进行,其带来的问题就是财务缺少规范化管理,财务相关数据分析难、以及人力成本昂贵等问题,我们希望能通过智能化的平台赋能于企业,解决它们在经营过程出现的各种财务问题,于是我们引入财务管理系统。

即:财务管理系统主要针进行成本管理、应付调整、采购应付、采购预付、供应商流水、销货收款、科目总账、科目明细账、财务对账等。

2. 成本管理

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3. 应付调整

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4. 采购应付

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5. 供应商流水

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6. 销货收款

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7. 科目总账

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8. 科目明细账

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七、供应商管理

1. 场景描述及问题

企业的原材料一般来自于不同的供应商,如果一家上市公司的供应商成百上千家,如何有效的组织和管理不同的供应商,是企业的一大难点。

互联网没有盛行之前,企业更多是通过销售人员来维护不同的供应商,客户关系的管理很大程度依赖于销售人员的主动维护,没有实现数字化,管理效率和维护成本也很大,这种背景下,企业就希望能将众多供应商进行系统化的管理,降低供应商因销售人员离职等问题导致的各种风险问题,于是我们引入供应山管理系统这个产品来实现对供应商的多元化管理,赋能于企业。

即:主要是对企业所有渠道供应商进行信息汇总、分类查询、进件等功能的管理。

2. 供应商新建

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3. 供应商查询

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八、用户角色权限管理

可通过用户管理设置登录系统账号的昵称、使用权限等信息。

  • 用户信息:设置您企业员工登陆ERP的账号、昵称、角色等信息;
  • 角色信息:将ERP不同的使用权限分配给不同的角色,并对这些角色进行管理;
  • 部门信息:创建和ERP用户所属的部门信息。

新增一个用户时,您需要在“角色信息”里配置好角色信息后才能创建用户信息。这是因为ERP系统是基于角色访问控制对用户进行管理,即先给不同角色赋予不同的使用权限,再将角色和用户进行关联,三者关系如下图所示:

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每个ERP的登陆账号即为一个用户。在这里您可以对系统使用用户进行账号、昵称、重置密码、关联角色等操作。

功能说明:用户信息界面的操作包括:新增、修改、加入黑名单、密码重置。

操作步骤:步骤1:选择基础信息; 用户管理; 用户信息,进入用户信息管理界面。

1. 用户管理

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步骤1:单击“新增”。

步骤2:填写用户信息,其中角色和部门需分别在“角色信息”、“部门信息”页预先配置好。

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步骤3:单击“保存”,提示“保存成功”即新增用户成功。

注意事项

  1. 创建用户后不可删除,只可修改,也就是说如果您的企业员工离职了,他的账号无法删除,但您可以对他的账号进行修改再给下一个员工使用。
  2. 创建用户的数量不受限制。

2. 角色管理

您可以在这里创建不同的角色并给其赋予不同的使用权限,创建好角色后就可以在“用户信息”页面将用户和角色建立连接,使用户获得相应的权限,ERP系统常见的角色有系统管理员、采购管理员、财务管理员、销售人员、销售管理员等,具体角色与权限的对应关系请见下文描述。

功能说明:用户信息界面的操作包括:新增、修改、启用、停用、权限(针对各个功能菜单进行控制)、字段权限(针对一些敏感金额字段进行控制)、数据权限(针对店铺、仓库、供应商、物流公司、业务员等数据进行控制)。

操作步骤

步骤1:选择基础信息 > 用户管理 >角色信息,进入角色信息管理界面。

步骤2:单击“新增”。

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步骤3:填写角色信息,填入【代码】(表示角色的标识,不允许重复,否则系统不能保存成功)、【名称】(表示角色的名称,不允许重复,否则系统不能保存成功)。

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步骤4:单击“保存”,提示“保存成功”即新增角色成功。

步骤5:为角色新增权限,包括功能菜单权限、字段权限和数据权限,新增该三种权限的操作类似,下面以新增功能菜单权限为例来介绍。

1)选择需要添加权限的角色,单击“权限”,如下图:

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2)勾选需要为角色新增的功能菜单权限,如下图所示:

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步骤6:单击“保存”,提示“保存成功”即为角色新增功能菜单权限成功。

注意事项

  1. 角色创建之后默认为启用状态。
  2. 角色不能删除,只能停用。
  3. 如果某角色处于停用状态,那该角色下的权限用户都无法使用,可以给关联该角色的用户重新设置角色和权限。

3. 权限管理

ERP系统支持为企业不同用户分配不同的权限,常见的角色有系统管理员、采购管理员、财务管理员、销售人员、销售管理员,具体角色与权限对应关系如下:

业务场景:系统管理登录ERP系统,创建用户并分配采购管理员、财务管理员、销售人员、销售管理员等权限给新建的账号,所有的权限明细如下:

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角色名:销售人员

需求说明

该角色旨在当销售人员登录ERP系统发起销售任务时,销售管理员进行审核同意后,销售人员创建采购订单,发起采购需求,销售人员可通过ERP系统实现销售货品的申请,包含订单申请、订单导出、订单查询、采购申请、库存调拨等功能。

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角色名:销售管理员

需求说明

该角色旨在针对采购或销售人员对发起的销售货品申请、采购订单创建、库存调拨、补货申请等相关业务节点进行审批,同时为方便销售人员对产品的销售、库存变更及盘点、销售业绩等数据的计算和统计,销售管理员可查阅销售业绩报表及销售趋势图分析,更好的制定产品的销售方案。

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角色名:采购管理员

需求说明

该角色旨在当销售人员发起采购订单申请时,采购管理员需审批同意后并提交采购应付订单后,订单则进入财务业务节点,财务管理员审核同意方可发起有效的采购订单申请,待商品采购回来并入库后,采购管理员需发起采购入库订单并关联采购订单,除此之外采购管理员还可通过ERP系统统计销售人员的业绩、销售明细、汇总、采购付款等相关业务场景。

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角色名:财务管理员

需求说明

财务管理员对销售人员或采购人员发起的采购、销售换货申请、采购应付等订单进行财务审批,审批后财务管理员可通过ERP系统进行各种订单的税务开票、企业经营利润的审计与统计、成本管理、应付、货款统计、会计总账、明细账、供应商流水统计等。

除此之外财务管理员还可通过ERP系统针对在指定的时间内(如一个月、一个季度)进行期末结账,对阶段的销售及采购提供财务收支数据,进一步支撑公司整体业务发展。

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角色名:系统管理员

需求说明

该角色为企业进销存(ERP)系统的最高角色,包含除各业务审批节点外的所有权限,旨在对整个ERP系统进行全链路的菜单和功能权限管理,除上文提到的对销售、采购、库存、财务等相关业务的管理之外还包含对供应商的管理、用户、角色及权限的管理,系统管理员登录到ERP系统可新建用户账号并赋予相应的角色权限(权限可灵活分配,根据实际业务场景需要)。

常见的的角色包含销售(采购)人员、销售管理员、采购管理员、财务管理员及这里说的系统管理员。

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九、模块功能点汇总

十、项目计划

十一、项目考核标准

1. KPI考核

项目经理对每个参与的同事日常表现进行记录,追溯作为评分依据,对小组组长(若采用分组方式)进行业务培训,具备产品架构指导能力,检查组长的各类产品材料,从而约束小组成员整体文档质量。

KPI考核,主要考核以下几个方面:

  • 产品文档质量(产品建设和场景建设)(80%)
  • 项目完成度:结果性思维以及成本把控
  • 项目的还原度:对需求理解能力,项目还原,产品转化
  • 文档编写规范:是否符合文档(包含各类文档及原型)编写基本规范
  • 产品逻辑设计的合理性、正常异常流程全覆盖
  • 项目全面度:产品功能覆盖完整业务
  • 工作能力以及工作态度(20%)
  • 项目沟通能力:项目会议上勇于发言,善于日总结日复盘日分享
  • 团队开发能力:是否能做到团队协助
  • 每日出勤
  • 日报提交率
  • 日总结视频汇报
  • 日常沟通表达能力

2. 绩效考核综合表

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过程管理

十二、项目协同平台禅道

禅道地址:https://qianqianqian12345.zentaopm.com/my/******

利用禅道开源特性,对参与ERP所有员工进行全面化、系统化、流程化的管理。

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十三、进度把控

要求每个员工每天上报电子版日报,通过禅道平台对整个项目进度进行全流程跟踪。

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作者:产品经理研究站;公众号:产品经理研究站(PM_house888)。

本文由 @产品经理研究站 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自Pixabay,基于CC0协议。

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  1. 好详细,感谢作者

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