审批流设计指南

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编辑导语:审批流这一形式常见于中后台,有助于团队进行规范管理,提升业务的处理效率,降低错误发生的概率。那么,你知道审批流页面应该如何设计吗?本篇文章里,作者对审批流设计的内涵、设计策略、注意事项等方面做了总结,不妨来看一下。

受众:「初阶产品经理」、「产品体验设计师」、「交互设计师」。

目标:帮助文章受众系统化了解「什么是审批流」、「如何盘点审批流」、「如何设计审批页面」。

以此,在基于合规化的前提下,制定信息传达准确、流程操作高效、节点可预知、历史可回溯的审批系统。

审批流设计指南

文章概览

全文共5大章节,阅读全文大概需要10分钟。

审批流设计指南

一、认识审批流

1. 认识审批流

审批流,是一种工作流,常见于中后台系统,其本质是待审信息的流动方式及决策过程。

即申请者(人或系统)提供待审信息,交由相关审批人进行传递及处理,期间,每个审批者会基于自己的岗位职责与权限分工对待审信息进行核对(检查/确认…)、判断(通过/驳回/转交/挂起…)及协商(反馈意见…),直至抵达最高决策层进行取舍。

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2. 为什么要创建审批流

合规化:帮助管理者规范团队的运转流程、防范决策失误;引导申请者遵循正确的流程规范,避免违规操作。

3. 审批流的构成要素

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  • 谁发起审批(申请者):不仅仅指某个用户,也可能是系统或是第三方服务商。
  • 谁来审批(审批者):可能是某个审批群组或是特定的审批人,受限于权限与分工。
  • 按什么规则审批(审批规则):不同权限与分工的审批者按一个或多个审批条件进行审批。
  • 审批什么(待审信息):申请者基于不同的申请事项,按要求提供的信息。
  • 各角色可以干嘛(操作动作):可以是审批操作(通过、驳回…),也可以是流程操作(转交、撤回…)。
  • 怎么告诉各角色(通知方式):即通知申请者、审批者的渠道(短信、电话、邮件、平台消息提醒…)。

4. 好的审批流要满足什么条件

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  • 信息传达准确:能有效并准确传达审批流的相关信息。
  • 流程操作高效:能提升组织内部的运转效率。
  • 节点可预知:能帮助各角色提前了解审批流程。
  • 历史可回溯:对已结束的审批单据能随时回溯。

二、盘点审批流程

设计一个信息传达准确、流程操作高效、节点可预知、历史可回溯的审批流,需要对其构成要素进行全面的盘点。

盘点的目的是为了快速理解审批流的业务逻辑,结合用户诉求挖掘产品机会点,明确产品优化方向。

盘点的步骤涵盖以下 3 步:

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  1. 归纳角色类型:洞察审批流的用户特性,提取有效的角色分类维度。
  2. 理清任务流程:梳理角色场景任务,明确什么人在什么场景下能做什么事。
  3. 挖掘产品机会点、功能点:穷举每个角色的诉求、痛点,挖掘产品机会点,转化产品机会点为功能点,明确产品优化方向。

1. 归纳角色类型

在一个闭环的审批流中,每个用户基于自己的岗位职责和权限分工需要完成不同的任务,用户的角色可抽象为两大类:申请者和审批者。

1) 申请者:不仅仅指某个用户,也可能是系统或是第三方服务商,因此需要我们明确申请者的来源及组成方式。

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2) 审批者:可能是某个审批群组或是特定的审批人,受限于岗位职责和权限分工,因此需要我们明确审批者之间的关系,对审批者做进一步角色的分类。

按审批等级进行角色分类:

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按岗位职责进行角色分:

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本步骤产出物:角色列表。

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2. 理清任务流程

在完成角色类型的归纳后,为了知道什么人(Person)在什么场景下(Context)能做什么任务(Task),可以采用PCT法来理清审批流的角色场景任务。

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在实际工作中,我们可以配合泳道图完成角色场景任务的梳理。从角色使用产品完成某一个任务为目标,来梳理用户角色(人)在特定环境(场景)下依赖产品的部分功能(工具)完成目标任务的整个任务周期(任务),包括线下和线上。

本步骤产出物:角色场景任务泳道图。

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3. 挖掘产品机会点、功能点

最后,基于用户诉求及痛点,绘制用户旅程地图,挖掘产品机会点;转化产品机会点为功能点,罗列产品功能列表,明确产品优化方向,完成审批流流程的盘点。

1) 使用用户旅程地图,基于用户诉求及痛点,挖掘产品机会点。

  • 记录每个阶段的用户体验;
  • 穷举每个角色在不同任务目标下的诉求及痛点;
  • 脑爆解决方案;
  • 挖掘产品机会点。

本阶段产出物:各角色用户旅程地图。

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2) 转化产品机会点为功能点,明确产品优化方向,输出产品功能列表。

  • 归纳产品机会点;
  • 转化为产品功能点;
  • 基于战略方向及技术实现难度,明确产品优化方向。

本阶段产出物:产品功能列表。

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三、如何「设计」审批流页面

在盘点完流程后,接下来则进入到审批流页面的具体设计中。设计的目标是为了提升审批流的用户体验,让流程更好用。

设计的步骤涵盖以下 3 步:

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  1. 搭建信息架构:基于审批流中每个角色的关注点搭建信息架构,理清权限范畴。
  2. 优化审批流程:明确合适的流程颗粒度,精简非必要步骤,优化核心任务流程。
  3. 组装通用页面:定义页面可拼装的元素,按每个角色对不同事项的关注度,组装通用页面。

1. 搭建信息架构

基于审批流中每个角色的「关注点」搭建信息架构;采用基于角色的权限模型(RBAC0),理清每个角色的权限范畴。帮助用户快速「找到」自己要进行的审批任务。

1) 基于每个角色的关注点,搭建信息架构。

  • 将审批流中每个角色的关注点进行排列组合(此环节可邀请用户进行卡片分类,用于理解用户习惯及心智模型);
  • 决策组合方案,合并功能点(基于用户诉求及产品诉求决策组合方案,按组合纬度合并功能点);
  • 搭建信息架构,明确导航层级。

Tips:一般情况,申请者更关注“我的申请”信息;审批者更关注“我的待审”信息。

本阶段产出物:信息架构推导脑图。

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2) 控制每个角色操作及数据的维度,理清权限范畴,输出角色权限列表。

  • 罗列各信息架构下操作及数据的维度;
  • 按角色进行权限控制。

本阶段产出物:角色权限列表。

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2. 优化审批流程

随后,结合前期梳理的「用户目标」和「产品机会点」,明确合适的流程颗粒度,精简非必要步骤,优化核心任务流程。帮助用户便捷「操作」自己要进行的审批任务。

1) 精简非必要步骤,优化核心任务流程

  • 明确用户目标和任务周期(已在前期 “如何「盘点」审批流流程”第二步完成);
  • 结合产品机会点,明确合适的流程颗粒度,均衡作业顺序(实践发现一个操作动作尽可能对应一个独立页面,流程颗粒度为最佳);
  • 精简非必要步骤,重构业务逻辑,优化核心任务流程。

2) 流程优化方式一:通过重组信息层级优化任务流程。

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tips:一般情况,在上一步搭建信息架构的过程中,基于用户的关注点,会指导我们对任务的前后路径进行“预优化”,而不仅仅是到了这一步才开始着手启动。

3) 流程优化方式二:通过重组业务逻辑优化任务流程。

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本步骤产出物:已优化的核心任务流程。

3. 组装通用页面

最后,以优化后的核心任务流程为指引,基于原子设计理念,定义页面可拼装的元素,按每个角色对不同事项的关注度排布通用页面,帮助用户准确「获取」审批流的有效信息,完成审批流页面的设计。

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通过信息收集、功能区归纳,功能模块规范,按每个角色对不同事项的关注层级,排布通用页面,构建科学规范的设计系统。

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tips:在审批页面设计中,除开确保基础审批信息的传达外,还需要关注流程信息的有效传递,帮助各角色提前了解审批环节,清晰知道当前审批进度。

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本步骤产出物:审批流通用页面。

四、其他关注事项

1. 连接消息通知

另外,在设计审批页面的过程中,为了闭环线上、线下信息之间的有效传达,还需要关注消息通知的传递方式。结合用户已形成的消息获取习惯,连接任务与任务之间的信息,帮助用户及时「接收」审批流的消息通知。

1) 平台内消息通知:覆盖更全面的消息类型,提供多种消息存储方式。

2) 平台外消息通知:结合用户习惯,基于已有载体进行消息的扩散。本步骤产出物:消息通知方式及页面

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备注:如何进行消息通知系统设计,可参考文章《消息通知系统设计》。

五、总结

本文较为系统的从「认识审批流」、「盘点审批流程」以及「设计审批流页面」这三个部分,初步阐述了在基于合规化的前提下,如何制定信息传达准确、流程操作高效、节点可预知、历史可回溯的审批系统及其相关的设计方法。

结合具体的案例,希望能帮助到初阶产品经理、产品体验设计师、交互设计师,在基于各自业务场景及用户诉求下,完成审批流的重组及具体页面设计。

 

作者:腾讯CDC,微信公众号:腾讯CDC体验设计

本文由 @腾讯CDC体验设计 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载。

题图来自 Unsplash,基于CC0协议。

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评论
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  1. 太牛逼了,从来没想过审批流还能分析得这么详细。
    大佬,有些小问题需要提问一下,实际工作中项目排期是否允许这么做?领导给多长时间做这个?这个分析流程是否属于企业定下来的标准,所有产出都需要按这个标准做?🙏🏻🙏🏻🙏🏻

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  2. 分析透彻!!!

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  3. 学到了。其中“各角色用户旅程地图”简直太棒了…

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  4. 可以的,学到了,刚刚好在做一个审批设计就刷到了

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  5. 厉害,值得学习

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  6. 牛啊

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  7. 值得收藏,清晰系统化,提升业务的处理效率,降低错误发生的概率

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