有很多人跟我说过，产品设计过程中，最讨厌的就是写各种产品文档。一方面强调速度的互联网产品，加入此环节，会降低开发速度；另一方面当产品的定位、概念模型或原型已成形，文档撰写工作就相当枯燥无味，毫无乐趣；更重要的是，你写出来的文档可能根本就没有人阅读。

最早我也是如此认为。产品成形再费力的去写产品定位、功能设计有何意义，更何况重要的流程和规则都已在原型中标注，何必再多此一举。但是几个项目下来，我发现文档仍然有它自己的功用，如果维护的出色，将是产品设计人员的好帮手。

l  借助文档再次系统性的思考产品的定位或者原型设计。当我们在开会确定产品定位策略、用户策略时，通常是在相当长的讨论中完成。如果没有文档整理，难免产品小组成员对决策认识有忽略的环节；而深入到原型设计中，分散的注释也难有系统性的描述。我经常有在撰写PRD文档的时候，发现原型设计上的失当之处。前期发现缺陷修改，比后期补救自然能节省不少时间。

l  文档撰写也是技术活儿。如何写让读者，用更少的时间，清晰的了解产品的策略及设计细节，是件相当考究的事情。不是有很多人抱怨自己写的文档没人阅读吗？你得好好想想，是否只把它当成了码字的体力劳动。

l  对产品思路的记录，有据可查。很多人会说我记忆力很好，产品的各个环节我都能记住，需不需文档记录，差别不大。但是不是团队里的每个人都有这么好的记忆力。我相信好记性不如烂笔头。当产品要做相关模版的关联开发时，模块内的细节规则需要准确了解。这时候文档的回溯功能变能得到充分的展现。

就像做产品一样，需要考虑文档各种读者的不同需求。我想这里面多少有些技巧是值得探讨的：

1.概括分组+小标题

这里有一个较出名的原则“7±2”原则，主要意思是人一次能够理解的思想或概念的数量是有限的，最高限度是5-9个项目。因此我们需要将观点按照一定的逻辑关系分组阐述。并且配合使用能概括此段的主要观点小标题，这样读者就可以开始在阅读这段的最初几秒钟了解你的观点。

2. 模版不是为了让文档千篇一律

很多公司为了产品的规范性，减少项目成员阅读文档的学习成本，都制作了相应的产品文档模版，规范不同产品设计人员的写作风格。但产品人员因根据内容的不同性质，应灵活应用模版。拿PRD为例，以承载内容信息为主的页面，与以互动交流为主的页面阐述重点将有很大的不同。展示内容的描述，主要阐述展示字段、提取规则、排序规则、链接地址及方式等；而表单类的描述，更偏重流程及填写规则的描述。

3. 能用图不用表，能用表不用字

如小标题描述的，读者总是会对图比文字有更高的接受度。07版的WORD提供了Smartart的功能，给我们极大的方便，可以充分利用里面各种类型的图来表达观点。

4. 文档也需要排版

排版有很多技巧，例如留言、间距、字体大小颜色的对比等。一个排版很舒服的文档，浏览者会相当的轻松的找到重点。这里有篇介绍如何排版PPT的文章，很多原理也适用于WORD——《如何设计一份令人舒服的PPT（上）（下）》。

5. 回访你的文档读者

其实很多人都无意识的做了这件事情。每次我写完PRD，同步给技术和测试人员后，会询问他们阅读的情况，并根据他们的反馈做相应的调整。有人会嫌麻烦，其实这个环节一般你只需要1个小时就能搞定了。

总之你需要根据文档的性质、内容和不同的浏览者，做出不同的调整。这个过程不仅仅是简单的陈述想法而已。

来源：http://www.xmued.com/?p=1421