资产租赁公司成本核算的产品架构及系统设计

不懂技术怎么做产品?15天在线学习,补齐产品经理必备技术知识,再也不被开发忽悠。了解一下>

一种特殊的成本核算——这不是纯粹的技术问题,更是特殊的财务核算处理。

作为财务专业人员,都知道会计概念的存货和资产犹如两条不同的行星轨道。99.99%的情况下,一颗行星不会从一个轨道切换到另一个轨道。即便特殊如房地产开发行业,也不过是在将自己开发的商品房转做自用或者租赁时,才从存货轨道切换到资产轨道一次(“库存商品”转入“固定资产”)。可是本人所在公司的项目却是出现了行星频繁更换轨道的情况,可以想见,每次不是简单的科目调整。涉及到作为”存货轨道”特有的收发存成本的记录与计算,以及作为”资产轨道”的资产增加、减少、原值变动、折旧计提等。

一、业务模式介绍

初到该公司时,出于财务专业的思维习惯,基本想到了财务处理的特殊性。

业务模式的三大特点:

  • 首先,主营业务是租赁业务;
  • 其次,主营品类是电脑;
  • 第三,二手设备的整修翻新;

综上,财务同行一定可以得出以下两个基本结论:

  1. 租赁业务不同于销售业务:所有权不转移,那么在租赁期至少是要以资产来对待,计提折旧;
  2. 二手设备的整修翻新,必然涉及到成本的变化;要有工业企业的成本核算过程。

以上两个单独来看都没有什么特别的,是财务上两种常见报表大项。而且常规业务中,这两个项目犹如不同的行星轨道,本身无交集,且行星(实物)也不会在两个轨道(存货和资产)间频繁切换。

而该公司的业务却是突破常规。在设备的整个生命周期内,分为以下几个主要阶段:

也就是说,对于同一台设备,在不同的阶段,财务上要有不同的处理方式。

而且,这个本身是一个快速循环的过程。

二、财务分析/需求分析

这个需求本身需要财务人员先进行财务上的分析以确定每种业务类型的财务处理方式,而后是系统实现方式。事实上,由于运算不可见,真正的分析过程基本上是同步进行的。也就是我本人和财务总监、经理一起来分析、确定财务的处理方式。经多次沟通和确认财务处理的方式,最后基本确定:在设备整修阶段当作存货对待(处理),完工入库后的在库阶段和租赁期都作为资产对待(按照资产增加、减少、折旧等处理)

1、必须涵盖各种业务的核算

包括但不限于:

  • 本月增加(新购、盘盈);
  • 本月租返,本月完工;
  • 往期租返,本月完工;
  • 往期租返,本月未完工;
  • 往期增加,本月减少;
  • 等等

2、可以取消记账、重新记账

考虑到成本核算过程往往会出现单据、数据上的错误,且一错引起后续业务一连串的错误。因此,在成本核算完成后,往往需要取消后重新记账。

3、未来可实现系统自动记账

如果业务稳定、系统稳定,理论上是完全可以做到自动记账的。而且其中涵盖大量数据和复杂的先后顺序,人工处理本身不现实。至多分步骤进行点击几次即可完成成本运算。

难点主要有:

(1)如何归纳出一套逻辑涵盖各种业务的处理

业务纷繁复杂(50多种已知的分支场景),漏掉任何一个业务类型(由于是从业务单据中提取的,有些会使用多次)则必然导致账务不平;

(2)如何每月固定的几步操作处理后,完成各种业务的核算处理

这个不仅仅是易用性的问题,因为成本核算要保证整体的成本不能丢失,而且有严格的先后顺序。按照单纯的业务并行处理无法实现。因此,必须按照业务类型、严格按照实际顺序依次处理。

比如,以下是一种较为平常的例子:

  • 3月1日,设备001#领用一个A壳;
  • 3月5日设备001#完工;
  • 3月10日设备001#发货租出;
  • 3月20日设备001#被客户退回,并发到整修整修重新修理。
  • 3月21日设备001#领用一个内存。

把一个电脑A壳、内存的成本计算出来之后,才可以算出该电脑的本期整修成本。

按照完工单据为基准的计算原则,此电脑在当月需要参与两次成本计算。

(3)资产的核算处理

如果说以上只是单纯的存货核算成本核算,那么更加困难的则是考虑到资产的核算处理。

资产核算的基本逻辑是:完工入库即进行依次原值重置的操作。当月减少、当月照提折旧,当月增加、当月不提折旧;否则,资产不予处理。

(4)特殊情况的兼容处理

除了普通的资产折旧原则外,需要考虑到特殊情况,如:

  1. 本月减少和本月先增加、本月再减少;
  2. 本月先减少,本月再增加和本月增加的情况;
  3. 本月新采购增加和本月完工增加的情况;
  4. 本月转入存货的减少和本月注销减少的情况。

从资产月末的状态来看以上几种情况的状态是完全一致的,系统需要全部兼容并不重复、不遗漏的进行处理。差一个或者错一个都很可能会导致账务不平。

这个在系统测试和试运行阶段,经常出现,而后和开发人员进行查找原因。

三、系统产品架构设计

经过反复讨论和研究(三次易稿),系统设计的主要基于以下几点原则:

1、存货核算在前,资产核算在后

存货核算不受资产核算影响,每月资产核算的前提是:存货核算全部完成且核对无误。

2、存货核算记录详细的设备明细账

此步骤在库存系统设计时已经做了充分准备,所有资产类的商品全部按照序列号管理。因此在做此部分存货账时得以实现按照序列号记录每个资产详细的带金额的明细账。

3、资产核算分为四个步骤

(1)资产的增加处理

针对常规意义上的新购入的增加,区分新品、二手;根据资产的资产原始增加日期来记录资产增加的会计期间、使用年限、年限等,以便为计提折旧做准备;

(2)资产减少的处理

针对常规意义上的本月减少。即本月注销掉的、本月报废的、本月出售的等;

(3)资产变动的处理

针对所有成本在本期发生变动的资产,根据变动记录,计算成本。针对上述例子,每次完工前未参与计算的变动记录进行汇总计算。并更新最新的增加会计期间,为后续的折旧处理做准备;

由于本部分是处理已完工且出现变动的记录,主要涵盖了以下几种场景:

  • 当月减少,当月整备完工;
  • 当月减少,当月未整备完工;
  • 往期减少、往期整备完工;
  • 往期减少、当月整备完工。

(4)计提折旧

由于上述三步已经做了充分的准备,本部分按照折旧的基本算法,执行计算即可。主要涵盖的业务场景有:

四、总结

成本核算是工业企业财务处理的重要功能,且需要管理层和产品经理对该产品有深刻的认识。与普通的商业化产品或C端功能性产品甚至于普通的内部系统功能都不同,成本核算是现代化公司管理接受审计、为精益化管理做好准备的基础性工程。

如果说,开发一套成本核算系统的基本目的并非是为了所谓的“降本增效”,而是为了监管和账务处理的起码需要。如前文所述,在本系统上线前,重要配件的成本都没有核算(由于数据量特别大,且需要复杂的多步运算且有严格的先后顺序要求,通过人工处理是不可能完成的任务)。通过人工处理也不符合信息化早已普及的当今企业信息化管理现状。

另一方面,想要做好本产品的设计开发,个人体验是必须要有足够的财务知识积累以及对传统ERP存货核算相关模块从外到内的熟知程度。因为这是一个“几乎没有页面的功能”,产品的主要逻辑都是在后台实现。是真正的“代替财务人员成本归集和处理”,而成本核算工作本身是财务工作中专业性较强的一项工作。

具备了上述两个条件还是不够的,还需要有分析问题的能力。因为这种场景在一般的企业是碰不到,完全不同于一般的租赁企业和生产制造企业。因此,如何解决上述的几个难点,还是需要花销一些心思的。

最后,谨以此文,感谢一起努力的技术兄弟们。没有你们的大力配合和OPEN的技术心态,是不可能完成的。

 

本文由 @渔夫 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自 Pexels,基于 CC0 协议

给作者打赏,鼓励TA抓紧创作!
5人打赏
评论
欢迎留言讨论~!
  1. 债权资产和固定资产需要经常转换吗 财务上必须这样做?

    回复
  2. 好特别的业务,财务和产品设计都很清晰呀

    回复
  3. 1、成本业务和软件逻辑都没有理清楚,讲明白。
    2、你说的业态从财务核算来说就是总账,固定资产就处理完了,如果管理资产租赁出入业务的过程,市面上很多租赁管理软件。

    回复
    1. 第一点,你说没有明白,我不好说什么。
      第二点,可以看出你不太了解成本和存货核算这块。如有兴趣咱们可以私聊

      回复
  4. 是不是通过业务单据作为业务凭证,通过业务单据对应的凭证模板生成财务凭证,50多个分支场景是不是就需要50多个凭证模板

    回复
    1. 这个还没有到生成凭证的那块,是要把账算清楚。每一个单据流转计算出价值量(金额)

      回复
    2. 这篇文章有涉及50多个场景?我都笼统认为一个场景呢

      回复
圈子
关注微信公众号
大家都在问