向谷歌学习如何高效开会

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“开会”,在现在的商业运转中,这两个字的名声非常不好,因为真正能通过会议这个形式取得什么成果的很少。我记得Dilbert(美国漫画家)曾经有一幅漫画这样画的:几个人围着桌子坐着,会议组织者说“今天会议没什么特别的议程。像往常一样,我们就就抱怨下、做些没什么干系的发言就好了”。

现在会议基本上就是这样的,大部分的会议都是无序的、没有激情的、没有效率的。但我们的会议是可以开的更好的。

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当我决定写一篇关于如何开展有效会议的文章,我找到了Marissa Mayer (谷歌搜索产品的副总裁,see BusinessWeek.com, 6/19/06, “Marissa Mayer: The Talent Scout”),在我所认知的人中,她在会议方面有着最丰富的知识,并且她领导创造了当今一些最有创新意义的产品,这也让我为她在会议组织方面的才能上加了不少分。

Mayer平均每周开差不多70个会议(SweetRiver译注:会霸……),并且作为最后一道关卡来把关Google工程师、项目经理向谷歌创始人Sergey Brin和Larry Page来陈述、推销他们的想法的机会。一共有8个由directors, managers和engineers组成的团队在产品开发的各个阶段,向Mayer汇报。

在谷歌这样的公司里,大部分的工作都在会议中开展,Mayer的目标就是确保她的团队有明确的工作指令、战略方向以及有足够支撑行动的信息,并且同时让他们感觉有前进的动力并受到了尊重。Mayer她成功开展高效会议的6个秘诀就是:

1. 有一个明确的议程

Mayer要求每个会议都必须有明确的议程,内容包括参会者希望讨论的问题的大纲以及他们将如何最有效地利用自己的时间。当然,议程需要有一定的灵活性,Mayer觉得议程更多地扮演这样一个角色的工具:议程迫使参会者仔细思考自己希望在会议上所达到什么目标以及如何最好地去达成这样的目的。

2. 指定专门的note-taker

(SweetRiver注:和我们一般概念上的“会议记录员”还不一样)Google的会议一大特色就是有很多的投影………。一面墙上投影现在的presentation,旁边会再有一个投影仪展示当前会议的记要(SweetRiver注:原文想要表达的意思应该是不仅要找一个专门的会议记录员,还要专门的投影实时地展示当前会议的记要,以确保参会人员能在会议上达成真正的一致),可能旁边还会有一个投影显示着一个4英尺高的在走的计时器!!Google高管们相信,通过制作一份官方的记要,可以最大程度地马上消除不准确性和不一致性。

那些没能参加会议的人会收到一份会议的记要。当有人试着回想会议的决定、团队前进的方向、接下来需要做什么工作,他们可以有这样的标准官方记要参考。

3. 钻小会(Carve out micro-meeting)

Mayer留了大量的小块时间段去参加那些有特定议题或者关于特定项目的小会。比如,在她与创始人兼CEO – Eric Schmidt的每周2小时的会议中,她会抽出5-10分钟间隔(或者更长,这根据主题而定),去参加那些特定领域的会议,如关于站点表现的周例会、新产品发布等等。

如果有什么紧急情况发生,这种方式给了Mayer足够在会议前调整议程的灵活性。这也慢慢让会议变得更有重点。Mayer对她的团队成员也是采取同样的策略,更多是5-10分钟的短交流(她的行程安排所允许的最短时间段),而不是30分钟的促膝长谈。通过这样地在一个大块时间段钻出时间参加小会,她可以收获更多。

Mayer有着engineering和computer science方面的背景经验,自嘲地称这些micro-meetings是“降低流水线上的延迟” (reducing latency in the pipeline)。这就是说,如果她的一个员工想跟她讨论一个问题,这位员工可以在Mayer的某一个大的时间块上跟她预约一个10分钟的micro-meeting,而不是等她下一个空闲的30分钟,——这30分钟可能2个星期都等不到。

4. Hold office hours.

SweetRiver译注:Hold office hours的意思可以看下Harvard Business Review的这篇文章。其实就是类似“答疑时间”的这样一个概念,即某人固定时间待在office里,保证你在这段时间的时候能找到他,跟他交流。这样的“答疑时间”可以让你更加亲近您的员工、更加了解公司内的事情、更加有机会听取意见和新的idea、更加有效的处理来自下层的一些问题,特别让你不会变成那种永远看不到的untouchable的神人一样。我没有想出比较好的中文词组来表达这个意思,所以下面都会保留英文。

Mayer的这条秘诀来自她在Stanford做computer science教师的经验,她也是在Stanford遇到了Google的两位创始人。Mayer的office hour每天下午4点开始,每次一个半小时。

员工将他们的名字写在她office外面的一块白板上,然后她按照先进先出的方式对队列进行处理。有时候是PM需要她在一次市场活动上的认同,有时候是一些员工想向她sell(推销)自己的一个想法或者设计 (see BusinessWeek.com, 6/30/06, “Inside Google‘s New-Product Process”)。

Mayer说: “我们很多有意思的产品都是在这个office hour里捣鼓出来的,Google News, Orkut [Google”s social networking site](SweetRiver译注:这里作者居然给Orkut加了一个英文注释,看来Orkut是比较痿,囧~~), Google Reviews, and Google Desktop这些产品的idea都是首先在这种office hour里出现的”。在这短短的一一个半小时的office hour的时间中,Mayer可以开多达15个会议,平均每个人7分钟的时间……。

5. 要数据,不要政治 (Discourage politics, use data)

Mayer曾经谈到的“9个关于创新的意见”(“Nine Notions of Innovation”)中的一条就是“要数据,不要政治”(see BusinessWeek.com, 6/19/06, “9 Notions of Innovation”)。

一个公司里,如果老板会根据他对人的喜好而不是他对产品和设计的客观想法来做决定,如果参加会议的人都会觉得老板会给他所喜欢的人所作的设计开绿灯时,那这条意见就非常有必要了。

Mayer相信这样的价值倾向会让员工士气低落,所以她把审批流程(approval process)变成了科学。Google会根据一些明确的度量指标来选择好的设计。选择是基于价值以及事实,而不是个人关系 (Designs are chosen based on merit and evidence, not personal relationships)。

Mayer不希望在设计会议上听到类似“I like”这样的句子,譬如“I like the way the screen looks”。而她会鼓励类似“he experimentation on the site shows that his design performed 10% better”这样的言论。Google是建立在客户反馈数据驱动的企业文化上,而不是建立在内部政治上(现在很多的企业都是),所以对于Google来说,“要数据、不要政治” works.

6. Stick to the clock.

为了给会议增加点压力以保持参会人员的注意力,Google的集会一般都会非常特色地在墙上都投影一个巨大的计时器,给特定的会议或者议题做倒计时………。这真的真的就是一个网上可以下载的timer,跑在PC上,然后投影到4英尺大小。

想想当从会议室外面来看里面的情况,那一定非常疯狂:墙上同时投影着若干的影像:presentation, tranion(参第2条), 然后还有一个mega-timer!不过,在Google,it makes sense,在创造性的混乱中引入结构!!通过这个Timer给会议带来的轻微的压力感使会议保持on schedule.

Mayer同时对这个timer也有一个忠告:对timer保持健康的幽默感。(同时,我对Mayer的采访的timer也快到到时间了,但是Mayer让timer变成了一个有趣、友善的提醒物,而不是对我们谈话的粗鲁打断。)

请记住,这些会议技巧在Google里用的很好。虽然可能并不适用你们公司,但这六个秘诀应该可以给你一点如何让会议不浪费时间、更加有效的良好的启示。

来源:创业邦

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评论( 3

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  1. 对,效率重要,最讨厌领导瞎扯[打哈欠]

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  2. 是该要提高效率不然这这么多有啥用?开了白天都是白开浪费时间!

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  3. 学习了,不过我们开会都是站着。确实有时候存在没有结论的情况

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