设计总结:进销存业务流程设计

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进销存的业务流程,可设计为在满足支持当前或将来的业务模式下,以商品为主体对象,通过环环相扣的单据状态作为流转,串联起商品由采购入库直到销售出库等一系列作业流程,完成商品在交易上的全生命周期业务闭环。

两种业务分类

进销存以业务执行来分类,业务流程大致可以分成供应链流程和财务流程两种类型(不同行业的流程不尽相同),实际上是对「货」和「账」的业务流程。

以商品对象的业务流程称之为供应链流程,主要包括:采购流程、入库流程、销售流程、调拨流程、盘点流程等。
商品的交易流动会产生财务账目,以账目为对象的财务流程,主要包括:总账流程、应付流程、应收流程、出纳流程等。

业务流程

通过调研和访谈关键用户,梳理业务需求,设计各业务模块(如采购、入库等)的业务蓝图,确定业务边界,尤其是细节流程和业务模块间关系。

以常见的「采购流程」为例。

假定在某场景下,由采购部发起的采购计划,向供应商采购后,由供应商配送至仓库,由仓库完成采购入库的业务流程,期间还涉及到采购账目的结算流程,简要如图:

图示流程图很简单,但已基本包含业务流程的三个关键要素:角色、操作环节和数据。
现就通过采购流程,深入浅出讨论这三要素,在骨架上充实内容。

角色

谁来参与?

确定业务边界后确定参与者/干系人,通常情况下也是系统的操作者。

他们是谁?

对参与者定义系统操作角色,通常情况下直接复用企业的行政架构的部门和岗位两种行政信息,比如采购部经理。

能做什么?

对操作角色赋予系统的操作权限 ,通常也是直接复用该角色的岗位职责,比如采购部经理负责定制周期性的采购计划,因此在系统中支持创建采购计划单的权限。

操作环节

何时开始做?

通过业务节点作为流转的开始关键点。业务的工作流是通过跨部门多职能协同完成,在上节点未完成之前,下节点的业务流就未启动往下走,是各流程模块间的层次关系。

比如在采购部同事未下达采购订单到供应商时,仓库就无法做采购入库动作。
当然,这并非绝对,比如线下门店经常有绕过采购订单直接入库的场景。比较常见的是各种奶类供应商的送奶场景,供应商与线下门店达成长期合作,店员在门店直接进货入库,之后再通过送货单与门店总部进行周期性结款。
私以为这种场景,应当在进销存系统上定义为另一种类型采购入库流程。

该做什么?

规定在各自的流程节点时,操作者在系统上支持做什么业务操作,即分解业务步骤。

比如,采购部同事在系统上做采购计划单,通过计划单下推的采购订单,向供应商下达订单等分解的业务动作。

怎么做?

这是涉及到业务在实际场景上的系统表现层的功能分解。以仓库同事的采购入库业务功能操作作为例子。

1)入库前

供应商送货到仓,配有送货单。

仓库同事需要知道本次采购订单需要入库的商品和对应数量。系统需要支持由采购订单下推为采购入库单(未入库),这是下推功能。

仓库同事将采购入库单(未入库)打印出来,方便入库清点,这是打印功能。

2)入库时

供应商送货到仓,根据采购入库单(未入库)的商品规格和商品数量两种维度,会出现以下4种场景:

  • 与采购入库单(未入库)吻合
  • 商品规格货不对版(比如品牌/包装/质量规格等问题)
  • 商品规格吻合,但送货数量偏多
  • 商品规格吻合,但送货数量不足

理论上采购入库动作,是基于入库单商品数量为上限,录入实际入库数量。

比如参考做法,针对场景①为正常入库,场景②-④为异常入库。

  • 场景②拒收,入库数为0;
  • 场景③只收入库单应入数量,多出部分不收(当然也有照单全收的做法)。
  • 场景④收下本次送货数量,余下部分或者下次再送货,或者不再送货。

那么,此时系统应该支持哪些功能?

大致可列出:支持录入实际入库数量,支持采购入库单的提交功能(如保存、提交、审核、反审),采购入库单的入库状态标记,支持异常入库标记,支持采购入库单的多次入库操作,支持自动核算货款差额(以便财务核算付款)等。

数据

数据具体为数据表单和数据流转。

数据表单

数据表单,在进销存中也称之为工单,工单是进销存业务中作为业务执行的重要产物。

工单类型

在涉及本次讨论的采购流程,具体的工单分别有:采购计划单、采购订单、预付单、发货单、采购入库单、应付单、付款单等。

工单字段

工单是在业务流程中,各分解业务流程的重要交付产物,基于业务的特殊性,各表单字段各有差异。以采购入库单为例,简单梳理如下:

① 商品相关

商品ID、商品分类、商品名称、商品编码、商品规格、规格单位等;

② 供应商相关

供应商ID、供应商名称、商品采购价、商品起送标准等;

③ 仓库相关

仓库ID、仓库名称、仓库地址等;

④ 采购相关

采购数量(应收数量)、入库数量、入库差异数量等;

⑤ 财务相关

采购总账、入库总账、应付账款等;

工单关系

各工单间彼此存在「因和果」的上下关联链条关系,比如:

  • 采购入库单的入库依据,来自于采购订单;
  • 采购应付单的账目金额,来自于本次实际采购入库单的实际入库结果;
  • 付款单的最终账目,来自于预付单与应付单(特殊情况还考虑上历史账目)两者冲红后的付款结果。
  • 这种因果的链条关系,在之后复盘和查账等发挥极其重要的作用。

数据流转

随着业务流的下推,往往还包括信息流、资金流(甚至是物流)的数据流转。

信息流

信息流在业务流程中,主要用到的2种场景:

  1. 第一种是业务流程流转过程中,各节点之间干系人的站内消息通知,需要用到信息流。
  2. 另外一种则是在业务流程中的某些关键节点,在岗位划分上会涉及到审核权限。比如采购计划单的制定,是否需要上级管理层的首肯审核等。

资金流

这一点很好理解,进销存本就是管理「货」和「账」的工具,离不开钱。

基本上这一点在前文的财务流程有简单讨论过,比如预付款场景、采购订单的预付款账目、采购入库后的应付账目、往期的历史账目、各项账目冲红后的本期实际付款账目等,不再赘述。

以上是本次讨论进销存业务流程(骨架和内容)的一些思考和总结,不吝赐教。

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《进销存的业务管理搭建和实现》

 

本文由 @阿诺Alaudi 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载。

题图来自PEXELS,基于CC协议

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  1. 请问目前在哪儿高就?我们现在团队要找一枚ERP产品!不知道怎么联系?

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